По электронной почте
После настройки учетной записи электронной почты Internet можно использовать Outlook для обмена сообщениями с пользователями, имеющими учетные записи электронной почты.
Копии всех отправленных сообщений сохраняются Outlook в папке Sent Items (Отправленные), а копии всех полученных сообщений – в папке Inbox (Входящие). Папки, указанные выше, используются программой Outlook по умолчанию. Программу Outlook можно настроить таким образом, чтобы она сохраняла копии отправленных и полученных сообщений в других папках.
4.1. Выбор формата сообщений электронной почты
Для отправки сообщений необходимо выбрать один из следующих форматов: HTML, Outlook Rich Text (Формат RTF) или Plain Text (Обычный текст) (Рис.6).
Рис. 6. Выбор формата сообщения
При ответе на полученное сообщение, Outlook автоматически использует тот же формат, что был и у полученного вами сообщения. Точно так же программа поступает и в том случае, если вы добавляете комментарий к полученному сообщению и пересылаете его.
4.2. Создание сообщения
Предполагается, что используются стандартные настройки Outlook: в качестве формата сообщений выбран HTML.
4.2.1. Открытие формы сообщения
Для создания сообщения на панели инструментов щелкнуть на кнопке «Создать сообщение». После этого, появится форма сообщения, которая напоминает показанную на рис. 7.
Рис 7 Форма создания нового сообщения
4.2.2. Адресация сообщений
Пустая форма сообщения, показанная на рис. 7, содержит заголовок сообщения вместе с такими полями, как «Кому», «Копия» и «Тема», которые Outlook практически всегда отображает в окошке нового сообщения.
Для адресации сообщения укажите адрес одного или нескольких получателей в поле То (Кому). Это можно сделать следующими способами.
Ввод адресов электронной почты вручную. Если известны адреса электронной почты получателей, их можно вводить в поле “То (Кому)”, отделяя точками с запятой. Если сообщение отправляется одному пользователю, необходимо ввести адрес в поле “То (Кому)” в следующей форме: poluchatel@ksue.edu.
Выбор имен из адресной книги. Вместо того чтобы вводить адреса электронной почты получателей, можно выбрать их из адресной книги. Для этого в форме Message (Сообщение) необходимо щелкнуть на кнопке “То (Кому)”, чтобы отобразить список контактов.
Далее перебирая список имен, выбирать нужное имя и щелкнуть на кнопке “То (Кому)” для его копирования в поле Message Recipients (Получатели сообщения) после чего нажать кнопку ОК для возврата к форме Message (Сообщение), в поле “То (Кому)” которой уже будет представлено выбранное имя.
4.2.3. Отправка копий сообщений
Сообщения отправляются тем пользователям, от которых ожидаются определенные действия в ответ на сообщения, а их копии – тем, которые должны знать о сообщении, но не должны предпринимать никаких действий.
При использовании Outlook получатели, имена которых указаны в полях “То (Кому)” и Сopy (Копия), видят имена всех остальных получателей сообщения.
4.2.4. Ввод темы сообщения
Для ввода темы сообщения подведите указатель ввода к полю Subject (Тема) формы Message (Сообщение), укажите тему, и нажмите клавишу <Таb> для перехода к основному текстовому полю формы. Сразу после нажатия клавиши <Таb> тема сообщения отобразится в строке заголовка сообщения.
В качестве темы сообщения необходимо указывать слова или совокупность слов, отражающих содержательный смысл сообщения.
4.2.5. Ввод текста сообщения
Ввод текста сообщения осуществляется в части экрана, расположенной под полем Subject (Тема).
4.2.6. Вставка файла
Для расширения возможностей пользователя можно вставить в сообщение любой файл, который содержится на жестком диске вашего компьютера или на диске любого компьютера в сети, к которому разрешен общий доступ,
Для то того, чтобы вставить файл, необходимо выполнить следующую последовательность действий:
Ø выбрать команду «Вложить файл» из строки меню формы Message (Сообщение), после чего появится диалоговое окно, показанное на рис. 9.
