рефераты конспекты курсовые дипломные лекции шпоры

Реферат Курсовая Конспект

Методические указания

Методические указания - Методические Указания, раздел Компьютеры, Текстовый редактор Microsoft Word К Дополнительным Возможностям Word Можно Отнести: Задание Язык...

К дополнительным возможностям Word можно отнести:

  • задание языка документа;
  • проверку орфографии и синтаксиса;
  • слияние с внешними данными;
  • закладки;
  • перекрестные ссылки;
  • автоматическое составление предметного указателя.

Word умеет выполнять множество вспомогательных операций, значительно облегчающих работу с документом, его форматирование и проверку. Модуль проверки орфографии и грамматики позволяет быстро выявлять и исправлять ошибки, а процедура слияния, с помощью которой красиво оформленный документ Word с пустыми полями можно связать с внешней таблицей или базой данных, получив в результате отформатированный отчет, данные которого можно оперативно обновлять.

Подготавливаемый документ может быть написан сразу на нескольких языках. Например, эта методичка, в основном, написана на русском языке. В то же время в текст вставлено большое количество английских слов, например слово «Word». По мере ввода текста каждому слову назначается атрибут, определяющий, каким языком написано слово. Эта информация используется при проверке документа для выбора словаря, которым следует руководствоваться при идентификации каждого конкретного слова. Word, как правило, сам корректно распознает язык, выбирая один из тех языков, поддержка которых установлена на компьютере. Смена языка происходит при переключении раскладки клавиатуры с английской на русскую и обратно.

Если Word не подчеркивает слова и фразы с ошибками, значит, отключен режим автоматической проверки правописания. Чтобы включить его, выберите команду Сервис Параметры. В открывшемся окне диалога щелкните на вкладке Правописание и установите флажки Автоматически проверять орфографию и Автоматически проверять грамматику (рис. 17). Когда Word замечает в тексте слово, написанное с ошибкой, такое слово подчеркивается красной зигзагообразной линией.

Рисунок 17 Установка параметров правописания

При работе, кроме орфографии, Word автоматически проверяет синтаксис и грамматику текста. Неверные с точки зрения системы конструкции подчеркиваются зеленой зигзагообразной линией. Если подвести к этому месту маркер мыши и щелкнуть правой клавишей, то в открывшемся окне можно получить пояснение ошибки. Правила настройки системы проверки синтаксиса и грамматики могут быть изменены по желанию пользователя. Дополнительно отметим, что, как и в случае не печатаемых символов, пометки в тексте системы правописания на печать не выводятся.

Достаточно часто приходится создавать однотипные документы, незначительно отличающиеся один от другого. Примером могут быть приглашения на некое мероприятие, которые отличаются только фамилией приглашенного. Для того, чтобы создать такой документ, надо создать заготовку приглашения (образец), и, кроме этого, таблицу фамилий самих приглашенных и их адресов. Далее автоматически объединяется образец с таблицей, генерируется набор писем. Все копии исходного письма наследуют общий текст образца, но содержат разную информацию в области адреса и фамилии получателя, которая заполняется на основе таблицы данных.

Для создания слияния (рис. 18), прежде всего, нужно разработать главный документ, играющий роль образца. Этот документ может иметь любое содержание. Основная идея заключается в том, что некоторые части текста заменяются полями, которые заполняются в результате слияния главного документа с таблицей данных.

Рисунок 18 Слияние

Пункты раздела Выбор типа документа определяют тип главного документа слияния. При необходимости вы всегда сможете позже изменить тип главного документа или связать с выбранным источником данных еще один главный документ. На этом этапе необходимо выбрать в качестве главного документа один из предлагаемых вариантов: использовать уже открытый документ, создать новый документ на основе шаблона или открыть существующий документ.

Источник данных слияния представляет собой базу данных, состоящую из записей, на основе каждой из которых с помощью главного документа будет сгенерирован конкретный экземпляр письма. Все записи имеют одинаковые поля данных.

Некоторые наиболее распространенные поля заранее внесены в список окна создания источника данных. Вы можете удалить из базы данных ненужные поля и добавить свои собственные.

Пункты раздела Выбор получателей позволяют выбрать в качестве источника данных имеющуюся базу данных, ранее созданную в Word или в приложении типа Access, либо адресную книгу.

Наличие в источнике данных лишних полей никак не влияет на результат слияния, но замедляет работу программы. Для изменения информации источника данных щелкните в панели инструментов Слияние на кнопке Получатели, а затем в открывшемся окне диалога — на кнопке Изменить. Откроется форма источника данных. Для перемещения по записям источника пользуйтесь кнопками Первая, Назад, Вперед, Последняя в нижней части формы.

