У процесі діяльності підприємства мають місце господарські операції, які пов’язані з видачею грошей підзвітним особам. Службовці отримують грошові кошти на різні цілі — закупівлю запасів, матеріалів, товарів, поїздок у відрядження тощо.
Видача під звіт грошових коштів підзвітним особам і строки та порядок їх звіту перед підприємством регламентуються Порядком ведення касових операцій у національній валюті України за № 637 від 15.12.2004 р.
Норми відшкодування витрат на відрядження встановлені постановою Кабінету Міністрів України від 23.04.99 р. № 663 «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України і за кордон» (зі змінами та доповненнями).
Видача готівки проводиться з каси підприємства за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами.
Для обліку підзвітних сум у бухгалтерському обліку використовується рахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами». За дебетом субрахунка обліковуються суми, видані під звіт, за кредитом — підтверджені звітами та документами, а також повернені невикористані суми.
Це відображається такими записами:
видача грошових коштів з каси підзвітній особі:
Дебет 372 «Розрахунки з підзвітними особами»;
Кредит 30 «Каса».
Підзвітна особа складає звіт про витрачені кошти. На підставі затвердженого звіту здійснюються записи в бухгалтерських регістрах:
1) придбання товарно-матеріальних цінностей за рахунок підзвітних сум:
Дебет 20 «Виробничі запаси»;Дебет 21 «Тварини на вирощуванні та відгодівлі»;Дебет 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети»;Дебет 28 «Товари»;Кредит 372 «Розрахунки з підзвітними особами»;
2) оплата витрат, пов’язаних з виробництвом, збутом, управлінням, та витрати на відрядження:
Дебет 91 «Загальновиробничі витрати»;Дебет 92 «Адміністративні витрати»;Дебет 93 «Витрати на збут»;Дебет 94 «Інші витрати операційної діяльності»;Кредит 372 «Розрахунки з підзвітними особами»;
3) повернення невитрачених підзвітних сум:
Дебет 30 «Каса»;Дебет 31 «Рахунки в банках»;Кредит 372 «Розрахунки з підзвітними особами»;
4) утримання неповернених підзвітних сум із заробітної плати службовцям:
Дебет 66 «Розрахунки з оплати праці»;Кредит 372 «Розрахунки з підзвітними особами».
Аналітичний облік на субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» ведеться щодо кожної підзвітної особи та кожного отриманого авансу окремо. Сальдо субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» може бути як дебетовим, так і кредитовим. У Балансі сальдо із субрахунка відображається розгорнуто: дебетове сальдо — у складі оборотних активів у рядку 210 «Інша поточна дебіторська заборгованість», кредитове сальдо — у складі поточних зобов’язань у рядку 610 «Інші поточні зобов’язання».