3.1.1. Облік розрахунків з підзвітними особами ведуть в Журналі-ордері №3 А с.-г.. Аналітичний облік в цьому регістрі ведуть за кожною окремо виданою в підзвіт сумою лінійно-позиційним методом записів.
3.1.2. При відкритті журналу-ордера з попереднього регістру записують перехідні залишки на початок місяця з зазначенням дати виникнення дебіторської заборгованості.
3.1.3. При записах операцій поточного місяця в окремому рядку відображають дату і суму виданого авансу (графи 4 – 7), відшкодування перевитрат проти виданого авансу (графи 8 – 10), відшкодовану або утриману суму невикористаного авансу (графи 11 – 14) і суми витрат за поданим і затвердженим звітом про використання коштів наданих на відрядження, або під звіт (графи 15 – 26).
3.1.4. У випадках, якщо підзвітній особі, що знаходиться у тривалому відрядженні, направляють додатковий аванс, або один і той же працівник повторно за місяць одержує аванс, то суму і дату видачі (перерахування) авансу відображають у вільних графах: 6 і 7 по тому ж рядку (в дебет субрахунку 372 з кредиту відповідних кореспондуючих рахунків).
При поданні одним працівником за поточний місяць двох звітів відповідні суми відображають записом в одній графі за одним і тим ж рядком.
З метою одержання підсумкових (синтетичних) даних з субрахунку 372 суми витрат за звітами і повернення невикористаних коштів показують в Журналі-ордері № 3 А с.-г. в кореспонденції з дебетом відповідних рахунків.
3.1.5. Якщо підзвітна особа відповідає за реалізацію продукції або матеріалів (продавець магазину або іншого торгового місця тощо), то отриману від реалізації виручку відображають за дебетом субрахунку 372 (з кредиту рахунку 701), використовуючи одну з вільних граф (6 чи 7), а суму, внесену до каси підприємства (організації), на поточний рахунок або відправлену поштовим переказом, записують у графах 11 – 14. Дані цих граф повинні відповідати сумам, що відображені у відповідних журналах-ордерах (№ 1 с.-г.,6 с.-г. тощо).
3.1.6. Після закінчення записів всіх операцій за рахунками з підзвітними особами за звітний місяць у Журналі-ордері № 3 А с.-г. підраховують підсумки за всіма графами і кредитові обороти переносять у Головну книгу.