Компьютерные программы, предназначенные для хранения и обработки данных, представленных в табличном виде, называются электронными таблицами. Основное назначение электронных таблиц состоит в хранении и обработке числовой информации. Основное отличие электронных таблиц от таблиц баз данных состоит в том, что в них удобнее реализованы автоматические вычисления значений в ячейках.
Возможности современных электронных таблиц
1. Поиск и сортировка данных.
2. Удобные средства для создания диаграмм, имеющих наглядный вид.
3. Статистическая обработка данных.
4. Создание таблиц со встроенными ссылками и гиперссылками.
5. Поиск оптимального решения.
6. Использование как базы данных и т.д.
3. База данных. СУБД Access
База данных (БД) – это файл специального формата, содержащий информацию, структурированную заданным образом. Большинство баз данных имеют табличную структуру.
В базе данных столбцы называются – полями (основа структуры база данных), а строки – записями (составляют информацию, которая в ней содержится).
Свойства полей
– Размер или длина.Длина поля выражается в символах или условно измеряется в байтах.
– Имя поля.Уникальное свойство, т.е. одна база данных не может иметь двух полей с одинаковым именем.
– Подпись. Информация, которая отображается в заголовке столбца (подписывается под именем).
Типы полей
– Числовое – служит для ввода действительных чисел.
– Дата/время – для ввода календарных дат или времени.
– Логическое поле – для ввода логических данных, имеющих только два значения (да или нет, 0 или 1 и т.п.).
– Денежный–для хранения денежных сумм, содержит особенности, связанные с правилами округления.
– Счетчик – для порядковой нумерации записей.
– Текстовый – для хранения неформатированного текста, ограниченного размера (до 255 символов).
– Мемо – специальный тип данных для хранения больших объемов текста.
База данных предполагает наличие комплекса обслуживающих средств, которые позволяют использовать содержащуюся в ней информацию.
Системы управления базами данных (СУБД) – это программная система, с помощью которой можно создавать базы данных, наполнять и работать с ними. Наиболее мощная, и простая в использовании СУБД – MS Access, исходное окно содержит шесть вкладок (видов объектов).
Объекты Access
– Таблицы – основные объекты БД, в них хранятся данные; реляционная БД может иметь много взаимосвязанных таблиц.
– Запросы – специальные структуры, с помощью которых данные упорядочивают, фильтруют, отбирают, изменяют, объединяют, т.е. обрабатывают.
– Формы – объекты, с помощью которых в базу вводят новые данные или просматривают имеющиеся.
– Отчеты – выводят данные на принтер в удобном и наглядном виде.
– Макросы – это макрокоманды. Несколько наиболее часто используемых команд можно объединить в один макрос и назначить его выделенной комбинацией клавиш.
– Модули – программные процедуры и функции, написанные на языке VBA программистом для расширения возможностей системы.