5.2.1. Облік оплати праці в системі рахунків – це визначення винагороди, обчисленої, як правило, у грошовому виразі, яку власник або уповноважений ним орган здійснює працівникам, та дотримання розподілу нарахованої оплати праці на відповідні об'єкти бухгалтерського обліку відповідно до кількості та якості затраченої праці.
5.2.2.Розрахунки з оплати праці у сільськогосподарських підприємствах ведуться на синтетичному рахунку 66 «Розрахунки за виплатами працівникам» в розрізі субрахунків:
661 «Розрахунки за заробітною платою»;
662 «Розрахунки з депонентами»;
663 «Розрахунки за іншими виплатами».
5.2.3.Нарахування оплати праці та інших аналогічних витрат відображається по кредиту пасивного рахунку 66 «Розрахунки за виплатами працівникам». При цьому кредит рахунка 66 кореспондує з дебетом рахунків відповідних витрат. У разі, коли підприємства не використовують в обліку рахунки класу 8 «Витрати за елементами», такими витратами згідно з П(С)БО 16 «Витрати» будуть: прямі виробничі (рахунок 23 «Виробництво»), загальновиробничі (рахунок 91 «Загальновиробничі витрати»), на управління (рахунок 92 «Адміністративні витрати»), на збут (рахунок 93 «Витрати на збут»).
5.2.4. Витрати на оплату праці, які не пов’язані з виробничою діяльністю підприємства, відносяться до інших витрат операційної діяльності. Нарахування зазначених виплат у бухгалтерському обліку відображається по кредиту рахунка 66 «Розрахунки за виплатами працівникам» у кореспонденції з дебетом рахунка 94 «Інші витрати операційної діяльності».
5.2.5. Нарахування оплати праці здійснюється на підставі перевірених та затверджених первинних документів відповідно до діючих положень й накопичуються показники в зведених регістрах, які призначені для об'єднання первинних документів й отримання узагальнених показників за галузями основного виробництва, видами допоміжних та обслуговуючих виробництв, а також за економічним змістом витрат виробництва – статтями виробничих витрат.
5.2.6. Групування даних про нараховану заробітну плату за кожним працівником відбувається в таких типових реєстрах і документах:
- Табель обліку робочого часу;
- Накопичувальна відомість обліку використання машино-тракторного парку;
- Накопичувальна відомість обліку вантажного автотранспорту;
- Наряд на відрядну роботу.
5.2.7. Узагальнюючим регістром, в якому відображується аналітичний облік розрахунків за заробітною платою (оплатою праці) з кожним працівником, є Розрахунково-платіжна відомість працівника (ф. № П-6, затверджена наказом Державного комітету статистики від 05.12.2008 № 489) або Книга обліку розрахунків з оплати праці.
Розрахунково-платіжні відомості складаються за окремими структурними підрозділами. У них записують усіх працівників підрозділу за категоріями із зазначенням прізвища, табельного номера, професії, посади, відпрацьованих днів (годин) та нарахованої основної і додаткової заробітної плати за її видами, суми допомоги у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, вагітністю і пологами, премії та інші нарахування відповідно до П(С)БО 26 «Виплати працівникам».
У розділі «Утримано і виплачено» в окремих графах записують утримання у відповідності з чинним законодавством та видану із каси заробітну плату та інші утримання (за виконавчими листами, відшкодування витрат від браку продукції, неповернуті підзвітні суми тощо). Після цього визначають залишок на кінець місяця, який належить до видачі кожному працівникові.
Замість розрахунково-платіжних відомостей можна вести Книгу обліку розрахунків з оплати праці, в якій розрахунки записують як за кожний місяць окремо, так і за кілька місяців у двох варіантах. За першим варіантом після запису на першому аркуші прізвищ працівників залишають чистими стільки аркушів, на скільки місяців розрахована Книга. У цьому разі прізвища щомісяця не переписують і Книгу використовують як оборотну відомість. За другим варіантом після запису прізвища кожного працівника залишають стільки рядків, на скільки місяців розрахована Книга.
Для видачі з каси сум, що належать працюючим, на підставі записів у книзі складають Розрахунково-платіжну відомість (зведену) (ф. № П-7, затверджена наказом Державного комітету статистики від 05.12.2008 № 489).
5.2.8. На підставі первинних документів по обліку праці, накопичувальних відомостей, Журналу обліку робіт і витрат у ремонтній майстерні, Журналу обліку робіт і затрат щомісячно складається Зведена відомість № 5.1с.-г. нарахування та розподілу оплати праці та відрахувань від неї за об’єктами обліку витрат. В цій відомості відображають кількість відпрацьованих людино-годин, суму нарахованої оплати праці та відрахувань від неї відповідно до діючого законодавства (до Пенсійного фонду, Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, Фонду загальнообов’язкового державного соціального страхування на випадок безробіття, Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань тощо) за об’єктами обліку, виробничими підрозділами та в цілому по підприємству.
