рефераты конспекты курсовые дипломные лекции шпоры

Реферат Курсовая Конспект

Особенности проведения служебных совещаний.

Особенности проведения служебных совещаний. - раздел Психология, Раздел 1. Психология руководства и лидерства Состав Участников. Менеджер Должен Очень Внимательно Подойти К Формиро...

Состав участников. Менеджер должен очень внимательно подойти к формированию списка состава участников, подумать как о количественном, так и качественном составе.

Количественный состав. Оптимальным считается такое количество участников совещания, которое совпадает с количеством работников, активно участвующих в обсуждении вопроса. При этом основным критерием является компетентность в вопросах повестки дня. Распространенной ошибкой является приглашение наибольшего количества участников, которое может уместиться в зале заседаний (так называемое приглашение «для массовости»).

Качественный состав. К участию в совещании должны привлекаться только те должностные лица, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме.

Назначение дня и времени проведения совещания. Как правило, для проведения совещания отводится один определенный день в неделю. Это позволяет его участникам правильно спланировать свое рабочее время и надлежащим образом подготовиться к совещанию. Наилучшим днем для совещания считается среда или четверг, так как недельная кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и пятницу.

Основные ошибки, допускаемые при проведении совещания:

u не регламентируется его продолжительность;

u не соблюдается установленная продолжительность;

u слишком большая продолжительность;

u не делаются перерывы;

u не ограничивается время на доклады и выступления;

u участники не умеют кратко и ясно излагать свои мысли.

Как правило, местом проведения значительной части (более 70%) деловых совещаний является кабинет руководителя организации. В настоящее время на предприятиях есть специально оборудованные для совещаний помещения.

Существуют определенные требования к оснащению таких помещений. Например, оно должно иметь хорошую звукоизоляцию, нормальную температуру и влажность воздуха, вентиляцию, удобную для работы мебель, оргтехнику.

Основные ошибки, допускаемые при определении места проведения совещания:

u слишком много совещаний проводится в кабинете начальника;

u в ходе совещания ведутся телефонные разговоры и даже принимаются посетители;

u помещение для совещания плохо оборудовано и недостаточно освещено.

1.Подготовка участников совещания.

Менеджер-организатор совещания должен заблаговременно ознакомить всех участников с повесткой дня и необходимыми материалами. Каждый участник должен заранее знать тематику и задачи совещания. В этом состоит залог эффективного проведения совещания, так как все его участники будут надлежащим образом к нему подготовлены.

2.Проведение совещания.

Ученые установили, что оптимальная продолжительность совместной умственной деятельности большого числа людей составляет всего 40-45 мин. Спустя 50 мин у участников совещания ослабляется внимание: возникают шум, лишние движения, отвлеченные разговоры. Если и дальше продолжать совещание без перерыва, то у большинства людей наступает утомление. После 30-40-минутного перерыва у присутствующих улучшается самочувствие, восстанавливается нормальное состояние, и обсуждение проблем можно продолжить.

После 90 мин работы внимание и интерес к обсуждаемым проблемам падают. В случае, если совещание продолжается 2 ч без перерыва, то более 90% его участников согласны на любое решение, лишь бы это совещание побыстрее закончилось. Оптимальная продолжительность совещания не должна превышать 1 ч. Если обстоятельства дела требуют более длительной работы, то после 40 мин заседания необходимо объявлять перерыв 10-15 мин.

Протокол совещания - это первичный, официальный документ, составленный по определенной форме и содержащий запись выступлений участников совещания, собрания, заседания и принятые ими решения. На основании данного документа руководство имеет право требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий. Собрание назначает или выбирает секретаря, который фиксирует в протоколе по поручению собрания наиболее важные моменты:

u достижение цели совещания;

u решение;

u исполнители задания и сроки.

Ниже приводятся те позиции, которые должны быть отражены в протоколе делового совещания:

u дата, место проведения;

u номер протокола;

u краткое содержание обсуждаемого вопроса;

u присутствовали;

u отсутствовали, причины отсутствия;

u копии (фамилии тех, кому предназначены);

u повестка дня по пунктам;

u тема по пункту повестки дня;

u обсудили (кто выступил);

u решили;

u постановили (сообщается, что именно);

u выполнение решения возложено на (фамилии);

u срок исполнения (дата).

3. Подведение итогов и принятие решения.

Подводятся итоги совещания и делаются выводы; определяются те, кто и в какие сроки должен выполнить определенный объем работ; определяются объемы работ, сотрудники, которые будут выполнять задание; сроки, в течение которых должно быть выполнено задание; формы подведения итогов совещания (рассылка протокола или его части; выписка из протокола и т. п.).

4. Контроль за выполнением решения.

Без претворения решения в жизнь и контроля за этим процессом любое деловое совещание становится бессмысленным. На этом этапе определяются лица, которые будут осуществлять контроль.

– Конец работы –

Эта тема принадлежит разделу:

Раздел 1. Психология руководства и лидерства

Раздел Психология руководства и лидерства... Тема Портрет современного руководителя... Тема Стили руководства...

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ: Особенности проведения служебных совещаний.

