Організація, яка будує свою систему якості відповідно до стандартів ДСТУ ІЗО серії 9000, повинна розробити та підтримувати порядок контролю за всією документацією та даними, що належать до системи якості.
У системі якості повинні бути розроблені детальні інструкції з підготовки, аналізу, зміни і затвердження документів.
Усі виконавці повинні бути поінформовані про наявність і можливість отримання документів, які служать настановами для виконання їхніх завдань.
Контроль за документацією починається з моменту створення документа і продовжується до моменту його знищення. Всі документи, які служать для визначення ефективної роботи системи якості, повинні бути включеними в систему контролю документації. Прикладами таких документів можуть бути:
- документи з політики підприємства у сфері якості;
- настанови з якості;
- стандарти підприємства (методики процедури), які регламентують дії щодо управління якістю, відповідні інструкції з метрології та інших, пов’язаних з системою якості видів діяльності;
- проектна документація та документи з закупівель (постачання);
- креслення;
- технічні умови; критерії контролю та випробувань;
- вимоги до безпеки та надійності;
- документація з технології виробництва;
- плани з якості;
- графіки процесу виробництва;
- інструкції щодо роботи;
- інструкції щодо зберігання, вантажно-розвантажувальних робіт, профілактики обладнання;
- документи реєстрації даних про якість;
- звіти про випробування;
- дані про можливості процесів;
- звіти про дослідження та інструкції з виконання коригувальних дій тощо.
Процедура контролю за документацією повинна чітко визначати відділи, які відповідають за розроблення різних типів документів. Повинні бути визначені рівні, на яких документи затверджують. Для деяких документів необхідні вхідні дані, які надходять з декількох відділів. В цьому випадку призначають відділ, що відповідає за координацію робіт між відділами та розроблення документа, перед затвердженням документа він повинен бути погоджений зацікавленими відділами. Для деяких документів необхідно погодження замовником.
Для ефективного контролю документації необхідно мати перелік всіх документів з системи якості. Цей перелік повинен коригуватися відділом чи службою управління якістю на основі інформації, яка надходить від всіх відділів, що розробляють свої документи. Копії цього переліку подаються в зацікавлені відділи. Відділ чи служба управління якістю інформується про будь-яку зміну для своєчасного внесення змін у перелік документів з системи якості. В організаціях з великою кількістю документів доцільно вводити цю інформацію в комп'ютер.