8.7.1. Той, хто приймає справи і посаду старшини підрозділу, у присутності внутрішньої перевірної комісії і того, хто здає справи і посаду, зобов¢язаний:
ознайомитися з організацією і станом господарства підрозділу;
звірити книги обліку підрозділу з книгами обліку служб військової частини (з'єднання);
перевірити наявність і стан озброєння, техніки, боєприпасів, речового та іншого майна, яке значиться в книгах обліку військової частини за підрозділами, а також майна, яке значиться в книзі обліку матеріальних засобів, виданих у тимчасове користування;
перевірити стан обліку, зберігання і утримання озброєння, техніки, речового та іншого майна, а також закріпленого за особовим складом підрозділу обмундирування, взуття і дотримання порядку їх таврування.
8.7.2. У акті приймання і здавання справ та посади старшини підрозділу зазначається:
забезпеченість підрозділу матеріальними засобами;
забезпеченість особового складу належними видами забезпечення;
стан обліку, зберігання, утримання та експлуатації матеріальних засобів;
стан матеріальних засобів, озброєння, техніки, транспорту і майна, які потребують ремонту;
стан розміщення особового складу, спальних приміщень, кімнати побутового обслуговування, умивальників, сушарні, санвузла, кімнати для зберігання майна роти та особистих речей військовослужбовців, інших приміщень підрозділу;
найменування та кількість матеріальних засобів, яких бракує, або зайвих у підрозділі;
наявність і стан облікових документів;
виконання вимог пожежної безпеки у підрозділі.
8.7.3. До акта про приймання та здавання справ і посади старшини підрозділу додаються перші примірники відомостей наявності й якісного стану матеріальних засобів по кожній службі, яка веде окремий облік у діловодстві військової частини (з'єднання). Другі примірники відомостей залишаються у начальників служб для вжиття заходів за результатами приймання та здавання майна підрозділу.
Акт підписується тим, хто здає, і тим, хто приймає справи і посаду, членами комісії і затверджується командиром підрозділу. У разі недостачі матеріальних засобів і необхідності проведення службового розслідування командир підрозділу подає рапорт безпосередньому начальникові з доданням акта та поясненнями причин недостачі.
9. Організація обліку і звітності
9.1. Військове майно, закріплене за військовими частинами (з’єднаннями) підлягає обліку, який передбачає оформлення виправдних документів, правильні та своєчасні записи в книгах (картках) обліку всіх прибутково - видаткових операцій.
Облік військового майна ведеться з метою отримання даних про його наявність, втрату, нестачу, рух, вартість та якісний (технічний) стан, необхідних для організації матеріально-технічного забезпечення військових частин, встановлення належного контролю за умовами зберігання, доцільністю та ефективністю його використання (витрачання), а також з метою підготовки даних для складення облікових документів та державної статистичної звітності.
Обліку підлягає все військове майно незалежно від його призначення та джерел надходження. Облік військового майна повинен бути своєчасним, достовірним і точним.
Військове майно непорушних запасів обліковується окремо від іншого військового майна.
Облік військового майна ведеться як у мирний час, так і в особливий період на об’єктах військового господарства, у службах забезпечення органів військового управління, службах військових частин і з’єднань, на складах, базах, згідно з цим Положенням та відповідними нормативно-правовими актами Міністерства внутрішніх справ України.
9.2. У з'єднанні, військовій частині (службах, складах, майстернях, клубі, пральні, аптеці, підрозділах тощо) облік військового майна ведеться шляхом запису (відображення) в книгах (картках) обліку, інших матеріальних носіях інформації (далі – облікові документи) даних про кількість, якісний (технічний) стан, облікові та заводські номери, вартість (ціну) військового майна, а також про його рух, втрату та нестачу. Облік має бути суцільним, безперервним, документальним, правдивим і точним.
Кількісний облік військового майна ведеться в натуральних показниках і відповідних одиницях виміру.
Вартісний облік військового майна ведеться в національній валюті України. Вартість військового майна станом на момент його надходження до військової частини, з’єднання визначається за його закупівельною ціною або за вартістю (ціною), зазначеною в укладених на його виготовлення та поставку договорах.
Вартість військового майна, що перебуває у військових частинах і закріплене за ними на праві оперативного управління, визначається згідно діючого законодавства України.
За якісним (технічним) станом військове майно обліковується за категоріями (не більше п’яти), ступенями придатності (придатні, непридатні) або за сортом відповідно до державних стандартів.
9.3. Облік військового майна у випадках, передбачених законодавством, ведеться з дотриманням вимог щодо забезпечення збереження державної таємниці.
9.4. Облікові документи мають відображати наявність, якісний стан, вартість та місце знаходження матеріальних засобів на кожний день і давати можливість встановлювати ступінь забезпеченості військових частин (з’єднань), підрозділів та особового складу належними видами забезпечення, а також складати встановлену звітність.
9.5. Облікові документи у військовій частині (з’єднанні) оформляються и ведуться за формами і в порядку, встановленому відповідними положеннями, настановами і керівництвами.
Ведення облікових документів невстановленої форми забороняється.
9.6. Книги обліку нумеруються, прошнуровуються, скріплюються печаткою і підписуються начальником відповідної служби.
