В Інструкції №291 забезпечення для оплати відпусток згадується у призначенні субрахунку 471 «Забезпечення виплат відпусток», на якому ведеться облік сум, що направляються підприємством на створення відповідного забезпечення. Таким чином, створення забезпечення для оплати відпусток є правом підприємства, а не його обов’язком.
Створення забезпечення дозволяє розподіляти дані бухгалтерського обліку за допомогою того, що витрати підприємства на оплату відпусток працівників рівномірно розподіляються між звітними періодами. Це дозволяє підтримувати величину фактичної собівартості продукції (робіт, послуг) приблизно на тому самому рівні.
Для створення забезпечення оплат чергових відпусток працівникам підприємства попередньо визначається плановий відсоток відрахувань шляхом розподілу річної планової суми на оплату відпусток на загальний плановий фонд оплати праці. Потім отриманий плановий відсоток щомісяця множать на фактично нараховану заробітну плату працівникам. До складу планового фонду оплати праці і фактично нарахованої заробітної плати слід включати виплати і відрахування в соціальні фонди.
В Інструкції №291 пропонується визначати суму забезпечення для оплати відпусток щомісяця як добуток фактично нарахованої заробітної плати працівникам і відсотка, обчисленого як відношення річної планової суми на оплату відпусток до загального планового фонду оплати праці. Таким чином, спочатку необхідно визначити відсоток (норму):
Н (%) = Отп/ФОТ,
де Отп — річна планова сума на оплату відпусток (можна визначати на підставі графіка відпусток);
ФОТ — загальний плановий фонд оплати праці.
Отже, місячна сума забезпечення складе:
Обм = ЗП х Н,
де ЗП — фактично нарахована в поточному місяці заробітна плата.
При плануванні сум ФОТ треба враховувати всі складові заробітної плати, визначені згідно із ст.2 Закону від 24.03.95р. №108/95-ВР «Про оплату праці», де призначення субрахунку 471 передбачає узагальнення інформації про забезпечення обов’язкових відрахувань внесків від забезпечення оплати відпусток на внески на обов’язкове державне пенсійне страхування, обов’язкове соціальне страхування, обов’язкове соціальне страхування на випадок безробіття та ін. Це ж передбачено й в абзаці «а» п.11.10 Інструкції №69.