Практична робота № 17

Тема: Створення звітів засобами СУБД MS Access.

Мета: В попередній роботі ви навчилися створювати форми таблиць використовуючи майстер створення форм. В цій роботі ви опануєте створення підсумкових звітів, за допомогою якого ви об'єднаєте створені раніше форми в одну.

Оснащення робочого місця: апаратне забезпечення - ЕОМ типу Pentium IV, периферійні пристрої; програмне забезпечення – операційна система, прикладне програмне забезпечення.

Теоретичні відомості:

Кінцевим продуктом більшості СКБД є звіт. Звіти використовуються для зведення та представлення даних у таблицях. Звіт зазвичай відповідає на певне питання, наприклад «Яку суму було отримано від кожного клієнта цього року?» або «У яких містах розташовані наші клієнти?». кожний звіт можна відформатувати таким чином, щоб він представляв дані найбільш зрозумілим способом.

Звіт можна запустити будь-коли, і він завжди відображатиме поточні дані в базі даних. Звіти зазвичай мають формат для друку, але їх також можна переглядати на екрані, експортувати до іншої програми або надсилати електронною поштою.

Головними відмінностями між звітами і формами є:

· звіти призначені тільки для друку і на відміну від форм не призначені для виведення у вікні;

· неможливо змінити значення вихідних даних у звіті за допомогою елементу керування на панелі інструментів. При роботі зі звітами користувач не може вводити дані за допомогою кнопок, перемикачів, тощо;

· звіти не забезпечують перегляду в режимі таблиць. Можливий лише попередній перегляд перед друком і перегляд макету звіту в режимі конструктора;

· можна створити “незв’язаний” звіт, який не посилається на яке-небудь джерело даних.

Велика частина того, що було сказано про форми, відноситься і до звітів. Обравши в діалоговому вікні «База данних» вкладку «Звіти» і натиснувши на кнопці «Створити», одержуємо діалогове вікно «Новий звіт», що дозволяє створити звіт автоматично (діловий звіт), за допомогою «Майстера» або вручну.

Хід роботи:

Завдання 1. Створення звіту на підставі запиту на запиту «Прізвище».

Порядок виконання:

• Створіть запит на основі таблиці «Викладачі». В запиті повинні відображуватись поля: Прізвище, Ім’я, По батькові, Дисцпліна, Телефон. Умовою відбору повинно бути прізвище: в строку «Умова відбору» ввести в квадратних дужках [Введіть прізвище]. Створений запит зберегти під назвою «Прізвище».
• Перейдіть на вкладку «Створити» та оберіть команду «Майстер звітів».
• У діалоговому вікні оберіть створення звіту за запитом та додайте поля для звіту: «Прізвище», «Телефон». Натиснути «Готово». Оберіть макет «Табличний» та натисніть кнопку «Готово».
• У полі що з’явиться введіть прізвище для відбору.
• Збережіть створений звіт.

 

Завдання 2. Створіть списковий звіт на основі запиту «Номера телефону».

Порядок виконання:

• На основі таблиці викладачі створіть запит «Номер телефону» в якому повинні бути поля: «Прізвище», «Телефон».
• В умовах відбору в полі прізвище введіть одну з прізвищ зі списку. Збережіть запит під назвою «Номер телефону».
• Виконайте дії, аналогічні діям завдання 1, для створення звіту за допомогою конструктора. Але макет для оформлення оберіть «В стовпчик».

Примітка Цей звіт створено на підставі запиту. При зміні запиту «Прізвище» зміниться і звіт. Це дає змогу, наприклад, роздрукувати відомості лише про одного викладача.

• Збережіть створений звіт під назвою «Номер телефону».

 

Завдання 3. Внесення змін в створені звіти.

Прядок виконання:

• Відкрийте звіт «Номер телефону» в режимі «Конструктор» (всі зміни можна вносити тільки в режимі «Конструктор»).

Довідникова інформація. У вікні конструктор знаходяться п’ять областей: o Заголовок отчета – все, знаходиться в цій області, виводиться тільки один раз на початку звіту; o Верхний колонтитул – все, що знаходиться в цій області, виводиться у верхній часті кожної сторінки; o Область данных – безпосередньо містить записи; o Нижний колонтитул - все, що знаходиться в цій області, виводиться у нижній часті кожної сторінки; o Примечание отчета - все, знаходиться в цій області, виводиться тільки один раз в кінці звіту.

У вікні Конструктора звітів (мал. 1), у заголовку звіту знаходиться напис «Номер телефону», в верхньому колонтитулі – заголовки стовбців вводу, в області даних - записи, в нижньому колонтитулі – дата поточного дня.

 

Мал. 1

• Виправте заголовок звіту на «Номер телефону викладача». Змініть колір, розмір літер.
• Перегляньте результати.

Завдання 4. Створення звіту «Довідка» за допомогою «Конструктора».

Іноді виникають ситуації, коли стандартний звіт нас не влаштовує. Наприклад, нам необхідно видати довідку на підставі тих даних, що містяться в базі. Ми можемо створити необхідну форму звіту власноруч.

Прядок виконання:

· Створити запит з параметром «Довідка», в якому будуть тільки ті записи, які нас цікавлять, наприклад: Прізвище, Ім’я, По батькові, Дисципліна. Цей запит створимо на основі таблиці «Викладачі» (мал. 2). Закрити створений запит.

 

Мал. 2

• Перейти на вкладку «Створити» та обрати команду «Конструктор звітів».
• В полі верхнього колонтитула додайте напис: