Деловая корреспонденция

Деловая корреспонденция. В последние несколько десятилетий изменилось написание писем. Спад в написании писем не коснулся только одного вида корреспонденции - деловых писем. Сегодняшние бизнес-письма более изящны по стилю, чем те, которые писались пятьдесят и даже двадцать лет назад.

В прошлом остались громоздкие предложения, сложные грамматические конструкции, из-за которых деловые письма были скучны и неинтересны. Деловая переписка - лицо каждого серьезного бизнесмена или политика. Практикой делового общения доказано, что никакая другая способность, которой может обладать деловой человек, не дает ему такого авторитета, как хорошее владение письменной деловой речью. Многие из деловых людей нередко оказываются беспомощными перед необходимостью составить служебный документ или подготовить деловое письмо.

Причина тому – своеобразие речевых средств и речевого этикета письменной деловой речи. Язык деловой переписки характеризуется частой повторяемостью и единообразием речевых средств. Поэтому в нем много речевых клише, которые помогают конкретнее выразить мысль, полностью исключить различное понимание конкретного текста. Отсюда установка на стандартизацию языка при отображении типовых ситуаций делового общения и сужение диапазона используемых речевых средств.

Такая установка значительно облегчает составление текста делового документа, а конструкции сводят к минимуму напряжение при восприятии и значительно ускоряют процесс составления письма, позволяя не тратить усилий на поиски нужных формулировок. 2.3 Особенности написания деловых писем Существуют некоторые особенности написания деловых писем. Если их усвоить, то можно с легкостью писать и самые обычные и очень сложные письма.

Особенности таковы: бизнес-письма должны быть точными, краткими и вежливыми. Рассмотрим подробнее каждое из них. Точность. Чем яснее и проще вы говорите, тем быстрее вас поймет собеседник, и тем эффективнее будет ваше общение. Следует помнить: если в вашем письме будет слишком много ненужных фраз, читатель может подумать, что вы неискренни и достижение цели станет невозможным. Некоторые специалисты в области переписки (C.E. Eckersley, W. Kaufmann, D. Howard, W. C. Herd) советуют писать письма так, как вы обычно разговариваете на деловой встрече.

Но такие выражения как: Attached herewith-к этому прилагается; We are in receipt of- нами получен; In reply to same- в ответ на вышеупомянутое; We are prepared to offer- мы готовы предложить; We are in agreement- мы пришли к согласию; We are the recipients of- мы являемся получателями; In near future – в ближайшем будущем; At the earliest possible moment- в любой ближайший момент; In the course of- в течение; Enclosed please find- пожалуйста, найдите приложенным Можно заменить на: We attach – мы прилагаем We received – мы получили In reply - в ответ We offer – мы предлагаем We agree - мы согласны We received – мы получили Soon – скоро As soon as possible – как можно быстрее During – во время We enclose - мы прилагаем.

Краткость. Краткость сопровождает точность в бизнес-корреспонденции. Следует отметить, что краткое письмо это не всегда короткое письмо.

Бывают такие письма, в которых приводятся какие-либо факты, дается описание товаров. В этом случае письмо обязательно будет длинным. Нужно постараться использовать четкие и конкретные слова и словосочетания вместо абстрактных многословных фраз. Сравним, два варианта одного письма: Многословное письмо: In reply to you esteemed favour of Oct. 19th asking if we have been to produce a material that will not shrink when washed or lose its colour when exposed to strong sunlight, we are pleased to advise you that our research department has been at work on same and has finally succeeded in solving this problem.

В ответ на ваше письмо, датированное 19 октября, в котором вы спрашиваете, можем ли мы выпускать такую ткань, которая не садилась бы при и не теряла бы цвета под воздействием солнечных лучей, мы рады сообщить вам, что наш исследовательский отдел как раз закончил работу над этой проблемой и преуспел в этом Ясное и короткое письмо: We are pleased to say that we are now manufacturing the unshrinkable, fadeless material about which you inquired on October 19th. Мы рады сообщить вам, что сейчас мы начали производить не садящуюся при стирке и не выгорающую ткань, о которой вы спрашивали в своем письме от 19 октября.

Прежде чем писать деловое письмо, следует определить его цель и способы ее достижения. Подумать, какие следует использовать для этого факты и идей. Каждая фраза должна работать на достижение поставленной цели, поэтому она должна быть короткой и доступной читателю.

