Создание Базы Данных. База данных - это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных.
Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объек-ты: 1. таблицы для сохранения данных; 2. запросы для поиска и извлечения только требуемых данных; 3. формы для просмотра, добавления и изменения данных в табли-цах; 4. отчеты для анализа и печати данных в определенном формате; Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержа-ния. Данные следует сохранять в таблицах, причем каждая таблица должна содержать информацию одного типа, тогда достаточно будет обновить кон-кретные данные только в одном месте, чтобы обновленная информация ото-бражалась во всей базе данных.
Ниже перечислены основные требования к организации базы данных. 1.Установление многосторонних связей. Различным программистам требуются различные логические файлы.
Эти файлы получаются из одной и той же совокупности данных. Между элементами запоминаемых данных мо-гут существовать различные связи. Некоторые базы данных будут содержать сложные переплетения взаимосвязей. Метод организации данных должен быть таким, чтобы обеспечивалась возможность удобного представления этих взаимосвязей и быстрого согласования вносимых в них изменений. Сис-тема управления базами данных должна обеспечивать возможность получе-ния требуемых логических файлов из имеющихся данных и существующих между ними связей. Необходимо, чтобы существовало хотя бы небольшое сходство между представлением логического файла в прикладной программе и способом физического хранения данных. 2. Производительность. Базы данных, специально разработанные для использования их оператором терминала, обеспечивают время ответа, удов-летворительное для диалога человек - терминал.
Кроме того, система баз данных должна обеспечивать соответствующую пропускную способность. В системах, рассчитанных на небольшой поток запросов, пропускная способ-ность накладывает незначительные ограничения на структуру базы данных.
В системах с большим потоком запросов, например в системах резервирова-ния авиабилетов, пропускная способность оказывает решающее влияние на выбор организации физического хранения данных. В системах, предназначенных только для пакетной обработки, время ответа не так важно и метод физической организации может выбираться из условий обеспечения эффективной пакетной обработки. 3. Минимальные затраты. Для уменьшения затрат на создание и экс-плуатацию базы данных выбираются такие методы организации, которые минимизируют требования к внешней памяти.
При использовании этих ме-тодов физическое представление данных в памяти может сильно отличаться от того представления, которое использует прикладной программист. Преоб-разование одного представления в другое осуществляет программное обес-печение либо, если возможно, аппаратные или микропрограммные средства.
В таких случаях приходится выбирать между затратами на алгоритм преоб-разования и экономией памяти. 4. Минимальная избыточность. В системах обработки, существовав-ших до использования систем управления базами данных, информационные фонды обладали очень высоким уровнем избыточности. Большинство лен-точных библиотек содержало большое количество избыточных данных. Даже при использовании баз данных по мере возрастания информации, объеди-няемой в интегрированные базы данных, потенциальная возможность появ-ления избыточных данных постепенно увеличивается.
Избыточные данные дороги в том смысле, что они занимают больше памяти, чем это необходимо, и требуют более одной операции обновления. Целью организации базы дан-ных должно быть уничтожение избыточных данных там, где это выгодно, и контроль за теми противоречиями, которые вызываются наличием избыточ-ных данных. 5. Возможности поиска.
Пользователь базы данных может обращаться к ней с самыми различными вопросами по поводу хранимых данных. В большинстве современных коммерческих приложений типы запросов предо-пределены, и физическая организация данных разрабатывается для их обра-ботки с требуемой скоростью. Возросшие требования к системам заключа-ются в обеспечении обработки таких запросов или формирования таких отве-тов, которые заранее не запланированы. 6. Целостность. Если база данных содержит данные, используемые многими пользователями, очень важно, чтобы элементы данных и связи ме-жду ними не разрушались.
Необходимо учитывать возможность возникнове-ния ошибок и различного рода случайных сбоев. Хранение данных, их об-новление, процедуры включения данных должны быть такими, чтобы систе-ма в случае возникновения сбоев могла восстанавливать данные без потерь. Необходимо, чтобы вычислительная система гарантировала целостность хранимых в ней данных. 7. Безопасность и секретность. Данные в системах баз данных долж-ны храниться в тайне и сохранности.
Запоминаемая информация иногда очень важна для использующего ее учреждения. Она не должна быть утеряна или похищена. Для увеличения жизнестойкости информации в базе данных важно защищать ее от аппаратных или программных сбоев, от катастрофиче-ских и криминальных ситуаций, от некомпетентного или злонамеренного ис-пользования лицами, которые могут ее неправильно употребить. Под безопасностью данных понимают защиту данных от случайного или преднамеренного доступа к ним лиц, не имеющих на это право, от неав-торизованной модификации данных или их уничтожения.
Секретность определяют как право отдельных лиц или организаций определять, когда, как и какое количество соответствующей информации может быть передано другим лицам или организациям. 8. Связь с прошлым. Организации, которые в течение какого-то време-ни эксплуатируют системы обработки данных, затрачивают значительные средства на написание программ, процедур и организацию хранения данных.
В том случае, когда фирма начинает использовать на вычислительной уста-новке новое программное обеспечение управления базами данных, очень важно, чтобы при этом она могла работать с уже существующими на этой ус-тановке программами, обрабатываемые данные можно было бы соответст-вующим образом преобразовывать. Такое условие требует наличия про-граммной и информационной совместимости, и ее отсутствие может стать основным сдерживающим фактором при переходе к новым системам управ-ления базами данных.
Важно, однако, чтобы проблема связи с прошлым не сдерживала развитие средств управления базами данных. 9. Связь с будущим. Особенно важной представляется связь с будущим. В будущем данные и среда их хранения изменятся по многим направлениям. Любая коммерческая организация со временем претерпевает изменения. Особенно дорогими эти изменения оказываются для пользователей система-ми обработки данных. Огромные затраты, которые требуются для реализации самых простых изменений, сильно тормозят развитие этих систем.
Эти затра-ты расходуются на преобразование данных, перезапись и отладку приклад-ных программ, явившихся результатом внесения изменений. Со временем число прикладных программ в организации растет, и поэтому перспектива перезаписи всех этих программ кажется нереальной. Одна из самых важных задач при разработке баз данных-запланировать базу данных таким образом, чтобы изменения ее можно было выполнять без модификации прикладных программ. 10. Простота использования.
Средства, которые используются для представления общего логического описания данных, должны быть просты-ми и изящными. Интерфейс программного обеспечения должен быть ориентирован на конечного пользователя и учитывать возможность того, что пользователь не имеет необходимой базы знаний по теории баз данных. 4.