Автозаполнение

 

Excel позволяет автоматически заполнять ячейки листа последовательными логически связанными значениями или одним и тем же значением в нескольких ячейках таблицы (даже если ячейки не смежные или располагаются на разных листах).

 

1.1.1 Ввод чисел, текста, даты или времени суток.Для выполнения этих действий щелкните ячейку, в которую необходимо ввести данные, наберите данные, нажмите клавишу Enter или клавишу табуляции и выполните одно из следующих действий.

- Ввод чисел и текста в списке.

1) Введите данные в ячейку в первом столбце и нажмите клавишу табуляции для перемещения в соседнюю ячейку.

2) После ввода данных в первую строку нажмите клавишу Enter, чтобы перейти на начало следующей.

3) Если ячейка, расположенная в начале следующей строки, не становится активной, выберите команду меню Сервис Þ Параметры, а затем – вкладку Правка (рис. 1.1). В группе Параметры установите флажок Переход к другой ячейке после ввода, а затем из списка в направлении выберите значение Вниз.

- Ввод даты. При вводе даты используйте точку или дефис в качестве разделителя, например 09.05.2002 или Янв-2002. Чтобы ввести текущую дату, нажмите клавиши Ctrl+; (точка с запятой).

- Вод времени суток. Для отображения времени суток в 12-часовом формате введите букву a или p, отделенную пробелом от значения времени, например 9:00 p. В противном случае время будет интерпретировано на основе 24-часового формата. Чтобы ввести текущее время, нажмите клавиши Ctrl+Shift+: (двоеточие).

 

1.1.2 Ввод чисел с фиксированным количеством десятичных разрядов или конечных нулей. Для этого:

1) Выберите команду меню Сервис Þ Параметры, а затем откройте вкладку Правка (см. рис. 1.1).

2) Установите флажок Фиксированный десятичный формат при вводе.

3) В рамке разрядов введите положительное или отрицательное число, которое задает автоматическое умножение вводимого значения на десять в соответствующей степени.

 

 

Рисунок 1.1 – Вкладка Правка диалога Параметры

 

Например, если ввести 3 в рамке разрядов, а затем – 2834 в ячейке, то значение будет равно 2,834. Если ввести -3 в рамке разрядов, а затем – 283, то значение будет равно 283000.

Изменение параметра Фиксированный десятичный формат при вводе не оказывает влияния на введенные до этого данные. Чтобы для данного числа параметр Фиксированный десятичный формат при вводе не использовался, при наборе числа введите десятичную точку.

 

1.1.3 Ввод одного и того же значения в несколько ячеек одновременно. Для этого:

1) Выделите ячейки, в которые необходимо ввести данные. Они не обязательно должны быть смежными.

2) Введите данные и нажмите клавиши Ctrl+Enter.

 

1.1.4 Ввод и изменение одного и того же значения на нескольких листах. Если выбрана группа рабочих листов, то изменения в одном из них применяются ко всем выделенным листам. Данные могут быть изменены. Для выполнения этих действий:

1) Выберите листы, на которые необходимо ввести данные. Чтобы выделить:

- отдельный лист щелкните ярлычок листа. Если ярлычок нужного листа не виден, найдите этот ярлычок с помощью кнопок прокрутки листов, а затем щелкните его;

- два или более смежных листа щелкните ярлычок первого листа, а затем, удерживая нажатой клавишу Shift, щелкните ярлычок последнего листа;

- два или более несмежных листа щелкните ярлычок первого листа, а затем, удерживая нажатой клавишу Ctrl, последовательно щелкните ярлычки остальных листов;

- все листы книги щелкните правой кнопкой мыши ярлычок какого-либо листа, а затем выберите команду Выделить все листы в контекстном меню.

2) Укажите ячейку или выделите диапазон ячеек, в которые необходимо ввести данные.

3) Введите или измените данные в первой выделенной ячейке.

4) Нажмите клавишу Enter или клавишу табуляции.

 

1.1.5 Автоматическое заполнение повторяющихся записей в столбце. Если несколько первых знаков, вводимых в ячейку, совпадают со знаками записи, ранее введенной в этом столбце, то недостающая часть набора будет произведена автоматически. В Microsoft Excel автоматический ввод производится только для тех записей, которые содержат текст или текст в сочетании с числами. Записи, полностью состоящие из чисел, дат или времени, необходимо вводить самостоятельно.

Для подтверждения предлагаемого варианта, нажмите клавишу Enter. Законченная запись по формату полностью совпадает с существующей записью, включая знаки верхнего и нижнего регистра.

Для замены автоматически введенных знаков продолжите ввод самостоятельно.

Для удаления автоматически введенных знаков нажмите клавишу Backspace.

Чтобы выбрать значение из списка записей, которые уже имеются в столбце, нажмите правую кнопку мыши, а затем выберите в контекстном меню команду Выбрать из списка.

 

1.1.6 Заполнение серии ячеек числами, датами либо другими элементами. Для этого:

1) Выделите первую из заполняемых ячеек.

2) Введите начальное значение для ряда значений.

3) Введите значение в соседнюю ячейку, чтобы определить образец заполнения:

- если требуется получить ряд 2, 3, 4, 5…, введите 2 и 3 в первые две ячейки. Если требуется получить ряд 2, 4, 6, 8…, введите 2 и 4. Если требуется получить ряд 2, 2, 2, 2…, вторую ячейку можно оставить пустой;

- чтобы задать тип ряда значений, перетащите маркер заполнения правой кнопкой мыши, а затем выберите соответствующую команду в контекстном меню. Например, если начальное значение – дата «янв-2002», то для получения ряда «фев-2002», «мар-2002» и т.д. выберите команду Заполнить по месяцам, а для получения ряда «янв-2003», «янв-2004» и т. д. выберите команду Заполнить по годам;

- для того чтобы управлять созданием ряда вручную или использовать для заполнения ряда значений клавиатуру, используйте команду контекстного меню – Прогрессия.

4) Выделите ячейку или ячейки, содержащие начальные значения.

5) Перетащите маркер заполнения через заполняемые ячейки:

- для заполнения в возрастающем порядке перетащите маркер вниз или вправо;

- для заполнения в убывающем порядке перетащите маркер вверх или влево.

 

1.1.7 Ввод одинаковых данных в разные рабочие листы.Если данные были введены на одном листе, то их можно быстро скопировать в соответствующие ячейки других листов. Для этого:

1) Выберите лист, содержащий введенные данные, и листы, на которые их необходимо скопировать.

2) Выделите ячейки, содержащие данные, которые необходимо скопировать.

3) Выберите команду меню Правка Þ Заполнить Þ По листам.