Но иногда короткое письмо может показаться невежливым и слишком резким. В этом случае лучше пожертвовать краткостью, потому что несколько приятных и вежливых слов могут сделать письмо доброжелательным и располагающим к общению. Письмо можно сделать ясным, легко читаемым с помощью аккуратного и правильного деления его на абзацы. Многих читателей часто пугают длинные блоки печатного текста. Поэтому нужно взять за правило каждую новую тему начинать с абзаца.

Вежливость. Главным правилом этикета переписки является пунктуальность и отвечать на все письма следует в тот же день, в который они получены. Это сослужит хорошую службу, так как большинство людей не любит ждать ответа на письма и пребывать в неизвестности. Следует адресовать письмо именно тому человеку, с которым нужно установить деловые контакты - это тоже элемент вежливости. Американцы, стараясь сделать свою деловую корреспонденцию как можно более личной и теплой, а в самом письме обращаются к адресату по имени.

Любая мысль должна быть выражена сдержанно и с достоинством. В противном случае можно потерять или испортить отношения с партнерами по переписке. 2.4 Употребление языковых формул Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул - устойчивых языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой речи - следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи. Любое деловое письмо должно составляться от слова к слову, от предложения к предложению, от абзаца к абзацу.

Первый абзац очень важен, потому что в нем краткое и четкое объяснение почему вы пишите, о чем письмо, благодарность и пр. Следует начинать с: Thank you for your letter of (date), asking if… We are happy to tell you… We are writing to inquire about… We regret to inform you that With reference to your letter…. Replying to your letter of… We are pleased to inform you that…. In accordance with your request we… Cпасибо за письмо от (дата), в котором Вы спрашиваете… Мы рады рассказать Вам, что… Мы пишем вам, чтобы напомнить о… Сожалеем о том, что должны сообщить Вам, что… Ссылаясь на Ваше письмо… Отвечая на Ваше письмо от… Мы рады сообщить вам что В соответствии с Вашим запросом мы… Второй абзац письма - наиболее важная часть.

Именно в нем что-то утверждается, дается какая-либо информация, задаются вопросы, даются ответы на вопросы собеседника, обсуждается какая-либо проблема.

Это можно выразить также с помощью языковых формул: We are informing you that/ of/ about…. We would like to inform you…. We apologize for…. Please accept our apology and our assurance that we will be more careful in the future. Thank you for advising us of an error. We are sorry for any trouble and inconvenience this matter may have caused you. Would/will you kindly… We are interested in… It would be appreciated if you could/would… We trust you will… Мы сообщаем Вам, что… Мы бы хотели известить Вас… Мы извиняемся за…. Пожалуйста, примите наши извинения и заверения в том, что в будущем мы будем более осмотрительны.

Спасибо, что сообщили нам о допущенной ошибке. Приносим свои извинения за беспокойство и неудобства, которые она могла Вам причинить. Не будете ли вы любезны… Мы заинтересованы в… Мы были бы очень благодарны, если бы Вы смогли… Мы рассчитываем, что Вы… В заключительном абзаце нужно обязательно намекнуть на дальнейшее сотрудничество и на скорейший ответ.

Несколько вариантов эффективных концовок письма: I look forward to receiving your reply. Please, do nor hesitate to contact me if you need further information. I hope I have covered all the questions you asked, but please contact me if there are any other details you require. We look forward to serve you in the nearest future. We assure you of our best attention at all times. If you have any questions or comments on above please do not hesitate to contact us. If we can be of further assistance to you, do not hesitate to write or call to us. Если Вам нужна дальнейшая информация, пожалуйста, пишите нам без колебаний.

Надеюсь, я ответил на все Ваши вопросы, но если Вы хотите узнать еще какие-либо детали, пожалуйста, пишите нам. Будем рады помочь Вам в ближайшем будущем. Заверяем Вас в нашей преданности. Если у Вас есть какие-то вопросы или комментарии, обращайтесь к нам без колебаний. Если мы можем Вам чем-то помочь, пишите или звоните нам без колебаний.

Владение языковым стилем - это в значительной степени знание и умение употреблять языковые формулы. Они обеспечивают точность, однозначность понимания, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.