Електронні підписи — це електронний знак (символ), пов’язаний з електронним записом або інформацією, яку треба підписати. Закон про ЕД відносить електронний підпис до обов’язкових реквізитів електронного документа, який використовується для ідентифікації автора і/або підписувача електронного документа іншими суб’єктами електронного документообігу. Накладенням електронного підпису завершується створення електронного документа (ст. 6 Закону про ЕД).
Оскільки природа електронного середовища така, що в ній неважко підписатися чужим ім’ям, то перед одержувачем електронного документа стоїть завдання — пересвідчитися, що такий документ був складений та підписаний саме тією особою, яка його склала, або принаймні з її згоди та відома.
Електронний підпис — дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов’язані і призначені для ідентифікації підписувача цих даних (ст. 1 Закону про ЕЦП).
На сьогодні відомі сім видів електронного підпису . Перші два види— найбільш неформальні та незахищені, останній — найбільш захищений, складний та врегульований. Саме цифровий підпис може гарантовано використовуватися для ідентифікації підписувача та підтвердження цілісності електронного документа.
Розуміючи, що законодавство може не встигати за розвитком техніки і технологій, законодавець надає сторонам змогу самим домовлятися, яким чином їм підписувати електронні документи. При цьому тільки використання цифрового підпису регулюється спеціальним законом — Законом про ЕЦП. Інші види електронних підписів в електронному документообігу суб’єкти електронного документообігу використовують на договірних засадах (ст. 6 Закону про ЕД). Причому електронний підпис не може бути визнаний недійсним тільки через те, що він має електронну форму або не базується на посиленому сертифікаті ключа (ст. 3 Закону про ЕЦП).