ВЕРБАЛЬНОЕ ОБЩЕНИЕ. ТЕЛЕФОННЫЕ ПЕРЕГОВОРЫ

ВЕРБАЛЬНОЕ ОБЩЕНИЕ. ТЕЛЕФОННЫЕ ПЕРЕГОВОРЫ. Считается, что самое простое в деловом общении – телефонный разговор. На самом деле это далеко не так. Звонок по телефону должен так же подчиняться требованиям краткости, как деловая переписка и отправка факса. Вступая в информационный контакт и используя символы, мы пытаемся обмениваться информацией и добиваться ее понимания. К используемым нами символам относятся слова, жесты и интонации.

Именно этими символами обмениваются люди в процессе общения. Отправитель кодирует свое сообщение с помощью вербальных и невербальных символов. Семантика изучает способ использования слов и значения, передаваемые словами. Поскольку слова (символы) могут иметь разные значения для разных людей, то, что некто намеревается сообщить, необязательно будет интерпретировано и понято таким же образом получателем информации. Часто одни и те же слова выражают разные значения. Семантические вариации часто становятся причиной неверного понимания, ибо во многих случаях вовсе не очевидно точное значение, приписываемое символу отправителем.

Символ не имеет неповторимого неотъемлемого значения. Значение символа выявляется через опыт и варьирует в зависимости от контекста, ситуации, в которой использован символ. Поскольку у каждого человека свой опыт, и каждый акт обмена информацией в определенной мере является новой ситуацией, никто не может быть абсолютно уверен в том, что другое лицо припишет то же значение символу, которое мы ему придали.

Для эффективного обмена информацией необходимо прийти к пониманию истинного значения используемых слов и добиться понимания значения, которое вы вкладываете в слова, используемые вами. Семантические барьеры могут создавать коммуникативные проблемы для компаний, действующих в многонациональной среде. УМЕНИЕ СЛУШАТЬ. Эффективное общение возможно, когда человек одинаково точен, отправляя и принимая сообщения. Необходимо уметь слушать.

К несчастью, немногие научились слушать с той степенью эффективности, которая в принципе в наших силах. Выслушивание фактов и чувств – это выслушивание сообщения полностью. Поступая так, мы расширяем свои возможности понять ситуацию, и даем знать об уважительном отношении к тому, что в действительности говорящий человек пытается передать нам. Профессор Кит Дэвис приводит 10 правил эффективного слушания. 1. Перестаньте говорить. Невозможно слушать разговаривая. 2. Помогите говорящему раскрепоститься.

Создайте у человека ощущение свободы. Это часто называют созданием разрешающей атмосферы. 3. Покажите говорящему, что вы готовы слушать. Необходимо действовать заинтересованно. Слушая, старайтесь понять, а не искать поводов для возражений. 4. Устраните раздражающие моменты. Не постукивайте по столу, не перекладывайте бумаги. 5. Сопереживайте говорящему. Постарайтесь встать в положение говорящего. 6. Будьте терпеливыми. Не экономьте время. Не прерывайте говорящего. 7. Сдерживайте свой характер.

Рассерженный человек придает словам неверный смысл. 8. Не допускайте споров и критики. Это заставляет говорящего занять оборонительную позицию, он может замолчать или рассердиться. Не спорьте. Именно победив в споре, вы проиграете. 9. Задавайте вопросы. Это подбадривает говорящего и показывает ему, что вы слушаете. 10. Перестаньте говорить! Это наставление идет и первым, и последним, ибо все остальные зависят от него. Помимо умения эффективно слушать существуют другие способы совершенствования искусства общения. - Необходимо прояснение собственных идей перед их передачей, т.е. нужно систематически обдумывать и анализировать вопросы, проблемы или идеи, которые вы хотите сделать объектом передачи. - Нужно быть восприимчивыми к потенциальным семантическим проблемам. Не жалеть сил на то, чтобы исключить из обращения двусмысленные слова и утверждения.

Употребляя точные слова, а не общего характера, вы выигрываете в результативности.