С.Н.Мягкову

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. По современным почтовым правилам при написании почтового адреса документа сначала указывается фамилия и должность адресата или название фирмы, а ниже – название улицы, номер дома, название города и индекс, название страны.

И.Н.Степанову

Ленинградский просп. 57
125468 Москва

Многие автоматизированные системы регистрации документов и делопроизводства включают в себя базу данных о корреспондентах организации (фирмы). В этом случае для ускорения ввода адреса и во избежание ошибок в его написании, реквизит «Адресат» заполняется путем использования соответствующей базы данных. Чтобы исключить появления в базе данных нескольких названий (вариантов написания) одной организации, рекомендуется периодически проводить проверку БД и ограничить число лиц, имеющих право на внесение дополнений в список корреспондентов. Обычно этим занимается лицо, ответственное за регистрацию исходящей корреспонденции и имеющее представление о принципах организации БД (баз данных).

При организации коллективной работы с общей базой данных сведения о корреспондентах, партнёрах, клиентах фирмы могут в той или иной части использоваться многими подразделениями – бухгалтерией при оформлении платёжных документов, службой делопроизводства при регистрации входящей и исходящей корреспонденции, другими подразделениями по работе с клиентами и партнёрами, службой маркетинга при массовых рассылках. Особенно эффективно использование данных об адресатах при массовой рассылке документов. В этом случае при распечатке документов (или автоматической рассылке по факсу/электронной почте) в реквизите «Адресат» автоматически будет проставлено название корреспондента, его почтовый адрес (при почтовой рассылке), а при необходимости – добавлено обращение типа Уважаемый Иван Иванович! Или Уважаемая Виктория Вениаминовна! Создание массовой рассылки осуществляется с использованием команды Слияние в меню Сервис MS Word.