Цель работы: освоить на практике способы экспорта и импорта в MS Access.
Экспорт выполняется командой Файл, Экспорт, в диалоговом окне указывается тип экспортируемого файла. Импорт данных выполняется командой Файл, Внешние данные, Импорт.
При импорте из Excel можно работать с листом целиком или диапазоном ячеек. Если данные добавляются в существующую таблицу, заголовки столбцов листа должны совпадать с названиями полей этой таблицы. При импорте листа целиком желательно, чтобы имена всех полей находились в первой строке таблицы, а все остальные строки содержали данные. В заголовках нельзя использовать символы ".", "!", "[]", нельзя повторять имена. Во время импорта наличие этих нарушений приводит к выводу сообщения об ошибке. Для импорта диапазона ячеек необходимо выделить нужный диапазон (вместе со строкой заголовка) и присвоить имя диапазону (команда Excel Вставка, Имя, Присвоить). Если ячейки содержали формулы, то импортированы будут вычисленные значения.
Данные связанных (присоединенных) таблиц можно использовать, но нельзя менять структуру таблицы, так как при связывании, в отличие от импорта, не создается копия таблицы.
Создать связанные таблицы можно с помощью команды Файл, Внешние данные, Связь с таблицами. Таким образом можно работать с таблицами Excel и Access.