В основі бюджетування лежить основний бюджет (майстер-бюджет), який скоординований по всіх підрозділах або функціях плану роботи для підприємства в загалі.
Процес створення основного бюджету умовно можна розділити на два етапи:
1) підготовка операційного (оперативного) бюджету;
2) підготовка фінансового бюджету.
1 етап - підготовка операційного (оперативного) бюджету
Операційний бюджет відображає плановані показники діяльності підприємства на майбутній рік для окремих сегментів або функцій. У процесі його підготовки прогнозовані об'єми продажу і виробництва трансформуються в кількісні оцінки доходів і витрат для кожного з діючих підрозділів підприємства.
Бюджет реалізації продукції (продажу). Він показує щомісячний і поквартальний обсяги продажу за видами продукції і в цілому по підприємству в натуральних і вартісних показниках упродовж бюджетного періоду.
Прогноз обсягу продажу – це необхідний попередній етап роботи з підготовки бюджету продажу. Прогноз обсягу продажу перетворюється на бюджет продажу в тому випадку, якщо підприємство вважає, що прогнозований обсяг продажу може бути досягнутий.
Прогноз продажу здійснюється на підставі аналізу і обговорення різних мікро- і макроекономічних чинників:
– виробничої потужності;
– залежності продажу від загальноекономічних показників, рівня зайнятості, цін, рівня особистих доходів і т.д.;
– відносної прибутковості продукції;
– вивчення ринку, рекламної кампанія;
– цінової політики, якості продукції;
– конкуренції;
– сезонних коливань продажу;
– довгострокових тенденцій продажу для різних товарів.
Надійність прогнозу продажу підвищується у результаті використання комбінацій різних методів.
Бюджет реалізації продукції складають за даними про очікувані обсяги і ціни реалізації з диференціацією:
– за періодами (найчастіше за місяцями);
– за видами продукції;
– за географічними регіонами;
– за продавцями;
– за клієнтами.
При розробці бюджету продажу плановий обсяг реалізації продукції необхідно порівняти зі значенням точки беззбиткової діяльності підприємства. Приклад бюджету продаж представлений у Додатку 3 (крок 1).
На основі бюджету продажу продукції розробляють бюджет виробництва продукції за її видами – виробничу програму підприємства (бюджет виробництва).
При прогнозуванні щомісячних і поквартальних обсягів виробництва за видами продукції враховують виробничі потужності підприємства, тенденції збільшення або зменшення запасів, величину зовнішніх закупівель і обсяги запасів готової продукції, які підприємство бажає мати на початок і кінець бюджетного періоду.
Бюджет прямих витрат на матеріали відображає всі матеріальні витрати підприємства на виробництво продукції (за видами). Він показує, скільки сировини і матеріалів потрібно для виробництва і скільки сировини і матеріалів повинно бути куплено з урахуванням очікуваного обсягу їх використання, а також передбачуваного рівня запасів, які повинні знаходиться на складі підприємства на кінець звітного періоду.
Для визначення обсягу закупівель використовують наступну формулу:
| Обсяг закупівлі запасів | = | Обсяг використання запасів | + | Необхідний запас запасів матеріалів на кінець бюджетного періоду | – | Запас матеріалів на початок бюджетного періоду |
Бюджет прямих витрат на матеріали, як правило, складають з урахуванням термінів і порядку погашення кредиторської заборгованості за матеріали. Приклад бюджету прямих витрат на матеріали і графіка погашення кредиторської заборгованості за матеріали наведений в Додатку 3 (кроки 4, 5).
Бюджет прямих витрат на оплату праці відображає витрати на заробітну плату основного виробничого персоналу впродовж бюджетного періоду з розрахунку на одиницю готової продукції за видами продукції і по підприємству в цілому в натуральних і вартісних показниках, тобто з урахуванням витрат робочого часу. Його складають виходячи з бюджету виробництва, даних про продуктивність праці і ставок оплати праці основного виробничого персоналу.
Оскільки витрати на оплату праці можуть визначатися, виходячи із встановлених тарифних окладів і премій, розмір яких визначається за обсягом виконання працівниками підприємства планових завдань, до бюджету необхідно виділяти два основні види витрат:
– фіксовану частину оплати праці;
– відрядну частину оплати праці.
Якщо до моменту складання бюджету накопичилася значна кредиторська заборгованість з виплати заробітної плати, то треба передбачити графік її погашення. Приклад складання бюджету прямих витрат на оплату праці наведений в Додатку 3 (крок 6).
Бюджет прямих виробничих (операційних) витрат може складатися тоді, коли потрібний точніший облік тих виробничих витрат, які можуть бути віднесені до категорії прямих витрат. Наприклад, до таких витрат можна віднести витрати на соціальне й пенсійне страхування основних виробничих робітників, витрати на орендну плату за користування виробничим устаткуванням, амортизація виробничого устаткування і т.д.
Бюджет загальновиробничих витрат відображає обсяг всіх накладних витрат, які понесені підприємством у процесі виробництва продукції.
Загальновиробничі витрати включають постійну й змінну частини. Постійну частину таких витрат складають виробничі накладні витрати, величина яких не змінюється в результаті динаміки об'ємів виробництва. Часто до таких витрат відносять витрати на сплату орендної плати за користування виробничим і загальновиробничим устаткуванням.
