АКЦ надлежит выполнять следующие административные процедуры:
2.1. Бюджет
Ежегодно директор АКЦ и директор Отдела издательского служения должны разрабатывать текущий бюджет АКЦ, направляя этот документ в соответствующий комитет для окончательного утверждения.
2.2. Ежемесячный финансовый отчет
Директор АКЦ несет ответственность за предоставление ежемесячных финансовых отчетов, соответствующих принципам и формату, указанным унионом. Эти отчеты должны рассылаться следующим лицам:
· Три копии в ЕАД: казначею, аудиторской службе, директору Отдела издательского служения.
· Три копии в унион: казначею, президенту, директору Отдела издательского служения.
· Две копии в издательство: генеральному директору и заместителю генерального директора по финансовым вопросам.
· Если необходимо, администраторам конференций/миссий и директорам Отделов издательского служения конференций/миссий.
2.3. Оборотный капитал
а. Оборотный капитал АКЦ должен составлять 30% от ежегодной чистой суммы продаж. Сюда включается баланс специальных фондов и фонда помощников директора Отдела издательского служения конференции/миссии. (408)
b. Желательно иметь 25% оборотного капитала АКЦ в виде ликвидных активов наличными или в банке, чтобы ими можно было быстро воспользоваться в случае крайней необходимости.
2.4. Своевременность выполнения заказов
АКЦ должен как можно быстрее выполнять полученные заказы, стараясь отправлять литературу в течение двух суток после их получения.
2.5. Оплата расходов по доставке
Расходы по доставке литературы для литературных евангелистов и/или местных общин оплачиваются АКЦ при условии, если стоимость заказа составляет более 100% от пасторского оклада в унионе.
2.6. Продажа литературы за наличные
Продажа литературы литературным евангелистам должна производиться строго за наличные, за исключением тех случаев, когда литературный евангелист работает в составе группы и литература высылается ему под ответственность помощника директора или директора Отдела издательского служения с оплатой после доставки.
2.7. Своевременное оформление накладных
Оформление АКЦ всех накладных и прочие операции, относящиеся к финансам литературных евангелистов и местных общин, должны строго отвечать требованию своевременности. Доставка любой литературы должна сопровождаться накладной.
2.8. Указания по финансовой деятельности
Директор АКЦ должен лично или по почте поддерживать постоянную связь с литературными евангелистами и давать им необходимые указания по правильному ведению финансовых дел. Кроме того, он должен периодически представлять все счета Издательскому комитету для их последующего анализа.
2.9. Утраченная или испорченная литература
Если книги или журналы, заказанные литературным евангелистом, были утрачены или пришли в негодность при доставке, то эти потери литературным евангелистом возмещаться не будут, если способ перевозки литературы был выбран или одобрен АКЦ.
2.10. Цена на литературу
Литературные евангелисты должны соблюдать цены на литературу, установленные Издательским комитетом униона. Им не следует вносить изменения в цены, за исключением тех случаев, когда есть особое реше¬ние соответствующего комитета. (409)
2.11. Ревизия
Ревизии проводятся в соответствии с положениями Рабочего курса ЕАД.
2.12. Фонды для неинкассируемых средств
В этот фонд необходимо отчислять 1,5% прибыли от продаж.