Попередня (заочна) оцінка систем якості здійснюється з метою визначення доцільності продовження робіт з сертифікації системи якості підприємства, і, в разі встановлення такої доцільності, розробки програми перевірки.
Попередня оцінка здійснюється комісією органу з сертифікації проведенням аналізу документів та вихідних матеріалів, одержаних від підприємства як наведено вище. До складу цієї комісії має бути включений принаймні один аудитор, атестований в Системі.
Орган з сертифікації призначає головного аудитора, який формує комісію з компетентних спеціалістів для проведення аналізу одержаних матеріалів і підготовки попередніх висновків. Головний аудитор призначається навіть тоді, коли аналіз проводиться однією особою.
До складу комісії не включають співробітників підприємства-заявника, а також представників інших підприємств, зацікавлених в результатах сертифікації системи якості підприємства-заявника.
Склад комісії затверджує керівник органу з сертифікації.
Комісія здійснює аналіз усіх матеріалів, одержаних від підприємства для попередньої (заочної) оцінки його готовності до сертифікації систем якості.
У разі необхідності головний аудитор може направити свого представника для неофіційного відвідування підприємства з метою проведення робіт з попередньої оцінки системи якості підприємства безпосередньо на місці або затребувати в підприємства додаткові відомості і матеріали для проведення оцінки.
Паралельно з аналізом матеріалів, одержаних від підприємства-заявника, комісія організує збір та аналіз додаткових відомостей про якість продукції, стосовно якої проводяться роботи з сертифікації системи якості, від незалежних джерел (дані територіальних органів Держстандарту України, товариств споживачів, відомості від окремих споживачів тощо).
Попередня (заочна) оцінка системи якості завершується підготовкою письмового висновку щодо доцільності (недоцільності) проведення остаточної перевірки і оцінки системи якості.
Висновок готується у двох примірниках: один лишається в органі з сертифікації, другий передається підприємству-заявнику.
У разі позитивного рішення орган з сертифікації направляє заявнику висновок і проект господарського договору на проведення остаточної перевірки і оцінки системи якості.
У разі негативного рішення за результатами оцінки у висновку наводять причини такого рішення та усі значні невідповідності системи якості, що перевіряється, до вимог відповідних нормативних документів.
Усі невідповідності потрібно усунути до відвідання виробника комісією. Після врахування усіх зауважень комісії підприємство може подавати свою систему якості на повторну попередню оцінку.
Повторну попередню оцінку підприємство оплачує окремо.