При выборе типа данных, используемых в поле, необходимо учитывать следующее.
· Какие значения должны отображаться в поле? Например, нельзя хранить текст в поле, имеющем числовой тип данных.
· Сколько места необходимо для хранения значений в поле.
· Какие операции должны производиться со значениями в поле. Например, суммировать значения можно в числовых полях и в полях, имеющих валютный формат, а значения в текстовых полях и полях объектов OLE нельзя.
· Нужна ли сортировка или индексирование поля. Сортировать и индексировать поля MЕМО, гиперссылки и объекты OLE невозможно.
· Необходимо ли использование полей в группировке записей в запросах или отчетах. Поля MЕМО, гиперссылки и объекты OLE использовать для группировки записей нельзя.
· Каким образом должны быть отсортированы значения в поле. Числа в текстовых полях сортируются как строки чисел (1, 10, 100, 2, 20, 200 и т.д.), а не как числовые значения. Для сортировки чисел как числовых значений используйте числовые поля или поля, имеющие денежный формат. Также многие форматы дат невозможно отсортировать надлежащим образом, если они были введены в текстовое поле. Для обеспечения сортировки используйте поле типа «Дата/время».
В приведенной ниже таблице указаны все типы данных в Microsoft Access, их использование и размеры.
| Тип данных | Используется | Размер |
| Текстовый | Текст или комбинация текста и чисел, например, адрес, а также числа, не требующие вычислений, например, номера телефонов, номенклатурные номера или почтовый индекс. | До 255 символов. Хранятся только введенные в поле символы, позиции, не использованные в текстовом поле, не хранятся. Для управления максимальным числом вводимых символов определите свойство Размер поля. |
| Поле MЕМО | Длинный текст или числа, например, пометки или описание. | До 64 000 символов. |
| Дата/время | Даты и время. | 8 байт. |
| Счетчик | Автоматическая вставка последовательных (отличающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи. | 4 байта. |
| Числовой | Числовые данные, используемые для математических вычислений, за исключением вычислений, включающих денежные операции (используйте денежный тип). Для определения числового типа определите свойство Размер поля. | Байт - числа от 0 до 255 (без дробной части). Целое – числа от -32 768 до 32 767 (без дробной части). Длинное целое (значение по умолчанию) – числа от -2 147 483 648 до 2 147 483 647 (без дробной части). С плавающей точкой (4 байт) - числа от -3,402823E38 до -1,401298E–45 для отрицательных значений и от 1,401298E–45 до 3,402823E38 для положительных. С плавающей точкой (8 байт) Числа от -1,79769313486232E308 до –4,94065645841247E для отрицательных значений, и от 1,79769313486231E308 до 4,94065645841247E–324 для положительных. |
| Денежный | Значения валют. Денежный тип используется для предотвращения округлений во время вычислений. Предполагает до 15 символов в целой части числа и 4 - в дробной. | 8 байт. |
| Логический | Поля, содержащие только одно или два значения, таких как «Да/Нет», «Истина/Ложь», «Включено/Выключено». | 1 бит. |
| Гиперссылки | Поле, в котором хранятся гиперссылки. | До 64 000 символов. |
| Объекты OLE | Объекты (например, документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звуки и другие данные), созданные в других программах, использующих протокол OLE. Объекты могут быть связанными или внедренными в таблицу Microsoft Access. | До 1 гигабайта (ограничено объемом диска). |
| Мастер подстановок | Создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных для их определения загружается мастер. | Размер такой же, как и размер ключевого поля, которое также является мастером подстановок, обычно 4 байта. |
Примечание. Числовые, денежные и логические типы данных, а также Дата/Время, обеспечивают определенные ранее форматы отображения. Для выбора форматов для каждого типа данных определите свойство Формат. Также можно создать пользовательский формат отображения для всех данных, кроме объектов OLE.