Бюджет загальновиробничих витрат також відображає змінну частини загальновиробничих витрат, величина яких змінюється залежно від динаміки обсягів виробництва.
Виходячи із специфіки виникнення постійних і змінних загальновиробничих витрат, вони враховуються в бюджеті таким чином:
- постійні витрати – у розмірі фіксованої величини;
- змінні витрати – виходячи із встановленого на підприємстві нормативу таких витрат на одиницю продукції (трудомісткість одиниці або іншої бази).
Приклад складання бюджету загальновиробничих витрат наведений в Додатку 3 (крок 8).
Бюджет виробничих запасів містить інформацію, необхідну для підготовки двох завершальних фінансових документів основного бюджету:
– прогнозу звіту про прибутки і збитки – в частині підготовки даних про виробничу собівартість реалізованої продукції;
– прогнозу балансового звіту – в частині підготовки даних про стан нормованих оборотних коштів на кінець планованого періоду.
Обсяг незавершеного виробництва визначають, виходячи з технологічних особливостей виготовлення продукції.
Особливістю складання бюджеті виробничих запасів є необхідність використання при його розрахунку виробничої собівартості одиниці продукції, яка визначається виходячи зі встановленої на підприємстві методики.
Приклад розрахунку планової собівартості продукції, що виготовляється, і складання бюджету виробничих запасів наведений в Додатку 3 (кроки 9 і 10).
Бюджет управлінських витрат. Адміністративні витрати – це витрати, не пов'язані з виробничою або комерційною діяльністю підприємства, а саме: витрати на утримання відділу кадрів, юридичного відділу, відділу АСУ; освітлення і опалювання споруд невиробничого призначення; платежі за користування основними засобами і нематеріальними активами в адміністративних цілях; витрати на відрядження співробітників администативно-управлінського персоналу; витрати на поточний ремонт адміністративних будівель; послуги зв'язку; податки і відсотки.
Більшість управлінських витрат має постійний характер. Змінна частина витрат, якщо вона присутня, планується як відсоток (наприклад, від обсягу продажу). Приклад складання бюджету управлінських витрат наведений в Додатку 3 (крок 11).
Бюджет комерційних витрат відображає витрати на реалізацію продукції, до яких можна віднести: витрати на рекламу, комісійні збутовим посередникам, витрати по транспортуванню продукції споживачеві і т.д.
Розрахунок комерційних витрат повинен співвідноситися з обсягом продажу, тобто не слід чекати збільшення обсягу продажу, одночасно плануючи зменшення фінансування заходів, направлених на стимулювання збуту і реалізацію продукції.
Більшість витрат на збут планують у процентному співвідношенні. При цьому величина планованого відсотка залежить від життєвого циклу продукту. Проте тут є винятки, одним з яких є витрати за користування орендованими основними засобами і нематеріальними активами (наприклад, складські приміщення, транспорт, спеціальні маркетингові програми і т.д.).
Комерційні витрати можуть групуватися за різними критеріями, основними з яких є: типи продукції; типи покупців; географія збуту.
Значну частину комерційних витрат складають витрати на рекламу і просування товару на ринок, тому необхідно дотримуватись співвідношення максимальної вигоди при мінімальних витратах.
При складанні бюджетів комерційних витрат необхідно також виділяти витрати на упаковку, транспортування, страхування, зберігання, складування товарів. Приклад складання бюджету комерційних витрат наведений в Додатку 3 (крок 12).
Бюджет доходів і витрат – це перший з документів основного бюджету, що показує, який дохід заробила компанія за звітний період і які витрати були понесені. Він є аналогом Звіту про фінансові результати (форма № 2) фінансової звітності, оскільки відображає показники господарської діяльності підприємства, яких планується досягти в бюджетному періоді. Приклад складання бюджету доходів наведений в Додатку 3 (крок 13).
Складання бюджету руху грошових коштів – один з найважливіших і складніших кроків у бюджетуванні, оскільки є прогноз грошових надходжень і сплат у бюджетному році. Основою для його складання служать прогноз обсягу продажу, а також заздалегідь складені графіки погашення дебіторської і кредиторської заборгованості за відвантажену продукцію, отримані матеріали, оплату праці працівників підприємства і т.д.
Для спрощення розрахунку прогнозу надходження і вибуття грошових коштів на підприємство його розділяють на три частини залежно від виду діяльності, на здійснення якої підприємство несе витрати і від якої одержує доходи (операційна, інвестиційна і фінансова діяльність).
Приклад складання бюджету руху грошових коштів наведений в Додатку 3 (кроки 14, 15).
Балансовий звіт показує, якими засобами фінансування володіє підприємство і напрямки їх використання. Балансовий звіт характеризує фінансовий стан підприємства на конкретну дату.
Для складання прогнозу балансу використовують величини нормованих оборотних активів і величину дебіторської заборгованості, які розраховуються при підготовці відповідних бюджетів. Інвестиційні проекти служать основною для прогнозу вартості основних засобів. Пасивна частина балансу формується, виходячи з передбачуваної оборотності кредиторської заборгованості та інших поточних пасивів.
Розходження прогнозів активної і пасивної частин балансу надає інформацію про нестачу або надлишок засобів фінансування. Зміна структури балансу позначається на потоці грошових коштів.