Автоматизация документооборота. При изучении информационных потоков большое значение придается правильной организации документооборота, то есть последовательности прохождения документа от момента его появления до сдачи в архив. Документооборот выявляется на стадии обследования экономического объекта.
Любая задача решается на основании определенного количества первичных документов, имеющих следующие стадии прохождения до обработки, в процессе обработки и после обработки.
Движению документа до обработки придается особое значение. Документ, как правило, составляется в ходе выполнения каких-то производственно-хозяйственных операций, в различных подразделениях экономического объекта. В его составлении могут участвовать различные исполнители многих подразделений. Обычно преобладает ручной способ составления документа, степень механизации и автоматизации этого процесса крайне низка. Часто появляется несколько копий документа, которые в дальнейшем имеют свои схемы движения.
Имеет место дублирование реквизитов в разных документах, излишняя многоступенчатость и длительность их пребывания у исполнителей. Все это увеличивает сроки обработки и усложняет документооборот. Практика, сложившаяся при ручной обработке информации, показывает, что система документооборота сложна и громоздка из-за существования различных форм документов, многоэтапного прохождения каждого из них, дублирования одних и тех же показателей в различных документах.
Например, учет сдачи готовой продукции на склад выполняется во многих подразделениях на складе, в отделе сбыта, бухгалтерии, производственном и плановом отделах. Каждый показатель встречается в среднем в трех-четырех документах. Кроме того, каждый отдельный документ, отражающий какую-либо одну сторону хозяйственного явления, имеет связь с другими документами. По оценкам специалистов, в мире ежедневно появляется более 1 млрд. новых документов.
В основном это текстовая информация, и лишь 10 - это документы, приспособленные для дальнейшей автоматизированной обработки. Это свидетельствует о необходимости организации на предприятиях электронного документооборота. Критериями выбора системы автоматизации документооборота являются масштабы предприятия степень технической и технологической подготовки персонала в области компьютерной обработки информации структура управления наличие других систем автоматизации управления. Малые и средние предприятия с небольшим объёмом документации, имеющие один или несколько компьютеров, могут использовать для автоматизации документооборота достаточно широко распространенные и удобные текстовые процессоры.
Малые и средние предприятия с большим объёмом документации, а также все крупные предприятия должны использовать специализированные системы управления документооборотом. Предприятия с очень большим объёмом документации, где наиболее рациональным является создание собственной системы документооборота, должны уделять особое внимание оптимальной организации электронного документооборота. Любой системе необходимо пройти специальную сертификацию и тестирование, обеспечивающие защиту информации от потери, хищения и умышленной порчи документов.
Система автоматизации документооборота должна обеспечивать выполнение следующих операций разрабатывать шаблоны документов и устанавливать правила их заполнения пользователем формализовать жизненный цикл документов устанавливать маршрутные схемы прохождения документов контролировать работу исполнителей и выполнение ими временных графиков обеспечивать конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте автоматизировать большую часть рутинных операций при составлении документов отправлять и принимать документы вести архив документов. 5.4. Автоматизированное рабочее место руководителяВ управленческой деятельности главную роль играет оперативный обмен данными, который занимает до 96 времени руководителя и до 60 времени специалиста.
Принятие решений по управлению предприятием является сложнейшей задачей. Специалисты, принимающие решения, встают перед необходимостью изучения и обобщения всей совокупности факторов, от которых зависит слаженное функционирование рассматриваемой ими системы.
Решение этой проблемы связано с организацией работы автоматизированных рабочих мест в составе локальной и глобальной сетей. Под автоматизированным рабочим местом АРМ понимают рабочее место специалиста обычно письменный стол, укомплектованное персональным компьютером с программным обеспечением, позволяющим в автоматизированном режиме решать возложенные на специалиста задачи.
Автоматизированное рабочее место является главным инструментом общения человека с вычислительной системой, с помощью которой он выполняет часть рутинных операций и операции, требующие творческого подхода при решении текущих задач управления. Выбор его конфигурации и оборудования для реальных видов управленческой и экономической деятельности носит конкретный характер, определяемый специализацией работника, поставленными целями и объёмом работы.
Задачи управления требуют от руководителя любого уровня умения обрабатывать большой объём информации, проводить её анализ в различных разрезах, моделировать процессы и ситуации, вырабатывать решения. Комплексы управленческих задач имеют сложные внутренние и внешние информационные связи. Внутренние связи отражают информационные взаимодействия отдельных задач, комплексов и участков принятия решений.
Внешние связи отражают взаимодействие с другими подразделениями, организациями, внешней средой, рынком, вышестоящими организациями, министерствами и ведомствами, решающими иные функции управления. Автоматизированное рабочее место руководителя должно позволять ему оперативно получать стратегическую информацию о состоянии предприятия и разного рода справочную информацию, необходимую для принятия решений о финансовом состоянии предприятия об основных текущих показателях работы производственных подразделений о текущих складских запасах сырья и материалов о реализации продукции о поставках сырья и комплектующих по кадровым вопросам и пр. Очень важную роль в составе программного обеспечения АРМа руководителя имеют автоматизированные системы поддержки принятия решений, предлагающие альтернативные варианты решений, на основе анализа которых руководитель формирует своё решение. 5.5. Автоматизированное рабочее место экономистаДля АРМ экономиста необходимо специальное программное обеспечение, которое используется для решения экономических задач, входящих в состав сложных многофункциональных систем поддержки принятия решений.
Такие АРМ ориентированы в основном на пользователя, незнакомого с программированием и предназначены для решения конкретных задач.
Автоматизированное рабочее место экономиста позволяет решать следующие задачи анализ финансового состояния предприятия формирование отчетности и проверка её полноты, корректности и достоверности анализ устойчивости и рентабельности, показателей ликвидности, деловой активности и др. анализ динамики основных показателей, выявление тенденций и прогнозирование состояния предприятия анализ степени влияния тех или иных факторов на состояние предприятия выработка рекомендаций по улучшению деятельности предприятия сравнение финансовых показателей предприятия с показателями других аналогичных предприятий или со среднеотраслевыми показателями. 5.6.