При слиянии Word позволяет не только перебрать все записи источника данных, но и отобрать некоторые из них. Для этого можно воспользоваться полями Word или запросом. Список Добавить поле Word панели инструментов Слияние позволяет добавлять в документ следующие поля, выполняющие отбор записей источника данных на основе определенных правил:

· ASK (Запрос) и FILLIN (Заполнение) генерируют паузу в процессе печати слияния и дают возможность вводить дополнительный текст в каждый экземпляр документа, например индивидуальный номер клиента или пароль;

· IF... THEN... ELSE позволяет ввести условие и действие, которое выполняется в случае истинности или ложности условия;

· MERGE REC (Номер записи) и MERGE SEQ (Номер по порядку) добавляют в документ соответственно номер записи источника данных и порядковый номер экземпляра слияния. Если в слиянии участвуют не все записи источника данных, эти номера будут отличаться друг от друга;

· NEXT (Следующая запись) и NEXTIF (Следующая запись, если) дают возможность напечатать в одном экземпляре документа информацию из нескольких последовательных записей источника данных;

· SET BOOKMARK (Закладка) позволяет связать некоторый текст документа с закладкой, которую можно вставлять в документ любое число раз. Если изменится исходный текст, обозначенный закладкой, то он моментально обновится во всех точках вставки этой закладки;

· SKIPIF (Пропустить запись, если) дает возможность ввести условие, в случае истинности которого текущая запись будет пропущена и не попадет в слияние.

Можно назначить правила сортировки. Назначение одинаковых правил сортировки для писем и наклеек на конверты позволяет при отправке писем не тратить время на поиск нужного конверта. Конверты с наклейками будут лежать на вашем столе в том же порядке, что и письма.

Существует четыре режима слияния:

  • Слияние в новый документ - создает документ Word, в котором последовательно на отдельных страницах размещаются все экземпляры, построенные на основе слияния;
  • Слияние при печати - печатает результат слияния на принтер;
  • Объединить для отправки - отправляет каждый экземпляр слияния нужному адресату но электронной почте;
  • Объединить для отправки по факсу - отправляет каждый экземпляр слияния нужному адресату по факсу.

При создании документов часто возникает необходимость указывать ссылки на его отдельные фрагменты, например на номер формулы, рисунка и т.п. Для того, чтобы автоматизировать действия по изменению ранее указанного значения, можно воспользоваться режимом закладок. Чтобы создать закладку, надо выделить фрагмент текста и выбрать пункт меню Вставка строка Закладки. Открывшееся окно диалога попросит вас ввести имя закладки. Целесообразно выбирать осмысленное имя, чтобы потом легко узнавать, к чему собственно относится закладка, однако при этом надо иметь в виду, что пробелы в имени закладки не допускаются. Когда закладка создана, в любом другом месте документа можно установить Перекрестную ссылку на любую из имеющихся закладок.

В процессе работы с документом содержимое закладки может быть изменено. Обратите внимание на то, что в процессе редактирования текста закладки нельзя допускать его полного удаления, поскольку в этом случае исчезнет сама закладка. Поэтому для изменения, например номера рисунка, сначала введите новый номер, а потом удалите старый.

Для того, чтобы измененный текст закладки отразился в точках перекрестных ссылок на нее, выделите текст документа и выберите пункт Обновить поле.

Ссылки в текст документа можно задать перекрестной ссылкой. В пункте Вставка главного меню выберите строку Перекрестная ссылка. В открывшемся окне необходимо задать Тип ссылки и Вставить ссылку на. Если выбран Тип ссылки - Абзац, то вставленная перекрестная ссылка связывается с соответствующим абзацем текста документа. Для автоматической корректировки номеров ссылок надо выделить поле, где она находится, нажать правую кнопку мыши и в открывшемся меню выбрать пункт Обновить поле. Для упрощения можно выделять не только само место ссылки, но и часть текста, в том числе и весь документ (Ctrl+A). В этом случае режим Обновить поле произведет корректировку всех ссылок документа (ссылки на литературу, предметный указатель, оглавление и т.п.).

