Филиалы

1. Создайте рабочую книгу и сохраните ее в своей папке под именем Филиалы(Ваша фамилия). Начнем выполнение примера с создания таблицы и ввода данных о каждом филиале.

2. Подготовительный этап.Скопируйте в буфер обмена с листа Товары книги Заказы данные о товарах, их номерах и ценах, т.е. скопируйте диапазон ячеек А1-С12 листа Товары.

3. Перейдите к первому листу книги Филиалы и в ячейку А3 вставьте скопированный фрагмент таблицы. В 3 строе в ячейки D3, E3, F3 введите соответственно записи Количество заказов, Проданное количество и Объем продаж. Задайте центрирование текста в ячейках и разрешите перенос текста по словам.

4. В ячейку F4 поместите формулу: =С4*Е4 и скопируйте ее в ячейки F5-F14.

5. Введите в ячейку В15 слово Всего:, а в ячейку F15 вставьте формулу суммы или нажмите кнопку панели инструментов Стандартная. Excel сам определит диапазон ячеек, содержимое которых следует суммировать.

6. Таких листов должно быть столько, сколько у вас было городов в листе Клиенты. Мы должны скопировать этот лист 4 раза.

7. Для этого установите курсор мыши на его ярлычке и нажмите правую кнопку манипулятора. В контекстном меню выберите команду Переместить/скопировать, в появившемся диалоговом окне укажите лист, перед которым должна быть вставлена копия, активизируйте опциюСоздать копию и нажмите ОК. Намного проще копировать с помощью мыши: установите указатель мыши на ярлычке листа и переместите его в позицию вставки копии, удерживая при этом нажатой клавишу [Ctrl].

8. Имена рабочих листов соответствуют названиям городов с листа Клиенты, например, Алматы, Астана, Шымкент, Актау, Караганда или другие названия. Введите название филиала, соответствующего названию листа и в ячейку А1 данного листа.

9. Дополните лист Заказы еще одним столбцом. В ячейку М1 введите слово Город. В ячейку М2 введите формулу =ЕСЛИ(ЕПУСТО($H2);“ ”;ПРОСМОТР($H2;Код; Город)), протяните эту формулу до строки 31 этого столбца.

10. Выбрать в меню Данные ÞФильтр/Атофильтр. Выберите в столбце Городпервый филиал. Данные столбца КоличестволистаЗаказы будут внесены вами в столбец Проданное количество листа книги Филиалы, в строки соответствующие номерам товаров. Если проданы товары с одним номером в разные месяцы, то берется их суммарное количество. И так заполняются листы всех городов.

11. Консолидация данных. Скопируйте с первого листа книги Филиалы диапазон А3-В14, перейдите в 6 рабочий лист и вставьте в ячейку А3.

12. Приступаем к консолидации. Установите указатель ячейки в С3 и выберите в меню Данные ÞКонсолидация.

13. В списке Функции следует выбрать элемент Сумма. Укажите в поле ввода Ссылка диапазон ячеек, данные которых должны быть подвергнуть процессу консолидации. Удобно отмечать диапазон ячеек с помощью мыши.

14. Установите курсор ввода в поле Ссылка, выполните щелчок на ярлычке первого города, например –Алматы, выделить диапазон ячеек D3-F14 и нажать кнопку Добавитьокна Консолидация. В результате указанный диапазон будет переставлен в поле Список диапазонов.

15. Затем переходите на лист второго города. Диапазон указывается автоматически, нажимаете на кнопку Добавить и так 5 раз.

16. Если верхняя строка и (или) левый столбец содержат заголовки, которые необходимо скопировать в итоговую таблицу, следует активизировать соответствующие опции в группе Использовать метки. Поскольку в нашем примере верхняя строка содержит заголовки столбцов, нужно активизировать опцию В верхней строке.

17. Если между исходными данными и данными консолидированной таблицы должны быть установлены динамическая связь, включите опцию Создавать связи с исходными данными.

18. Кнопку Обзор следует использовать для выбора файла , который содержит консолидируемые данные.

19. Нажмите кнопку ОК.

20. В ячейку А1 введите название новой таблицы Итоговые данные.

21. Введите в ячейку В70 значение Всего:, а в Е70 - и нажмите на клавишу [Enter]

22. Теперь приступаем к определению доли от общей прибыли суммы, вырученной от продажи каждого товара. Введите в F9 формулу = Е9/$E$70и скопируйте ее в остальные ячейки столбца F (до ячейки F70) .

23. Отформатируйте содержимое столбца F в процентном стиле. Полученные результаты позволяют сделать выводы о популярности того или иного товара.

24. При консолидации данных программа записывает в итоговой таблице каждый элемент и автоматически создает структуру документа, что позволяет добиться представления на экране только необходимой информации и скрыть ненужные детали. Слева от таблицы отображаются символы структуры. Цифрами обозначаются уровни структуры (в нашем примере – 1 и 2). Кнопка со знаком плюс позволяет расшифровать данные высшего уровня. Нажмите, например, кнопку для ячейки А9, чтобы получить информацию об отдельных заказах.

25. Скопируйте формулу из F9 в ячейки F4- F8.