Не забывайте, адреса ячеек набираются только латинским шрифтом!

Двойной щелчок левой клавишей мыши на ячейке с введенными данными осуществляет переход в режим редактирования данных. При этом указатель приобретает вид вертикальной линии.

Переход в режим редактирования данных также можно осуществить щелчком по строке формул.

Для того чтобы переместить данные, следует выделить ячейку или блок, поместить курсор на рамку ячейки или блока (при этом курсор примет форму светлой стрелки), нажать левую клавишу мыши и, удерживая ее, переместить ячейку или блок в требуемое место. Копирование данных производится аналогично перемещению, но с нажатой клавишей Ctrl.

Аналогичные действия можно провести с помощью контекстно-зависимого меню или через Главное меню Excel (опция Правка).

 

Пример.Рассмотрим применение некоторых возможностей Excel на примере создания таблицы выполнения плана (см. рис. 1.1).

1. В ячейку В2 вводим текст «Задание. Определить процент выполнения плана и рост», в ячейку В3 – текст «производства по предприятиям». Изменять ширину ячеек нет смысла, т.к. в соседние справа ячейки текст не вносится и ничто не помешает увидеть набранный текст полностью.

2. Объединяем ячейки В5:B6 и вводим текст «Предприятия отрасли», центрируя его (Формат | Ячейки | Выравнивание | По вертикали (По горизонтали) | По центру) и изменяя ширину ячейки.

3. Объединяем ячейки C5:E5 и вводим текст «Объем производства, млн. руб.». Аналогично, объединяем F5:F6 – текст «Процент выполнения плана», и G5:G6 – текст «Относительный прирост». В последних двух блоках также задаем режим Переносить по словам.Передвигая границы ячеек, добиваемся требуемого расположения текста в ячейках.

4. В ячейки В7, B8, B9 вводим названия предприятий, а в ячейки C6, E6, D6 – текст «План...», «Отчет...».

5. Заполняем ячейки C7:E9 входными данными.

6. Заполняем строку «Итого». В ней должен находиться результат суммирования трех вышестоящих ячеек. Суммирование можно выполнить двумя способами.

Первый способ. Выделяем ячейку C10 и выбираем Вставка | Функция | (появляется окно Мастер функций(рис. 1.3))| Категория | Математические | Функция | СУММ | ОК. В появившемся окне задаем диапазон суммирования C7:C9. После нажатия кнопки ОК в ячейке C10 появляется результат суммирования содержимого ячеек C7:C9. Сама формула

=СУММ (C7:C9)

высвечивается в строке формул.

Окно Мастер функций также открывается щелчком по кнопке со знаком f_x на панели инструментов Стандартная. Excel содержит большое количество встроенных функций: математических, статистических, финансовых и других, сгруппированных по категориям (рис. 1.3, 1.4).

Знание и умелое применение этих функций облегчает процесс обработки информации. Более подробную информацию о каждой функции можно найти, открыв справку по MS Excel (Главное меню, подменю Справка) или нажав на знак ?, или выбрав строку Справка по этой функции в нижнем левом углу диалогового окна Мастер функций(рис. 1.3, 1.4).

Второй способ. Выделяем ячейки C7:C9 и щелкаем по кнопке со знаком S на панели инструментов Стандартная. В ячейке C10 появляется результат суммирования.

Копируем полученную формулу в ячейки D10 и E10. Для этого указываем на маленький квадратик в правом нижнем углу ячейки C10 (курсор при этом превращается в черный крестик – маркер заполнения), нажимаем левую кнопку мыши и, не отпуская ее, двигаем мышь вправо, пока рамка не охватит ячейки D10 и E10. В ячейке D10 появится формула

=СУММ (D7:D9),

а в ячейке E10 – формула

=СУММ (E7:E9).

Таким образом, при копировании произошла автоматическая замена адресов в формуле. Это очень полезное свойство Excel, позволяющее заметно упростить рутинные операции по вводу формул.

Если же при копировании требуется оставить неизменным адрес какой-нибудь ячейки (или только столбца, или только строки), то перед именем столбца и/или номером строки ставится символ $, например, $D$5, H$4, $A2. Это называется абсолютной адресацией ячейки. Помечать знаком $ номер строки (имя столбца) или снимать пометку можно также с помощью клавиши F4, нажимая ее после набора адреса ячейки.

Заносим в ячейку F7 формулу

=E7/D7,

а в ячейку G7 – формулу

=(E7-C7)/C7.

Выделяем ячейки F7 и G7 и копируем сразу две формулы на ячейки F8:F10 и G8:G10, соответственно.

Чтобы задать процентный формат чисел в ячейках F7:G10, можно, выделив их, выбрать путь Формат | Ячейки | Число | Числовые форматы | Процентный | Число десятичных знаков | 2. Это же самое выполняется быстрее при помощи кнопки Процентный формат панели инструментов Форматирование. Если число десятичных знаков меньше (или больше) требуемого, то следует использовать кнопки Увеличить разрядность или Уменьшить разрядность. Таблица заполнена.

Оформим таблицу, нарисовав внутренние и внешние рамки: Формат | Ячейки | Границы, или используя кнопку Границы на панели инструментов Форматирование.

Можно также подобрать для разных частей таблицы различный фон (тип штриховки, цвет штриховки, цвет фона): Формат | Ячейки | Вид, или используя кнопки Цвет заливки и Цвет шрифта на панели инструментов Форматирование.

Для переноса формата одной ячейки на другую удобно пользоваться кнопкой Формат по образцу на панели инструментов Стандартная. Сначала нужно щелкнуть по «родительской» ячейке, затем по кнопке (к маркеру «прилипнет» знак кисти), затем по ячейке, куда нужно перенести формат. При этом переносятся все параметры «родительской» ячейки: шрифт, формат числа, цвет, границы и т.п.

Теперь таблица окончательно готова – и в вычислительном аспекте, и в эстетическом.

При изменении исходных данных в ячейках C7:E9 результаты, находящиеся в ячейках C10:E10 и F7:G10, будут автоматически пересчитываться.

 

Примечание 1. В Excel существует полезная функция автозаполнения, рекомендуемая при заполнении рядов данных.

Если ввести в две соседние ячейки последовательно два числа, составляющие начало арифметической прогрессии, например, 1 и 2, затем их выделить и, как при копировании, с помощью маркера заполнения протащить выделение на несколько ячеек, то ряд продолжится: 1, 2, 3, 4 и т.д.

Excel также позволяет вводить и нечисловые последовательности. Например, если ввести в две соседние ячейки Январь и Февраль и осуществить описанную выше операцию, то в следующих ячейках появится Март, Апрель и т.д. Эти последовательности, или списки, можно сформировать самому и дать Excel запомнить их. Для этого необходимо выполнить команду Сервис | Параметры | Списки | Добавить и в окне Элементы списка записать (разделяя Enter) элементы, составляющие список.

Примечание 2. Информацию, находящуюся в любой ячейке Excel, можно прокомментировать с помощью вставки примечания. Для этого необходимо выбрать ячейку, к которой следует добавить примечание, выполнить команду Вставка | Примечание и ввести текст примечания в появившееся поле. После окончания ввода текста следует щелкнуть кнопкой мыши вне области примечания.

Для просмотра примечаний в книге просто наведите указателем мыши на ячейку с примечанием (она помечена красным треугольником). Чтобы сразу увидеть все примечания, нужно нажать кнопку Отобразить все примечания на панели инструментов Рецензирование, предварительно вызвав ее (Сервис | Настройка | Панели инструментов | Рецензирование).