Создание формул с использованием мастера функций

Функция - стандартная формула, которая обеспечивает выполнение определенных действий над значениями, выступающими в качестве аргументов. Функции позволяют упростить формулы, особенно если они длинные или сложные. Функции используют не только для непосредственных вычислений, но также и для преобразования чисел, например для округления, для поиска значений, сравнения и т. д.

Для создания формул с функциями обычно используют группу Библиотека функций вкладки Формулы (рис. 2).

Рис. 2. Вкладка Формулы

1. Выделите ячейку, в которую требуется ввести формулу.

2. Щелкните по кнопке нужной категории функций в группе Библиотека функций и выберите нужную функцию.

3. В окне Аргументы функции в соответствующем поле (полях) введите аргументы функции. Ссылки на ячейки можно вводить с клавиатуры, но удобнее пользоваться выделением ячеек мышью. Для этого поставьте курсор в соответствующее поле и на листе выделите необходимую ячейку или диапазон ячеек. Для удобства выделения ячеек окно Аргументы функции можно сдвинуть или свернуть. Текст, числа и логические выражения в качестве аргументов обычно вводят с клавиатуры. В качестве подсказки в окне отображается назначение функции, а в нижней части окна отображается описание аргумента, в поле которого в данный момент находится курсор. Следует иметь в виду, что некоторые функции не имеют аргументов.

4. В окне Аргументы функции нажмите кнопку ОК.

Например, в таблице на рис. 5 в ячейке С2 необходимо создать формулу для округления до двух знаков после запятой значения в ячейке В2:

1. выделите ячейку С2 ;

2. щелкните по кнопке категории Математические в группе Библиотека функций и выберите функцию ОКРУГЛ (рис. 3);

Рис. 3. Выбор функции

3. в окне Аргументы функции (рис. 4) установите курсор в поле Число и на листе выделите ячейку В2, затем установите курсор в поле Число разрядов и с клавиатуры введите число 2 ;

Рис. 4. Ввод аргументов функции

4. нажмите кнопку ОК.

Для вставки функции не обязательно использовать кнопки категорий функций в группе Библиотека функций. Для выбора нужной функции можно использовать мастер функций. Причем, это можно сделать при работе в любой вкладке.

1. Нажмите кнопку Вставить функцию в строке формул.

2. В окне Мастер функций: шаг 1 из 2 (рис. 5) в раскрывающемся списке Категория выберите категорию функции, затем в списке Выберите функцию выберите функцию.

3. Нажмите кнопку ОК или дважды щелкните мышью по названию выбранной функции.

Рис. 5. Выбор функции в Мастере функций

4. В появившемся окне Аргументы функции так же, как и в предыдущем случае (см. рис. 4) введите аргументы функции. Нажмите кнопку ОК.

Если название нужной функции неизвестно, можно попробовать найти ее. Для этого в поле Поиск функции диалогового окна Мастер функций: шаг 1 из 2 (рис. 6) введите назначение искомой функции и нажмите кнопку Найти. Найденные функции будут отображены в списке Выберите функцию.

Рис. 6. Поиск функции

Имена функций при создании формул можно вводить с клавиатуры. Для упрощения процесса создания и снижения количества опечаток используйте автозавершение формул.

1. В ячейку или в строку формул введите знак "=" (знак равенства) и первые буквы используемой функции. По мере ввода список прокрутки возможных элементов отображает наиболее близкие значения. Значки указывают типы вводимых данных, такие как функция или ссылка на таблицу (рис. 7).

Рис. 7. Ввод формулы с использованием автозавершения

2. Выберите нужную функцию, для чего дважды щелкните по ней мышью.

3. С использованием клавиатуры и мыши введите аргументы функции. Подтвердите ввод формулы.

Создание формул с использованием кнопки "Сумма"

Для быстрого выполнения некоторых действий с применением функций без запуска мастера функций можно использовать кнопку Сумма. Эта кнопка, помимо группы Библиотека функций вкладки Формулы (там она называется Автосумма ), имеется также в группе Редактирование вкладки Главная.

Для вычисления суммы чисел в ячейках, расположенных непрерывно в одном столбце или одной строке, достаточно выделить ячейку ниже или правее суммируемого диапазона и нажать кнопку Сумма. Например, для вычисления суммы значений в ячейках Е2:Е17 в таблице на рис. 8 следует выделить ячейку Е18 и нажать кнопку Сумма.

 

Рис. 8. Суммирование с использованием кнопки Сумма

Для подтверждения ввода формулы следует нажать клавишу Enter или еще раз нажать кнопку Сумма.

Для вычисления суммы произвольно расположенных ячеек следует выделить ячейку, в которой должна быть вычислена сумма, нажать на кнопку Сумма, а затем на листе выделить суммируемые ячейки и/или диапазоны ячеек. Для подтверждения ввода формулы следует нажать клавишу Enter или еще раз нажать кнопку Сумма.

Кроме вычисления суммы, кнопку Сумма можно использовать при вычислении среднего значения, определения количества числовых значений, нахождения максимального и минимального значений. В этом случае необходимо щелкнуть по стрелке кнопки и выбрать необходимое действие:

Среднее - расчет среднего арифметического;

Число - определение количества численных значений;

Максимум - нахождение максимального значения;

Минимум - нахождение минимального значения.

Например, для вычисления среднего значения в ячейках С2:С17 в таблице на рис. 9 следует выделить ячейку С18, затем щелкнуть по стрелке кнопки Сумма и выбрать действие Среднее.

Рис. 9. Вычисление среднего значения с использованием кнопки Сумма