Ø в окне проводника выбрать необходимый файл;
Ø щелкнуть на кнопке Insert (Ввставить). В заголовке формы Message (Сообщение) отобразится поле Attach (Вложение), в котором будут представлены такие сведения, как имя файла и его размер. Имена вложенных файлов отображаются в поле Вложение заголовка формы Сообщение.
Рис. 8. Выбор пункта прикрепить файл
Рис 9. Диалоговое окно вставки файла
Для удаления вложенного файла или элемента удалите его из поля Attach (Вложение).
Вставка рисунка (графического объекта)
Используя формат передачи сообщений HTML, можно вставлять в сообщения графические изображения. Вставленный рисунок появится в сообщении, имея точно такой размер, как и в исходном файле. Можно вставлять изображения, сохраненные в формате .art, .bmp, .gif, .jpg, .eps и .xbf, однако старайтесь использовать форматы .gif и .jpg, так как они занимают меньше пространства, чем другие форматы. Процесс вставки изображения в сообщение зависит от того, используется ли в качестве редактора сообщений программа Word или собственный редактор Outlook.
Для вставки изображения при использовании в качестве редактора сообщений программы Word подведите маркер вставки к тому месту в сообщении, где должен появиться рисунок, после чего выберите команду Insert Picture (Вставка – Рисунок) из строки меню формы Сообщение после чего Outlook отобразит меню источников изображений. Далее выберите источник рисунка, который решили использовать в передаваемом сообщении.
Для вставки изображения при использовании собственного редактора Outlook выполните следующие действия.
1. Подведите маркер вставки к тому месту в сообщении, где должно появиться изображение.
2. Выберите команду Inserts – Picture (Вставка – Рисунок) из строки меню формы Сообщение, чтобы отобразить диалоговое окно вставки изображения.
3. В текстовом поле Picture Source (Источник рисунка) укажите полный путь к изображению. Либо воспользуйтесь кнопкой Browse (Обзор) для нахождения файла.
4. В поле Alternate Text (Текст для замены) введите текст, который будет представлен в том случае, если компьютер получателя не сможет отобразить рисунок.
5. Воспользуйтесь раскрывающимся списком Alignment (Выравнивание) для определения расположения картинки в сообщении.
6. Для того, чтобы картинка отображалась в рамке, введите необходимое значение в поле Border Thickness (Толщина границы). Это значение представляет собой толщину рамки в пикселях.
7. В группе Spacing (Интервал по) укажите отступы в пикселях: по горизонтали в поле Horizontal (Горизонтали) и по вертикали в поле Vertical (Вертикали).
8. Щелкните на кнопке ОК.
После того, как картинка появилась в изображении, можно перетащить ее на новое место. Вы также можете щелкнуть на картинке для ее выделения; в результате щелчка по краям картинки появятся маркеры, которые можно перетаскивать для изменения размеров картинки. Дважды щелкните на картинке в изображении, чтобы запустить графический редактор для внесения в картинку необходимых изменений.
Вставка гиперссылки
Один из способов вставки гиперссылки в сообщение является ввод гиперссылки. Outlook автоматически распознает правильно указанный формат гиперссылки. Например, если ввести адрес http://www.yandex.ru (или просто www.yandex.ru), Outlook покажет, что правильно распознала ссылку, изменив ее цвет на голубой и подчеркнув ее. Это справедливо для всех трех форматов передачи сообщений
4.3. Отправка сообщения
Процесс отправки сообщения состоит из двух этапов: сначала Outlook отправляет сообщение из формы Сообщение в папку Исходящие после чего сообщение отправляется на сервер, а его копия сохраняется в папке Отправленные.
Для отправки сообщения щелкните на кнопке Отправить панели инструментов Сообщение (при использовании программы Word) или стандартной панели инструментов (при использовании собственного редактора Outlook) формы Сообщение. Outlook немедленно отправит сообщение в папку Исходящие.
4.4. Отправка сообщений из папки Исходящие на сервер
Для отправки сообщений на почтовый сервер из папки Исходящие (при использовании любой учетной записи) отобразите любую информационную панель, после чего воспользуйтесь меню Сервис. После этого выберите необходимый сервер из подменю Отправить/получить. При необходимости Outlook установит соединение с сервером, после чего программа приступит к отправке сообщений.