Электронные таблицы

Компьютерные программы, предназначенные для хранения и обработки данных, представленных в табличном виде, называются электронными таблицами. Основное назначение электронных таблиц состоит в хранении и обработке числовой информации. Основное отличие электронных таблиц от таблиц баз данных состоит в том, что в них удобнее реализованы автоматические вычисления значений в ячейках.

Возможности современных электронных таблиц

1. Поиск и сортировка данных.

2. Удобные средства для создания диаграмм, имеющих наглядный вид.

3. Статистическая обработка данных.

4. Создание таблиц со встроенными ссылками и гиперссылками.

5. Поиск оптимального решения.

6. Использование как базы данных и т.д.

3. База данных. СУБД Access

База данных (БД) – это файл специального формата, содержащий информацию, структурированную заданным образом. Большинство баз данных имеют табличную структуру.

В базе данных столбцы называются – полями (основа структуры база данных), а строки – записями (составляют информацию, которая в ней содержится).

Свойства полей

– Размер или длина.Длина поля выражается в символах или условно измеряется в байтах.

– Имя поля.Уникальное свойство, т.е. одна база данных не может иметь двух полей с одинаковым именем.

– Подпись. Информация, которая отображается в заголовке столбца (подписывается под именем).

Типы полей

– Числовое – служит для ввода действительных чисел.

– Дата/время – для ввода календарных дат или времени.

– Логическое поле – для ввода логических данных, имеющих только два значения (да или нет, 0 или 1 и т.п.).

– Денежный–для хранения денежных сумм, содержит особенности, связанные с правилами округления.

– Счетчик – для порядковой нумерации записей.

– Текстовый – для хранения неформатированного текста, ограниченного размера (до 255 символов).

– Мемо – специальный тип данных для хранения больших объемов текста.

База данных предполагает наличие комплекса обслуживающих средств, которые позволяют использовать содержащуюся в ней информацию.

Системы управления базами данных (СУБД) – это программная система, с помощью которой можно создавать базы данных, наполнять и работать с ними. Наиболее мощная, и простая в использовании СУБД – MS Access, исходное окно содержит шесть вкладок (видов объектов).

Объекты Access

– Таблицы – основные объекты БД, в них хранятся данные; реляционная БД может иметь много взаимосвязанных таблиц.

– Запросы – специальные структуры, с помощью которых данные упорядочивают, фильтруют, отбирают, изменяют, объединяют, т.е. обрабатывают.

– Формы – объекты, с помощью которых в базу вводят новые данные или просматривают имеющиеся.

– Отчеты – выводят данные на принтер в удобном и наглядном виде.

– Макросы – это макрокоманды. Несколько наиболее часто используемых команд можно объединить в один макрос и назначить его выделенной комбинацией клавиш.

– Модули – программные процедуры и функции, написанные на языке VBA программистом для расширения возможностей системы.