Проти кожної суми нарахованої оплати праці зазначають кореспондуючий рахунок. Ця відомість є підставою для записів у звіти (№ 5.5 с.-г., 5.6 с.-г., 5.7 с.-г., 5.8 с.-г., 5.9 с.-г.) та Відомість № 5.4 с.-г. аналітичного обліку по рахунку 65 «Розрахунки за страхуванням».
5.2.9. Аналогічно, але з оборотом по кредиту рахунку 65 «Розрахунки за страхуванням» підприємствами відповідно до діючого законодавства відображаються нарахування збору до Пенсійного фонду, Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, Фонду загальнообов’язкового державного соціального страхування на випадок безробіття, Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань. Зазначені відрахування належать до тих же об’єктів витрат, що й оплата праці, яка стала базою для їх нарахування з відображенням у Відомості № 5.4 с.-г. аналітичного обліку по рахунку 65 «Розрахунки за страхуванням».
5.2.10.Для контролю за використанням фонду оплати праці і станом розрахунків по оплаті праці з робітниками і службовцями складається Зведена відомість № 5.3 с.-г. за розрахунками з робітниками та службовцями. Ця відомість складається на підставі показників Розрахунково-платіжних відомостей працівників (ф. № П-6) за звітний місяць або Книги розрахунків з оплати праці. У Зведеній відомості № 5.3 с.-г. за розрахунками з робітниками та службовцями узагальнюються дані в цілому по підприємству: про суму нарахованої оплати праці за її видами, які включаються і не включаються до фонду оплати праці, суми оплати праці, виданої готівкою в поточному місяці, про розміри депонованої оплати праці, а також суми утримань по їх видах. По даним цієї відомості виписують чек на одержання грошей з поточного рахунку банку, а також для одержання даних для перерахування до бюджету податку з доходів фізичних осіб, утриманого із заробітної плати робітників і службовців та інші утримання. По цій же відомості складають довідки про використання фонду оплати праці.
Підсумок нарахованої оплати праці по Зведеній відомості № 5.3 с.-г. за розрахунками з робітниками та службовцями звіряють з показниками Журналу-ордера № 5 Б с.-г. Суми виплат і утримань з оплати праці звіряють з Журналами-ордерами №№ 1 с.-г., 3 А с.-г., 3 Б с.-г., 3 Г с.-г..
5.2.11. Для аналітичного обліку розрахунків по субрахунку 662 «Розрахунки з депонентами» ведуть Книгу № 5.2 с.-г. обліку розрахунків за депонентами. Записи в книгу здійснюються на підставі складених касиром реєстрів невиданої заробітної плати в конкретному звітному періоді з посиланням на номер Розрахунково-платіжної відомості (зведеної) (ф. № П-7).
Виплата депонованих сум здійснюється за видатковими касовими ордерами, про що робиться відмітка в Книзі № 5.2 с.-г. обліку розрахунків за депонентами. Залишки невиплачених сум депонованої заробітної плати в Книзі обліку розрахунків з депонентами (ф. № 5.2 с.-г.) повинна відповідати залишку Головної книги субрахунку 662 «Розрахунки з депонентами».
5.2.12. На субрахунку 663 «Розрахунки за іншими виплатами» ведеться облік розрахунків за виплатами, що не належать до фонду оплати праці, зокрема допомога по частковому безробіттю, допомога по тимчасовій непрацездатності.
5.2.13. Для обліку операцій по рахунках 65 «Розрахунки за страхуванням» субрахунки 651 «За пенсійним забезпеченням», 652 «За соціальним страхуванням», 653 «За страхуванням на випадок безробіття», 656 «За страхуванням від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань», 66 «Розрахунки за виплатами працівникам» призначені Журнал-ордер № 5 Б с.-г., Зведена відомість № 5.1 с.-г. нарахування та розподілу оплати праці та відрахувань від неї за об’єктами обліку витрат та Відомість № 5.4 с.-г. аналітичного обліку по рахунку 65 «Розрахунки за страхуванням» субрахунках: 651 «За пенсійним забезпеченням», 652 «За соціальним страхуванням», 653 «За страхуванням на випадок безробіття», 656 «За страхуванням від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань».
Кредитові обороти по кредиту рахунків 65 (субрахунки 651, 652, 653, 656), 66 із Журналу-ордеру 5 Б с.-г. переносять до Головної книги.
5.2.14. Підприємства здійснюють нарахування оплати відпусток з використанням резерву оплати відпусток, який створюється з метою рівномірного розподілу витрат на оплату відпустки протягом звітного періоду. Резерв створюється шляхом щомісячного його нарахування за нормативом від фактичних витрат на оплату праці.
У бухгалтерському обліку нарахування резерву оплати відпусток відображається оборотом по кредиту субрахунку 471 «Забезпечення виплат відпусток» у кореспонденції з дебетом відповідних рахунків витрат, на які віднесена нарахована заробітна плата.
Для обліку операцій по рахунку 471 «Забезпечення виплат відпусток», призначений Журнал-ордер № 7 с.-г. та Відомість № 7.3 с.-г. аналітичних даних по рахунку 47 «Забезпечення майбутніх витрат і платежів».
Кредитові обороти по кредиту рахунку 47 із Журналу-ордеру № 7 с.-г. переносять до Головної книги.