1. Все организации и учреждения должны уделять особое внимание постоянному хранению и обеспечению сохранности собственных документов первостепенной важности, таких, например, как свидетельства о регистрации, Уставы и Уставные положения, протоколы советов или административных комитетов, все имущественные договоры и другие юридические документы, а также документы об интеллектуальной собственности (фирменные знаки, авторские права и т.п.).
2. Секретарь каждой унионной конференции Евро-Азиатского дивизиона должен сдавать в архив дивизиона заверенные копии свидетельств о регистрации всех официальных организаций, находящихся в пределах униона, а также протоколы комитета униона и протоколы советов унионных учреждений.
3. Казначей (или другое ответственное лицо) каждой унионной конференции Евро-Азиатского дивизиона должен сдавать в архив дивизиона следующую документацию по учету собственности, которая вначале регистрируется в установленном порядке, а затем отсылается в Архив в виде фотокопии или микроформы:
а. Все акты, закладные, договоры и другие документы, подтверждающие право приобретения и владения недвижимостью организациями и учреждениями Церкви Адвентистов Седьмого Дня на территории униона, а также документы об интеллектуальной собственности (фирменные знаки, авторские права и т.п.), за исключением документации местных церквей, начальных школ и общежитий, если в отношении последних нет других решений руководства дивизиона. Унионный казначей сохраняет всю документацию по имуществу в специальных папках, в том числе документы местных церквей и начальных школ.
b. Перечень или указатель таких документов с кратким описанием местонахождения имущества, с указанием юридического субъекта, имеющего право на владение имуществом, первоначальной стоимости, даты приобретения, а также с кратким описанием произведенного ремонта или дополнительных работ. В документацию об имуществе ежегодно должны вноситься соответствующие коррективы, а соответствующие копии передаваться в Архив Генеральной Конференции.