В процессе работы идёт описание выполненных работ (отчётность), связи с внешним миром (переписка), всех изменений, творческих находок, повышающих качество работы предприятия.
В делопроизводстве есть ещё одно важное звено - секретари при управляющих. Вернее их называть помощниками. Это очень важное рабочее место и неправильно здесь держать «девочек» для украшения приёмной. Это место для одного из хозяев Предприятия. Здесь должен быть человек, считающий Предприятие своим. Помощник должен понимать, что он получит зарплату, если Управляющий её для него заработает. Поэтому он должен заботиться об Управляющем и о Предприятии. Дееспособность Управляющего и Предприятия – вот задача Помощника. Он мудро, бережно распределяет и расходует Энергию Управляющего и Предприятия.
В сферу заботы Помощника входит внешний вид, настроение, отдых, семья Управляющего; обеспечение его необходимой информацией, подготовка встреч, устранение помех.
Помощник должен хорошо представлять устройство всего Предприятия, суть производства, цели и задачи. Это помогает ему правильно оценивать поступающую информацию, организовывать встречи, распределять время Управляющего, перераспределять поток документов и посетителей по Предприятию.
По сути, Помощник должен чувствовать себя продолжением Хозяина и работать в паре с Управляющим. В таком случае Управляющий приобретает ещё одну важную возможность – право на ошибку. Хороший Управляющий – решительный управляющий. Но чем он решительнее, тем выше риск ошибиться. Поэтому, ещё одна задача Помощника – устранять ошибки Управляющего, а не слепо выполнять все его распоряжения, перекладывая на него всю ответственность.
В приёмной должен царить уют – это также забота Помощника.
Нужно уделять должное внимание бумагам. В наше время «бумажка» зачастую играет более важную роль, чем сам человек. Хорошо составленные бумаги могут улучшить положение дел и повлиять на многие процессы. Это нужно осознавать и относиться к бумагам уважительно.
Бумага может пережить самого человека, поэтому многие стремятся увековечить себя в бумагах. Бумага – это внешний носитель памяти, образов. С помощью бумаги мир идей приходит в реальный мир.