Стиль и оформление служебных документов

Тюменский Государственный университет РЕФЕРАТ на тему: Стиль и оформление служебных документов Выполнила: Тюмень-1998 Содержание. Содержание. 2 Использование штампов 3 Деловой этикет 5 Оформление документов 9 Даты, числа в документах 10 Утверждение и согласование 11 Вместо заключения 13 Использование штампов Текст служебного документа не спутаешь ни с каким другим текстом.Это говорит о том, что за годы существования служебной документации у неё выработался свой стиль, подчиняющийся определённым правилам, которые составной частью входят в деловой этикет.

Специфическую «окраску» таким документам придаёт использование сложившихся в отечественном делопроизводстве формулировок, языковых штампов, таких как: « освободить от занимаемой должности »; « контроль за исполнением возложить »; « оплата гарантируется »; « во исполнение решения »; «мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт о том, что » и т.д. наличие таких штампов облегчает процесс составления служебных документов и обеспечивает им нужную информативность, облегчает, «стандартизирует» процесс восприятия документов.

Этим же обуславливается и необходимость лаконизма, точность формулировок, однозначность смыслового содержания служебных документов. Западные специалисты по делопроизводству полагают, что при составлении деловых писем следует избегать штампов. Язык деловых писем должен быть максимально приближен к разговорному.

Сравните, как одно и то же содержание мое быть выражено в форме делового письма, которая принята у нас, и в форме, рекомендуемой западными специалистами: В связи с Вашей просьбой о продлении кредита от 5 июля 1995 года, № 18/45 сообщаем следующее. Наш совет рассмотрел Ваш вопрос и принял решение о продлении сроков погашения кредита с соответствующим увеличением процентов. Рады Вам сообщить, что срок погашения Вашего кредита продлён. На следующей неделе Вам будет высланы соответствующие документы с новой датой уплаты и указанием процентов.

Деловой этикет Деловой этикет требует, чтобы документы были достоверными, доказательными, объективными, убедительными. Точность в подборе фактов, оценка ситуации особенно необходима в документации, отражающей конфликтные моменты в сфере деловых отношений. Если, например, готовится отказ в просьбе, то он должен быть написан в доброжелательном тоне с убедительными объяснениями, чтобы оставалась возможность продолжения деловых отношений.

Поэтому не следует начинать письмо с отказа, прежде необходимо объяснить, чем он вызван. Хотя документы пишутся, как правило, в нейтральном тоне, сам стиль документа может быть расценён как доброжелательный или грубый, как вежливый или бестактный и т.п. Нередко в документах за внешней нейтральностью тона проглядывается резкость, неуважение к адресату. Однако не следует впадать в другую крайность - соревноваться в чрезмерной вежливости. Неправильное представление о деловой вежливости приводит к появлению в документах выражений типа « Не откажете в любезности »; « Будьте так добры » и т.д. можно представить себе удивление какого-нибудь директора предприятия в заволжской глубинке, если он получит письмо в западном варианте на фирменном бланке от коллеги из Урюпинска следующего содержания: Дорогой Иван Иванович! Мною подготовлено для Вас 19 проэктов, которые я представляю на Ваше рассмотрение.

Мои друзья считают, что они прелестны и весьма привлекательны (ведб не часто встретишь такие проэкты, не правда ли?). Но у них есть ещё одно достоинство - они незабываемы.

Мне же больше всего нравится высказывание моего компаньона. Он считает, что « они взбудоражат весь мир». Думаю, что вы согласны с этим. Для нас более привычна другая форма письма: Уважаемый Иван Иванович! В соответствии с предварительной договорённостью нами подготовлены для Вас 19 прэктов, наиболее отвечающих Вашим требованиям. Предоставляем их в ваше распоряжение.

В деловых кругах развитых стран принято пользоваться пособиями по деловой документации, в которых выделяется специальный раздел, посвященный этикету и содержащий список особых идиом, придающих документувежливый оттенок, но в силу своей формальности превратившийся в своеобразное « этикетное клише». Едва ли возможен полный список рекомендуемых выражений. Как богат язык, так богаты и формы выражения вежливости, несмотря на сухость, официальность и жёсткие стилистические рамки деловых документов.

И дело заключается в изложении фактов и просьб, в аакуратности оформления и чёткости стиля, наконец, даже в своеобразном деловом « церемониале», т.е. правилах составления, подписания, прохождения и реализации документов. Так, вряд ли адресат, даже находящийся в подчинении у авторов документа, с удовольствием воспримет письмо, в котором чувствуется пренебрежение к нему: « Направляем к вам доработанный проэкт устава Просим рассмотреть и утвердить». Пренебрежение здесь проявляется в том, что авторы письма недопускают возможности, что документ может быть и не утверждён. В данном случае ошибка может быть устранена, если в письме после слов « Посим рассмотреть» добавить фразу « и в случае положительного решения » либо исключить слово « рассмотреть», оставить просто: « Просим утвердить». « Церемониал» рекомендуется соблюдать и в практике подписания деловых бумаг.

Он заключается в необходимости соблюдения должностного уровня при подписаниидокументов. В частности, ответ на письмо, подписанное директором, должн быть подписан также директором, а не его заместителем.

Но ответ на письмо, подписанное заместителем директора, может быть подписан директором. Неприятное впечатление от документа оставляет неаакуратность его оформления. Следует внимательно вычитывать документ, чтобы устранить возможные ошибки и описки. Нередко наблюдается неверное построение текста, несоразмерное расположение его частей, отсутствует разбивка по абзатцам, что значительно затрудняет восприятие текста. В служебных документах следует бороться с неправильным использованием слов и терминов, неуместных или неоправданным употреблением иностранных слов и т.д. Нужно помнить, что существуют официально установленные требования к оформлению документов.

В частности, помимо тех требований, которые уже были названы, можно отметить следующие.

Оформление документов

Оформление документов. Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатаются через один интерв... В зависимости от назначения документа допускается приводить элементы д... или 17.01.95. Многозначные числа записываются цифрами.

Утверждение и согласование

Утверждение и согласование. Если документ должен быть утверждён, то гриф утверждения располагается...

Вместо заключения

Вместо заключения Конечно, в каждой организации складываются какие-то свои традиции в оформлении документов, но при этом следует добиваться, чтобы при всех различиях документ был чётким, конкретным, доказательным, объективным, написанным с соблюдением правил стилистики и красиво оформленным, а его содержание отвечало требованиям деловой вежливости.

ЛИТЕРАТУРА: 1.Головин «Основы культуры речи», М «Высшая школа», 1988, с. 29 2.Опалов «Умение обращаться с людьми», М «ЮНИТИ», 1996, с. 180-186.