1. Ответственные организации. Организации, указанные в разделе Е 70 15, несут ответственность за ведение/получение и хранение учетных карточек каждого сотрудника данной организации.
2. Изменение служебного положения/рода занятий. Изменение служебного положения или рода занятий должно быть соответствующим образом отражено в учетной карточке.
3. Перевод из одной церковной организации в другую. При переводе сотрудника из одной церковной организации в другую та организация, где он работает, должна подготовить две копии его учетной карточки: одну - для своей картотеки, другую - для выдачи на руки сотруднику. У четная карточка или ее заверенная копия высылается на новое место работы сотрудника. При использовании автоматизированной системы распечатка учетной карточки делается как для картотеки, так и для нового работодателя и удостоверяется ответственным должностным лицом.
4. Перерыв в стаже церковной работы. В случае ухода сотрудника с церковной работы по любым причинам, кроме выхода в отставку, организация должна сделать в учетной карточке соответствующую запись о прерывании стажа работы и произвести окончательный финансовый расчет, внеся соответствующие данные в официальную копию протокола заседания Исполнительного комитета и в учетную карточку. (266)
5. Выход в отставку. Когда сотрудник, имеющий право на получение постоянных благотворительных выплат согласно Плану благотворительного обеспечения, уходит в отставку из церковной организации, то оригинал его учетной карточки вместе с заявлением о предоставлении благотворительных выплат и данными о произведенном финансовом расчете отсылается секретарю дивизионного Комитета по выплатам из Благотворительного фонда. При использовании автоматизированной системы все компьютерные копии учетных карточек должны быть заверены ответственным лицом.
6. Запрос учетной карточки. Запросы на предоставление учетных карточек принимаются только в письменном виде. для получения учетных карточек сотрудников других дивизионов необходимо обращаться в Секретариат Генеральной Конференции.
7. Справки о порядке ведения учетных карточек. Вопросы, касающиеся положений о порядке ведения учетных карточек, направляются секретарю дивизиона.
8. Предоставление сотрудникам копий учетных карточек.
а. Рукописная копия. Оригинал учетной карточки не выдается сотруднику на руки ни при каких обстоятельствах, однако каждый сотрудник имеет право получать рукописную копию своей учетной карточки не реже одного раза в два года.
b. Автоматизированная система. Каждый сотрудник имеет право получать отпечатанную копию своей учетной карточки не реже одного раза в два года.
с. Общее правило. Сотруднику выдается копия его учетной карточки также в следующих случаях:
1) По требованию в любое время.
2) При переводе на другое место работы.
3) В момент ухода со службы в церковной организации.