Правила набора текстовых документов

1. Знаки препинания . , : ; … пишутся слитно с предшествующим и раздельно со следующим словом. Иначе возможен перенос одиночного знака препинания в начало строки.

 

Правильно	Не правильно
Процессы сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации.	Процессы сбора , обработки , накопления , хранения , поиска и распространения информации .

2. Скобки и кавычки “прилепляются” к заключенному в них тексту. Иначе возможен перенос отдельной скобки или кавычки в начало строки, или, наоборот, одиночная скобка или кавычка могут остаться в конце строки.

Правильно	Не правильно
Эта информация будет храниться на одном из персональных компьютеров в локальной (ведомственной) сети.	Эта информация будет храниться на одном из персональных компьютеров в локальной ( ведомственной ) сети.

3. Сокращения типа: И. С. Тургенев, г. Санкт-Петербург, 2002 г. в тексте правильно писать через неразрывный пробел <Ctrl><Shift><Пробел>, чтобы исключить перенос отдельных частей сокращений на другую строку.

4. Следует различать и правильно употреблять символы тире и дефис.

§ Дефис заменяет символ в слове, и по этой причине не отделяется пробелами. Например: “человек-амфибия”.

§ Тире заменяет слово в предложении, и поэтому отделяется пробелами с двух сторон. Например: “Хлеб – всему голова”.

5. Не следует самостоятельно вставлять в слова символ переноса (дефис), для того чтобы часть слова перенеслась на следующую строку. При необходимости можно разрешить в данном документе перенос слов по слогам, изменив настройки в пункте меню: Сервис/ Язык/ Расстановка переносов.

6. При работе в MS Word не возникает необходимости ставить подряд более одного символа “пробел” (‘ ’) и символа “конец абзаца” (<Enter>).

§ Выравнивания абзацев (по центру, вправо, влево, по ширине), отступы “красной строки”, отступы абзаца от полей страницы на определенную величину, отступы между абзацами (в том числе, когда абзац является заголовком) и межстрочное расстояние устанавливаются стандартными средствами MS Word. См. пункт меню Формат/ Абзац.

§ Разнесение текста в несколько колонок – Формат/ Колонки.

§ Начало следующего текста с новой страницы – Вставка/ Разрыв/ Новую страницу или сочетание клавиш <Ctrl><Enter>.

7. Никогда не следует ставить символ “конец абзаца” (<Enter>) внутри одного логического абзаца. Если необходимо принудительно разбить строку, используйте символ “разрыв строки” (<Shift><Enter>).

8. В списках не следует расставлять нумерацию вручную. При необходимости используйте возможности:

§ пропустить нумерацию (отжать кнопку нумерации на панели инструментов);

§ начать нумерацию с определенного значения, изменить тип и вид списка (Формат/ Список);

Рис. 50. Пиктограммы “Уменьшить отступ” и “Увеличить отступ” на панели инструментов.

§ изменить уровень пункта в иерархическом списке (кнопки: Увеличить отступ и Уменьшить отступ на стандартной панели инструментов.)

9. Нумерация страниц в документе расставляется автоматически (Вставка/ Номера страниц).

§ Опционально можно запретить выставление номера на первой странице текущего раздела[3].

§ Чтобы начать нумерацию страниц текущего раздела с определенного номера, в пункте меню Вставка/ Номера страниц используйте кнопку Формат…

10. Для того чтобы вставить в текст сноски используйте пункт меню Вставка/ Сноски.

11. Символ ‘.’ (точка) в конце заголовков не ставится.

12. Для того чтобы автоматически сформировать оглавление документа используйте разметку документа стилями. См. ниже.

13. Таблицы чаще, чем другие части документа, подвергаются переформатированию, в частности, изменению ширины столбцов. Чтобы не возникало проблем при переформатировании таблиц, следует соблюдать следующие правила:

§ Каждый отдельный элемент таблицы должен вводиться в соответствующую ему отдельную ячейку.

Правильно

Не правильно

Рис. 51. Форматирование таблиц.

Рис. 52. Варианты установки границ ячеек в таблице.

§ Границы ячеек таблицы можно частично или полностью не отображать при печати документа.

§ Если элементами ячеек являются числовые данные, то правильнее выравнивать содержимое таких ячеек вправо, для того, чтобы сразу был виден порядок числа. При этом количество знаков после запятой должно быть одним и тем же.

Рис. 53. Варианты выравнивания текста в ячейке таблицы.

§ Выравнивание по вертикали в ячейках таблицы выполняется без использования символа “Конец абзаца” (<Enter>). См. пункт контекстного меню Выравнивание в ячейке (щелчок правой кнопкой мыши на выделенном фрагменте таблицы).

§ При необходимости (в сложных шапках) используйте объединение ячеек.
Таблица/ Объединить ячейки.