Картки обліку завіряються підписом начальника служби і скріплюються печаткою. На книгах, картках обліку та інших облікових документах вказується умовне найменування військової частини (з’єднання).
У змісті книг обліку записується кожне найменування матеріальних засобів, номери сторінок.
У книгах обліку для кожного предмета відводиться одна або декілька сторінок у послідовності, яка відповідає встановленій номенклатурі матеріальних засобів по службі.
Первинні записи про лишки матеріальних засобів здійснюються на підставі відповідних даних попередніх книг і карток обліку, а також актів та інвентаризаційних описів (відомостей) перевірки наявності матеріальних засобів, підводяться червоною лінією і завіряються підписами начальника служби (командира підрозділу) та особою, яка відповідає за ведення обліку. Подальші записи в книгах (картках) обліку здійснюються на підставі оформлених документів.
9.7. Усі записи в книгах і картках обліку здійснюються чорнилом, розбірливо, без виправлень і підчисток. Неправильний запис закреслюється однією лінією по діагоналі так, щоб можна було прочитати закреслене. Над им здійснюється запис, який завіряється підписом особи, яка веде облік.
9.8. У книгах (картках) обліку на кінець року, а також під час інвентаризації матеріальних засобів, перевірки господарської діяльності та приймання і передавання посади матеріально відповідальними особами виводяться лишки матеріальних засобів.
Усі записи про лишки матеріальних засобів, які зроблені в книгах (картках) обліку, в цих випадках завіряються: в службі військової частини (з’єднання) – начальником і діловодом (старшим писарем, писарем) служби, а у підрозділах (складах, майстернях тощо) - особою, яка веде облік.
Книги обліку ведуться до повного їх використання, а картки, як правило, протягом року.
9.9. Документи на видавання матеріальних засобів зі складу (приймання на склад) військової частини (з’єднання) підписуються начальником відповідної служби військової частини (з’єднання) та особою, яка веде облік, а у військових частинах, де начальника відповідної служби немає, - заступником командира військової частини з тилу (з постачання) і особою, яка веде облік матеріальних засобів.
Документи на видавання матеріальних засобів іншим військовим частинам (з’єднанням), установам, організаціям і здавання на військові склади підписуються заступником командира військової частини (з’єднання) з тилу (з постачання, з технічної частини та озброєння), начальником відповідної служби та завіряються гербовою мастичною печаткою.
9.10. Прибутково-видаткові документи, які складаються у двох і більше примірниках, заповнюються кульковою або чорнильною ручкою під копіювальний папір без виправлень і підчисток.
Виправлення помилкових записів у документах здійснюється у порядку, який передбачено у пункті 9.7. цього Положення, і завіряється підписом осіб, які підписали ці документи.
У прибутково-видаткових документах після всіх перерахованих предметів матеріальних засобів записується "всього найменувань" і прописом зазначається їх кількість, а рядки, що залишилися чистими після запису предметів, обов’язково перекреслюються ламаною лінією.
9.11. Книги, картки обліку та інші документи з обліку матеріальних засобів після їх підписання посадовими особами або після надходження у військову частину (з’єднання) підлягають обліку в журналі реєстрації облікових документів, який ведеться в даній службі.
На основному документі, який реєструється, та на кожному аркуші додатку до нього ставиться один і той же номер статті журналу.
За документами, які не зареєстровані в журналі, здійснювати видавання або приймання матеріальних засобів забороняється.
9.12. Прибутковий або видатковий документ вважається виконаним, якщо на його підставі здійснено відпускання матеріальних засобів повністю або частково, але не більше кількості, яка призначена до відпускання.
На недоотриману або нездану частину матеріальних засобів оформляється новий документ.
Видавання (приймання) матеріальних засобів має бути підтверджено підписом одержувача (здавальника), а також особою, яка видала (прийняла) їх. Без підпису одержувача і здавальника документ вважається недійсним.
9.13. Звіряння облікових даних зброї, боєприпасів, пально-мастильних матеріалів і продовольства, які зберігаються на складах військової частини (з’єднання), з обліком служби здійснюється щомісяця, а інших матеріальних засобів на складах і даних обліку підрозділів - не менше одного разу на три місяці.
Записи про час звіряння облікових даних матеріальних засобів здійснюються на відведених аркушах у кінці книг обліку, а також у картках обліку і підтверджуються підписами осіб, які проводили звіряння.
9.14. Про записи прибуткових і видаткових операцій у книгах і картках обліку, на документах (по кожному найменуванню) робиться відмітка, в якій вказується номер книги (картки) обліку і сторінка, на якій здійснено запис.
Виконані та оформлені документи підшиваються у відповідні справи, які заводяться згідно з затвердженою номенклатурою. Книги, картки та інші документи оформляються і зберігаються відповідно до порядку, встановленому для ведення діловодства.
9.15. Звіти по матеріальному, технічному та інших видах забезпечення військовою частиною (з’єднанням) подаються в обсязі і порядку, які встановлені Табелем звітності внутрішніх військ Міністерства внутрішніх справ України.
10. Контроль господарської діяльності військової частини (з¢єднання)