Анализ необходимости внедрения автоматизированной системы. В настоящее время в РСК обработка обращений граждан и организаций, по поводу проведения ремонтно-строительных работ, происходит «вручную», что отображено на рис.1. Рис.1 Структурная схема неавтоматизированной системы обработки заявок На вышеприведенной схеме прослеживается несколько этапов передачи информации: 1. Заказчик обращается на фирму к менеджеру по работе с клиентами, для подачи заявки на проведение ремонтно-строительных работ. 2. Менеджер по работе с клиентами отправляет сведения о заказе прорабу. 3. Прораб выезжает на объект, для уточнения сведений о ремонтных работах, производит необходимые замеры.
После этого составляется сметная документация. 4. Составленные документы передаются менеджеру по работе с клиентами. 5. Менеджер представляет сметную документацию заказчику. 6. Заказчик, на основании предоставленного предложения, принимает решение о дальнейшем сотрудничестве с РСК. 7. Результаты принятого решения менеджер предоставляет директору фирмы. 8. При обоюдном согласии заключается договор между фирмой и заказчиком.
При таком положении дел на обработку одной заявки тратится несколько дней. Кроме того, менеджер вышеуказанного отдела должен владеть достаточно большим объемом специальной информации.
Так же нельзя забывать, что в такой схеме обработки информации участвует еще одно лицо – прораб. От него зависит, насколько быстро он сможет связаться с заказчиком, произвести расчеты и составить необходимую документацию. При этом не следует забывать, что прораб так же бывает занят производством работ на других объектах.
Предлагаемый ПП «Автоматизированная информационная система ремонтно-строительного предприятия (АИС РСК)» предполагает совсем иной подход к обработке заявок. Это можно увидеть на рис. 2: Рис.2. Структурная схема автоматизированной системы обработки заявок На этой схеме прохождение информации осуществляется следующим образом: 1. Заказчик обращается на фирму к менеджеру по работе с клиентами для подачи заявки на проведение ремонтно-строительных работ. 2. Менеджер по работе с клиентами обращается к АИС РСК. Он заполняет карточку клиента, и система выдает все необходимые расчеты и информацию согласно запросам. 3. На основании полученной информации заказчик принимает решение о дальнейшем сотрудничестве с РСК 4. Результаты принятого решения менеджер предоставляет директору фирмы. 5. При обоюдном согласии заключается договор между фирмой и заказчиком.
На основании представленной схемы и описания можно увидеть, что процесс обработки заявок значительно упрощается.
Благодаря АИС необходимую информацию о стоимости работ на объекте клиент получает в течение нескольких минут. Так же мы видим, что на этом этапе работы предприятия пропадает необходимость в каких-либо действиях со стороны прораба. Объем информации, которой должен обладать менеджер по работе с клиентами значительно уменьшается, так как всю необходимую специальную информацию содержит АИС. Исходя из всего выше сказанного, польза от предлагаемой программы несомненна. 1.4.