Предметный указательпредставляет собой алфавитный список терминов, используемых в документе, с указанием номера страницы, на которой о них есть упоминание. Для создания предметного указателя выделите в тексте интересующее вас слово или группу слов. После этого в пункте Вставка главного меню надо выбрать режим Оглавление и указатели вкладка Указатель. Нажмите кнопку Пометить и в открывшемся окне откорректируйте текст так, как бы вы хотели, чтобы он появился в предметном указателе, еще раз нажмите кнопку Пометить, а затем кнопку Закрыть. В тексте документа появится отметка, которая позднее будет использована для составления указателя. При итоговом составлении указателя надо, как и в случае создания оглавления, выбрать для него место в документе, вызвать вкладку Указатель и нажать кнопку OK.

– Конец работы –

Эта тема принадлежит разделу:

Текстовый редактор Microsoft Word

Текстовый редактор microsoft word.. лабораторная работа знакомство с текстовым редактором word.. методические указания..

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ: Методические указания

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Все темы данного раздела:

Методические указания
Программа Microsoft Word представляет собой один из распространенных текстовых редакторов. Она позволяет создавать и редактировать документы, добавлять в них таблицы и рисунки, изменять оформление

Порядок выполнения работы
1. Уточните у преподавателя, на каком диске компьютера можно создать свою папку. Создайте в указанном месте папку с номером вашей группы, в ней создайте папку с вашей фамилией. 2. Откройте

Порядок оформления отчета
Подготовьте отчет о выполненной лабораторной работе. Отчет о лабораторной работе должен содержать: титульный лист (с действующим вариантом титульного листа можно ознакомиться на http://standarts.gu

Методические указания
К основным операциям и элементам форматирования текста можно отнести следующие: настройка отступов и интервалов; табуляция; маркированные и нумерованные списки; т

Порядок выполнения работы
1. Запустите Word. Создайте новый документ. Введите текст нескольких абзацев из этой методички. Перейдите в Режим разметки. Если на экране нет вертикальной и горизонтальной линеек,

Методические указания
Word позволяет создавать в тексте таблицы и форматировать их. Таблица состоит из строк и столбцов ячеек. Ячейки можно заполнять цифрами, текстом и рисунками. Для оформления таблиц в Word с

Порядок выполнения работы
1. Откройте новый или существующий документ. Переключитесь в обычный режим просмотра и поместите текстовый курсор в конец того абзаца, после которого нужно добавить таблицу. Нажмите клавиш

Порядок оформления отчета
Подготовьте отчет о выполненной лабораторной работе. Отчет о лабораторной работе должен содержать: титульный лист (с действующим вариантом титульного листа можно ознакомиться на http://standarts.gu

Порядок выполнения работы
1. Откройте Word и создайте новый документ. Введите основной текст письма, но не указывайте адрес и фамилию получателя, сохраните документ под именем Письмо.doc. Выберите команду

Методические указания
Табличный процессор Excel представляет собой компьютерную программу, предназначенную для обработки данных. Обработка может включать в себя: выполнение различных вычислений с использо

Порядок выполнения работы
Включите компьютер. Загрузите Excel. Создать на рабочем листе пользовательскую таблицу, изображенную на рис. 19. Выполнить форматирование таблицы в соответствии с вариантом. Номер своего в

Порядок оформления отчета
Подготовьте отчет о выполненной лабораторной работе. Отчет о лабораторной работе должен содержать: титульный лист (с действующим вариантом титульного листа можно ознакомиться на http://standarts.gu

Методические указания
Обработка данных осуществляется по формулам, определенным пользователем. Для перехода в режим создания формулы необходимо выделить ячейку и ввести знак = . В формулах могут использоваться как станд

Порядок выполнения работы
1. Включите компьютер. Загрузите Excel. 2. Создать на рабочем листе пользовательскую таблицу, изображенную на рис. 24. Рассчитайте оплату труда сотрудников фирмы на основе данных таблицы.

Методические указания
В Microsoft Excel можно изменить формат числа, включая дату и время, без изменения формата других чисел. Применяемый числовой формат не влияет на значение в ячейке (отображается в строке формул), к

Порядок выполнения работы
1. Включите компьютер. Загрузите Excel. 2. Узнайте у преподавателя номер своего варианта. Создайте на рабочем листе пользовательскую таблицу, изображенную на рис. 26.

Методические указания
MS Excel дает возможность отображать числовые данные в виде полноцветных, легких для понимания диаграмм. Диаграммы включают много объектов, каждый из которых можно выделять и изменять отдельно.

