Механізм обчислення податку на додану вартість базується на зіставленні сум податкового зобов'язання і сум податкового кредиту. Сума податку, що підлягає сплаті (перерахуванню) до бюджету або бюджетному відшкодуванню,визначається як різниця між сумою податкового зобов'язання звітного (податкового) періоду та сумою податкового кредиту за звітний період. Це є основоположний принцип обчислення ПДВ.
Податкове зобов'язання - загальна сума податку на додану вартість, одержана (нарахована) платником податку в звітному (податковому) періоді.
Дата виникнення податкових зобов'язань з податку на додану вартість визначається за правилом першої події. Датою виникнення податкових зобов'язань з постачання товарів/послуг вважається дата, яка припадає на податковий період, протягом якого відбувається будь-яка з подій, що сталася раніше.
У разі постачання товарів за договорами товарного кредиту (товарної позики, розстрочки), умови яких передбачають сплату (нарахування) відсотків, датою збільшення податкових зобов'язань у частині таких відсотків вважається дата їх нарахування згідно з умовами відповідного договору.
Датою виникнення податкових зобов'язань за операціями з постачання послуг нерезидентами, місцем надання яких є митна територія України, є дата списання коштів з банківського рахунка платника податку в оплату послуг або дата оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг нерезидентом, залежно від того, яка з подій відбулася раніше.
Податковим кодексом надано право визначати дату виникнення податкових зобов'язань за касовим методом у разі, коли платники податку постачають теплову енергію, газ природний (крім скрапленого), надають послуги з водопостачання, водовідведення чи послуги, вартість яких включається до складу квартирної плати чи плати за утримання житла, фізичним особам, бюджетним установам, не зареєстрованим як платники податку, а також житлово-експлуатаційним конторам, квартирно-експлуатаційним частинам, об'єднанням співвласників багатоквартирних будинків, іншим подібним платникам податку. При цьому датою виникнення податкових зобов'язань є дата зарахування коштів на банківський рахунок платника податку, а датою виникнення права на податковий кредит є дата списання коштів з банківського рахунка в оплату придбаних товарів/послуг.
Податковий кредит - сума, на яку платник податку на додану вартість має право зменшити податкове зобов'язання звітного (податкового) періоду.
Датою виникнення права платника податку на віднесення сум ПДВ до податкового кредиту вважається дата тієї події, що відбулася раніше:
дата списання коштів з банківського рахунка платника податку в оплату товарів/послуг;
дата отримання платником податку товарів/послуг, що підтверджено податковою накладною.
Податковий кредит формується тільки особою, яка зареєстрована платником ПДВ, за наявності належно оформленої податкової накладної, а у разі ввезення товарів на митну територію України - митної декларації, оформленої відповідно до вимог законодавства, яка підтверджує сплату податку.
Основним первинним документом щодо забезпечення податкового обліку є податкова накладна.
Податкова накладна виписується у двох примірниках у день виникнення податкових зобов'язань продавця. Право на складання податкових накладних надається виключно особам, зареєстрованим як платники податку. Оригінал податкової накладної видається покупцю, копія залишається у продавця товарів/послуг.
Податкова накладна, в якій сума податку на додану вартість не перевищує 10 тисяч гривень, не підлягає включенню до Єдиного реєстру податкових накладних.
Не відносять до податкового кредиту суми податку, сплаченого (нарахованого) у зв'язку з придбанням товарів/послуг, не підтверджені податковими накладними або оформлені з порушенням вимог чи не підтверджені митними деклараціями або іншими документами.
Підставою для нарахування податкового кредиту без отримання податкової накладної згідно з пунктом 201.11 статті 201 Податкового кодексу є:
а) транспортний квиток, готельний рахунок або рахунок, який виставляється платнику податку за послуги зв'язку;
б) касові чеки, які містять суму отриманих товарів/послуг, загальну суму нарахованого податку (з визначенням фіскального номера та податкового номера постачальника).
Податковим кодексом передбачено механізм розподілу податкового кредиту в разі здійснення платником оподатковуваних та неоподатковуваних операцій та перерахунок сум податкового кредиту і відображення його результатів у податковій декларації за останній податковий період року.
У разі якщо платник податку здійснює протягом податкового (звітного) періоду оподатковувані та неоподатковувані господарські операції, частка використання сплаченого (нарахованого) ПДВ між такими операціями визначається як відношення обсягів з постачання оподатковуваних та неоподатковуваних операцій протягом попереднього календарного року. Отримана в результаті такого розрахунку величина застосовується протягом поточного календарного року. Якщо неоподатковувані господарські операції почали здійснюватися лише у звітному періоді поточного року, розрахунок частки використання придбаних товарів/послуг між оподатковуваними та неоподатковуваними операціями проводиться на основі фактичних даних першого звітного (податкового) періоду, в якому задекларовані такі операції. Такий самий порядок встановлено для новостворених платників ПДВ. Розрахунок подається до органу ДПС разом із податковою декларацією звітного (податкового) періоду.
В Україні базовим звітним (податковим) періодом є один календарний місяць. Платники податку, у яких протягом трьох послідовних попередніх років (або протягом усіх попередніх періодів, якщо з моменту їх утворення пройшло менше трьох років) щорічний обсяг доходів задекларовано у сумі, що не перевищує три мільйони гривень, та розмір нарахованої за кожний місяць звітного періоду заробітної плати (доходу) працівників, які перебувають з платником податку у трудових відносинах, є не меншим, ніж дві встановлені законодавством мінімальні заробітні плати, та у яких середньооблікова кількість працівників протягом цього періоду не перевищувала двадцяти осіб, на період з 1 квітня 2011 року до 1 січня 2016 року можуть вибрати квартальний звітний (податковий) період.
Про перехід з квартального на місячний звітний (податковий) період платник податку зобов'язаний зазначити у відповідній податковій декларації за наслідками місяця, у якому здійснено такий перехід.
Платники податку, які застосовують спеціальний режим оподаткування діяльності у сфері сільського та лісового господарства, а також рибальства подають податкову декларацію з податку на додану вартість (скорочену), яка є невід'ємною частиною звітності за відповідний звітний період. До такої податкової декларації включаються лише ті операції, що стосуються спеціального режиму.
У разі подання податкової звітності засобами електронного зв'язку в електронній формі податкова декларація повинна бути підписана електронним підписом зазначених вище осіб, зареєстрованим у встановленому порядку з дотриманням умови щодо реєстрації електронного підпису підзвітних осіб.