«Как овладеть искусством делового письма» 2003 г. СОДЕРЖАНИЕ 1. ОФОРМЛЕНИЕ СТАНДАРТНОГО ПИСЬМА. АДРЕС, ДАТА, ОБРАЩЕНИЕ, ОКОНЧАНИЕ, ПОДПИСЬ, ПРИЛОЖЕНИЕ. СПЕЦИАЛЬНЫЕ ПОЧТОВЫЕ ОТПРАВЛЕНИЯ. 2. ЦЕЛЬ ПИСЬМА. ТЕКСТ ПИСЬМА. ОБЩИЕ ПРАВИЛА. 1. Представление компании. 5 План письма 5 2.2. Ответ на письмо-предложение 6 Позитивный ответ на письмо с предложением о сотрудничестве 6 План письма 3. Запрос, требование 7 План письма: 4. Ответ на запрос, требование 8 План письма. 5. Заказ 8 План письма: 6. Ответ на письмо-заказ. 9 План письма: 7. Жалоба 9 План письма 8. Ответ на жалобу 10 План письма: 3. НЕКОТОРЫЕ ПРИМЕРЫ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ. 10 Сопроводительное письмо к контракту 10 Прекращение контракта 4. ФАКСЫ, ТЕЛЕГРАММЫ. 5. ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА. ОБЩИЕ ПРАВИЛА. 11 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 13 СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 14 Письма пишут разные: Слёзные, болезные, Иногда прекрасные, Чаще – бесполезные. К. Симонов. 1. Оформление стандартного письма. Адрес, дата, обращение, окончание, подпись, приложение.
Специальные почтовые отправления.
Встречают, как известно, по одежке. Поэтому "одежка" Вашего письма, т.е. конверт и бумага, должна быть безукоризненной.
Иначе Ваше письмо рискует оказаться в корзине с макулатурой непрочитанным, даже если в нем содержится ценнейшая для получателя информация. Особенно это актуально для таких писем, как представление компании, предложение продуктов, товаров, услуг и заявление о приеме на работу. Конверт должен быть плотным, непрозрачным, стандартного размера из белой бумаги. Адрес на конверте должен быть обязательно напечатан блоком или виден из прозрачного окошка.
Здесь нет никаких ограничений и строгих правил. Иногда при объявлении о приеме на работу в некоторых странах требуется, чтобы сопроводительное письмо или резюме было написано от руки. В таком случае полезно и конверт надписать аккуратным и чётким почерком. Если Вы собираетесь запросить информацию, заказать товары, услуги, то и конверт, и бумага могут быть не самыми дорогими, но все-таки хорошего качества. Бумага, если Вы не пользуетесь стандартным бланком вашей компании, тоже должна удовлетворять самым строгим требованиям: формат А4, белая, плотная, лист без дефектов и пятен. Особенно если Вы предлагаете сотрудничество, представляете свою компанию или нанимаетесь на работу.
Подпись должна быть выполнена так, чтобы у получателя не возникло сомнений, что у Вас нет приличной авторучки или Вы недостаточно уверенно можете воспроизвести свою подпись. Авторучку лучше взять с чернилами. Золотое правило Ваше письмо с первого взгляда должно произвести солидное впечатление Стандартное деловое письмо в самом полном виде должно выглядеть следующим образом: 2. Цель письма. Текст письма.
Общие правила. В самом общем случае деловые письма делятся на две большие группы: письма с предложениями продать (предложение продуктов, товаров, услуг, заявление о приеме на работу и пр.) и письма о предложениями купить (продукты, услуги и пр.). Остальные функциональные письма (жалоба, напоминание об уплате счета и пр.) можно отнести к производным или результатам писем первых двух категорий.
Поэтому и стратегия, и стиль таких писем различный. Наиболее трудным делом, конечно, является категория писем о продаже, т.к. продать что-то всегда намного труднее, чем купить. Золотое правило Никогда не старайтесь перевести письмо дословно со своего родного языка на иностранный. Стандарты везде разные. Приготовьте банк данных из писем, по которым Вы учились, которые Вы получали, которые представляются вам образцовыми. Вам останется только адаптировать исходный текст к текущему моменту и получить готовое письмо 1. Представление компании. План письма с предложением сотрудничества, продуктов и услуг компании и пр. можно представить в следующем виде: План письма Золотое правило Деловое формальное письмо должно быть написано как личное, только ему одному, получателю, адресованное.