Порядок выполнения работы
1. Включите компьютер. Загрузите Excel. 2. По данным таблицы, полученной в результате выполнения лабораторной работы №7, необходимо построить: · Гистограммы, · Линейчатую

Методические указания
Программа Microsoft Visio предназначена для подготовки рисунков, которые позднее могут быть вставлены в другие документы. Она естественно дополняет возможности остальных рассмотренных пакетов в это

Порядок выполнения работы
1. Включите компьютер. Загрузите Visio. 2. Выберите класс схема данных (Block Diagram) и создайте рисунок, отображающий последовательность обучения в высшей школе России (рис. 38).

Методические указания
Презентация PowerPoint - современный способ представления самой разной информации. Презентация состоит из серии слайдов с определенным содержанием. Эти слайды можно распечатать на бумаге и пленке и

Порядок выполнения работы
1. Включите компьютер. Загрузите Microsoft PowerPoint. Создайте пустую презентацию без какого-либо оформления и содержания. Добавьте несколько слайдов в режиме структуры. Переключитесь в режим слай

Методические указания
Информационные технологии повсеместно внедряются во все сферы человеческой деятельности. Одной из самых распространенных современных технологий является использование баз данных (БД). Базы данных с

Порядок выполнения работы
1. Создайте базу данных ДЕКАНАТ, выполнив следующие действия: · загрузите Access, в появившемся окне в меню ФАЙЛ / СОЗДАНИЕ / НОВАЯ БАЗА ДАННЫХ. · в окне ФАЙЛ НОВОЙ БАЗЫ ДАННЫХ ук

Порядок оформления отчета
Подготовьте отчет о выполненной лабораторной работе. Отчет о лабораторной работе должен содержать: титульный лист (с действующим вариантом титульного листа можно ознакомиться на http://standarts.gu

Методические указания
После описания данных в таблицах можно вводить в них данные, однако такой способ имеет ряд недостатков. Access предоставляет использование экранных форм с предоставлением графического диалогового и

Порядок выполнения работы
· . Включите компьютер. Загрузите Access. В меню ФАЙЛ команда ОТКРЫТЬ созданную Вами БД. · Объект . ФОРМЫ · нажмите кнопку создать; · в открывающемся списке выберите табл

Создание формы с вкладками
Если форма содержит большое количество полей, то можно использовать форму с вкладками. Создайте форму СТУДЕНТ в режиме конструктора с двумя вкладками, для чего на панели элементов выбирается кнопка

Создание многотабличных форм для ввода информации при помощи мастера
При вводе информации в таблицу ОЦЕНКИ, подчиненную таблицам ДИСЦИПЛИНА и СТУДЕНТЫ, нужно вводить код студента и код дисциплины, но эта информация находится в соответствующих таблицах. Использование

Порядок оформления отчета
Подготовьте отчет о выполненной лабораторной работе. Отчет о лабораторной работе должен содержать: титульный лист (с действующим вариантом титульного листа можно ознакомиться на http://standarts.gu

Методические указания
Типы запросов · ·Запрос на Выборку --выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом является таблица, которая существует до закрытия запроса. · Запрос с

Порядок выполнения работы
· . Включите компьютер. Загрузите Access. В меню ФАЙЛ команда ОТКРЫТЬ созданную Вами БД. · Объект ЗАПРОСЫ 1. СОЗДАЙТЕ ЗАПРОС НА ВЫБОРКУ, в котором на экран должен

Порядок оформления отчета
Подготовьте отчет о выполненной лабораторной работе. Отчет о лабораторной работе должен содержать: титульный лист (с действующим вариантом титульного листа можно ознакомиться на http://standarts.gu

Методические указания
Отчеты создаются на основе одной или нескольких взаимосвязанных таблиц или запросов в режиме КОНСТРУКТОРА или с использованием МАСТЕРА с возможной доработкой в . режиме КОНСТРУКТОРА. Режим КОНСТРУК

Порядок выполнения работы
· Включите компьютер. Загрузите Access. В меню ФАЙЛ команда ОТКРЫТЬ созданную Вами БД. · Объект . ОТЧЕТЫ Создайте автоотчеты: ¨ленточный на основании таблицы ДИСЦИПЛИ

Порядок оформления отчета
Подготовьте отчет о выполненной лабораторной работе. Отчет о лабораторной работе должен содержать: титульный лист (с действующим вариантом титульного листа можно ознакомиться на http://standarts.gu

Хотите получать на электронную почту самые свежие новости?
Education Insider Sample
Подпишитесь на Нашу рассылку
Наша политика приватности обеспечивает 100% безопасность и анонимность Ваших E-Mail
Реклама
Соответствующий теме материал
  • Похожее
  • Популярное
  • Облако тегов
  • Здесь
  • Временно
  • Пусто
Теги