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Все темы данного раздела:

Тема 1.1 Портрет современного руководителя
Руководство — это умственная и физическая деятельность, целью которой является выполнение подчиненными предписанных им дейст­вий и решение определенных задач. Руко

Достоинства и недостатки стилей руководства.
Рассмотрим достоинства и недостатки основных стилей: авторитарного, демократического, либерального. Достоинства авторитарного стиля: обеспечивает четкость и оперативность

Тема 1.3 Лидерство
Лидерство — это способность оказывать воздействие на людей с целью достижения намеченных целей. Благодаря лидерству руково­дитель осуществляет процесс стабильного влияния на

Тема 2.1 Роль руководителя в процессе мотивации в управленческой деятельности
  Мотивы- это активные силы, определяющие поведение че­ловека. Интерес- это избирательное отноше­ние человека к объектам, событиям.

Тема 2.2 Теории мотивации
Теория иерархии потребностей Маслоу. Широко известная кон­цепция иерархии потребностей, разработанная А. Маслоу, вклю­чает в себя следующие основные идеи и предпосылки: ·

Тема 3.1 Понятие и виды малых групп
Под малой группой понимают небольшое, относительно устойчивое объединение людей, имеющее общую цель, установившиеся деловые и личные отношения (семья, группы детского сада,

Факторы и стадии развития групп.
Руководителю необходимо постоянно анализировать уровень развития группы, над которой он имеет власть, и планировать свою деятельность так, коллектив постоянно и планомерно развивался. Факт

Тема 3.3 Морально-психологический климат коллектива
Морально-психологический климат коллектива – это устойчивая система внутренних связей, которая в эмоциональном настроении коллектива, его общественном мнении, результатах деятельно

Тема 4.2 Коммуникативная сторона общения
    Деловое общение–коммуникация, т.е. обмен информацией, значимой для участников общения. Средства коммуникативного общения можно разделить на в

Тема 4.3 Интерактивная сторона общения
    Интерактивная сторона общения связана с взаимодействием людей, с непосредственной организацией их совместной деятельности, при этом действие является основным

Тема 4.4 Перцептивная сторона общения
Восприятие –целостный образ другого человека, формируемый на основе оценки его внешнего вида и поведения. Восприятие зависит от: 1. индивидуально – личностных факторов 2.со

Тема 5.1 Особенности и принципы управленческого общения
Управленческое общение это общение, вызванное необходимостью осуществления управленческого воздействия на людей с учетом обратной связи. Существуют следующие формы управленческого общения:

Особенности проведения переговоров.
Основная задача переговорного процесса - убедить вторую сторону принять ваше предложение. Переговоры - это сложный коммуникативный процесс, требующий серьезной подготовки, включающей разработку дел

Правила построения деловой беседы.
Любая деловая индивидуальная беседа состоит из трех этапов. Первый этап - подготовительный. В него входит определение задач беседы и составление ее плана; устан

Деловая переписка.
При составлении делового письма необходимо соблюдать следующие требования: Исполнитель должен отчетливо представлять себе сообщение, которое хочет передать, т точно знать, как это выразить

Тема 6.1 Профессиональная этика
    Этика– учение о морали, нравственности. В латинском языке синонимом слова «этика» является слово «мораль». Русским синонимом является «нравственность». Пре

Тема 6.2 Этикет деловых переписок
Деятельность делового человека невозможно представить без работы с документами. Служебная перепискаявляется важной частью делового этикета. Деловая переписка способствует установлен

Тема 6.3 Этикет общения по телефону
Телефонный разговор обеспечивает двусторонний обмен информацией независимо от расстояния. Плохая подготовка, неумение лаконично и грамотно излагать свои мысли отнимает много рабочего времени челове

Тема 7.1 Понятие конфликта, его сущность
  Конфликтом называют трудноразрешимое противоречие, связанное с острыми эмоциональными переживаниями; столкновение противоположно направленных целей, интересов, позиций, мнений. В ко

Стадии и причины возникновения конфликта в процессе общения
Несмотря на специфику и многообразия, конфликты имеют в целом общие стадии протекания: 1) потенциальное формирование противоречивых интересов, ценностей, норм; 2) переход потенциа

Тема 7.2 Способы управления конфликтами и особенности поведения людей в конфликте
Существует не один способ управления конфликтной ситуацией. Все способы можно разделить на две категории: структурные и межличностные. К структурным относятся: · разъяснен

Стили разрешения конфликтов
В реальной жизни не так просто выяснить истинную причину конфликта и найти адекватный способ его разрешения. В этой связи интересны исследования К. У. Томаса и Р. Х. Килмена, которые указы

Тема 8.1 Человек как субъект труда
Психология труда - область психологии, изучающая закономерности проявления и формирования в труде различных психологических механизмов. Выделяются следующие основные направления ис

Труда в труде личностные свойства
    Опыт, знания, Работоспособность, Профессионально умения, навыки трудоспособность важные качества, ценности, интересы, стресс возраст, моти

Тема 8.2 Психология профессий
  Профессия –занятие, которому человек специально обучается. Е.А. Климов разработал классификацию профессий: 1) Типы профессий по предметному сод

Источники информации
  1. Аверченко Л.К., Залесов Г.М.Психология управления. Курс лекций. М.:Инфрма-М, 1997. 2. Авдулова Т.П «Психология менеджмента», Академа, 2003г. 3. Вудкок М, Френси

Хотите получать на электронную почту самые свежие новости?
Education Insider Sample
Подпишитесь на Нашу рассылку
Наша политика приватности обеспечивает 100% безопасность и анонимность Ваших E-Mail
Реклама
Соответствующий теме материал
  • Похожее
  • Популярное
  • Облако тегов
  • Здесь
  • Временно
  • Пусто
Теги