Никаких холодных, формальных фраз! Весь мировой бизнес построен на личных взаимоотношениях и их надо строить! 1. Краткое представление вашей компании, продукта. Золотое правило Перечислять все достижения, преимущества вашей компании, продукта, сервиса, ваши личные нужно честно, без излишних преувеличений.
Любую информацию можно легко проверить. 2. Перечисление основных достоинств, новшеств, преимуществ предлагаемого продукта, услуг. 3. Определение сегмента рынка, на котором вы предлагаете представить ваш продукт. Определение потенциальных потребителей. 4. Конкретное предложение о сотрудничестве: оптовая или розничная продажа, лицензионное соглашение, создание дистрибуторской сети и пр. 5. Если вы прилагаете образцы продукта, необходимо объяснить, какие это продукты из серии предлагаемых. 6. Выразить готовность ответить на все вопросы, которые могут возникнуть в процессе оценки продукта. 7. Закончить письмо стандартной фразой, выразить надежду на сотрудничество. Золотое правило Письмо должно быть как информативным, так и лаконичным и занимать не более одной страницы Помните, больше одной страницы никто не станет читать.
Закончить письмо следует прямым указанием, что Вы ожидаете от этой компании.
Именно эта заключительная фраза запомнится больше всего. 8. Подпись, ваше имя и должность. Золотое правило При написании любых писем следуется всегда руководствовать английской формулой: KISS = Keep It Short and Simple (Кратко и по делу) 2.2. Ответ на письмо-предложение Ответ на письмо с предложением о сотрудничестве может быть положительным, отрицательным или нейтральным, если получатель не вполне уверен в результате предполагаемого сотрудничества, однако хотел бы выяснить некоторые вопросы, которые помогут ему принять окончательное решение.
Подпись, Ваше имя, должность. Золотое правило Постарайтесь ответить по... Ответ на запрос, требование Ответ на запрос или требование обычно пишу... Укажите Ваши действия, которые были предприняты по просьбе автора пись... 6. Заключительная фраза. Может быть продолжением предыдущего абзаца.
План письма: 1. 2. Объясните Ваш резон для жалобы, сравнивая обещанные деловые обязательс... 4. 6.
НЕКОТОРЫЕ ПРИМЕРЫ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ .
Сопроводительное письмо к контракту Цель сопроводительного письма к контракту - чисто правовая.
Поскольку все контракты должны быть посланы как минимум заказной почтой, то очень часто срок действия контракта начинается с момента получения письма.
Такое письмо содержит очень краткое изложение сути контракта, который прилагается к указанному письму.
В конце такого письма весьма уместно будет выразить надежду на взаимовыгодное сотрудничество.
Письмо о прекращении контракта пишется по такой же схеме, как и предыд... Обычно условия прекращения контракта обсуждаются заранее и записываютс... 4. Факсы бывают двух видов – очень короткие сообщения, требующие срочного... Текст такого сообщения коротко – информативный.
Будьте готовы к тому, что американец может довольно быстро перейти на ... Однако возникают всякого рода новые, весьма специфические особенности ... ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА. Поэтому при работе с электронной почтой будет полезно следующее Золото... Европейцы же, кроме итальянцев, напротив, будут держать дистанцию прос...
ЗАКЛЮЧЕНИЕ Рекомендации по составлению деловых писем, конечно, не исчерпываются вышеизложенным. Для составления документов, в том числе и деловых писем, требуются определенный уровень культуры, особые навыки.
Но это умение деловому человеку необходимо развивать. Кроме того, деловые письма, как и другие документы, должны составляться в соответствии с требованиями государственных стандартов, действие которых распространяется не только на органы государственной и исполнительной власти Российской Федерации, но и на все организации независимо от их организационно- правовой формы и вида деятельности.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 1. ГОСТ Р 6.30-97 Государственный стандарт Российской Федерации Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации Требования к оформлению документов 2. Справочник секретаря-машинистки под. ред. Машановой М.Ю М «Машиностроение», 1986 3. Картов В.В. «Система докуметооборота на предприятии», М «Има-прес», 2000.