Термин штамп часто отождествляется по значению с термином клише. Однако это отождествление происходит в связи с их рассмотрением в аспекте художественных средств недокументных текстов. Различия в принципиальных качественных признаках штампов и клише дает основание для разделения этих понятий, что, видимо, более правильно как с методологической точки зрения, так и с точки зрения более точного представления о составе документных текстов с учетом их свойств и функций.
Под штампом все-таки будем понимать устойчивый элемент художественного или разговорного текста, значение которого имеет размытый характер, воспроизводимый с минимальными изменениями состава и грамматических параметров.
Документные клише разнообразны по составу и сложности. Они отражают стремление документных текстов к унифицированности, к обозначению даже более общих и неопределенных понятий и отношений, чем терминологические, с помощью устойчивых речевых единиц. Распространены эти устойчивые единицы в документных текстах различных видов. Несколько клише, хорошо узнаваемых всеми, кто сталкивался с задачами составления ДТ: в целях совершенствования, по координации усилий, оказать содействие, сего года, считать невозможным.
Документные клише могут рассматриваться как документная конструктивная единица. Она служит унифицированным средством организации текста. По характеру начального (инициального) клише можно судить о функционально-смысловых особенностях фрагмента, который вводится данным клише: на основании вышеуказанного приказываю, довожу до Вашего сведения, прошу дать указание, на Ваш запрос сообщаем. Такими же свойствами функциональными возможностями обладают клише неинициального, внутрифразового позиционирования: перевод указанной суммы осуществлен в соответствии с предварительной договоренностью; в соответствии с запросом довожу до Вашего сведения. Стереотипность клише не размывает значений входящих в него слов, сохраняется некоторая эмоциональность или оценочность, допустимая документными условиями коммуникации, содержательно-ситуативными особенностями документа.
Академик В.В. Виноградов, считая, что клише является естественным языковым средством специально ориентированной речи, отмечал, что в большинстве случае клише – готовые укрупненные конструкции, которые занимают «устойчивые места в традиционных формулах; большинство людей говорит и пишет с помощью готовых формул». Использование клише способствует обеспечению следующих качеств и условий, соответствующих задачам документных текстов: облегчается закрепление в сознании речевых средств, соответствующих требованиям документной коммуникации; средство не строится со всеми возможными опасностями в виде стилевых или логических ошибок, а воспроизводится; экономятся речевые усилия и одновременно поддерживается унификация ДТ; экономится время для подготовки документа и его чтения, в особенности – при единообразном позиционировании фрагментов с клише одного функционально-смыслового вида[13].
В литературе, посвященной документной коммуникации, нередко упоминаются такие единицы, как речевые или языковые формулы. Терминологически более правильным будет применение термина «речевая формула». Этот термин существует в современной лингвистике и обозначает модель высказывания, устоявшийся способ построения речевого отрезка. На практике речевой или языковой формулой называют или какую-либо из вышеназванных устойчивых единиц, или фрагмент синтаксической конструкции, который с небольшими колебаниями в составе или в порядке следования единиц входит в состав предложений, воспроизводимых в ДТ определенного вида.
В широко распространенном пособии «Офисная документация: подготовка и оформление» приводится следующее определение языковой формулы: слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст документа и закрепленное за определенным видом документа; так, языковой формулой гарантийного письма служит конструкция: «Оплата гарантируется. Наш расчетный счет №… в… отделении… банка».
В этой дефиниции отражен несколько иной подход к пониманию определяемой единицы. Алогично выглядит включение в определение элемента «слово». При корректировке этого определения можно обсуждать содержание понятия речевая формула, которое при представленном подходе может быть описано как устоявшееся речевое наполнение документного элемента, которое именуется реквизитом, речевая формула – лингвистическое заполнение реквизита с помощью унифицированных языковых средств.
Говоря о свободных сочетаниях ДТ, мы понимаем, что свобода в этом случае условна. Чем выше степень унифицированности ДТ, тем меньше свободы в выборе речевых средств, тем более взаимосвязаны используемые документные средства. Произвольность некоторых ДТ (например, поздравительного письма или информационного письма, но уже в меньшей степени) не предполагает преодоления сформулированных или негласных правил построения текстов, которые приводят в итоге к формированию более или менее устойчивых речевых формул.