Документ – это носитель юридической и экономической информации, отражающей динамику собственности (сведения о движении материальных ценностей и денежных средств).
Согласно принципу непрерывности, бухгалтерский учет осуществляется без перерыва с момента организации предприятия и все факты хозяйственной жизни находят отражение на счетах бухгалтерского учета на основании первичных документов.
При налоговой проверке бухгалтерские документы имеют значение как письменное свидетельство о факте совершения хозяйственной операции или о праве на ее совершение и служат основным средством проверки правильности и достоверности отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете. Поэтому считается, что, если нет документа – нет операции. При этом первичные документы должны быть приняты к учету, если они составлены по образцу, содержащемуся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, и подписаны уполномоченными на это лицами.
Порядок работы с первичными документами регламентируется Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 25.07.83 г №105 и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (№34н от 29.07.98г.).
Первичный документ отражает одну совершенную хозяйственную операцию и должен составляться либо в момент ее совершения, либо сразу после ее окончания. К первичным документам предъявляются определенные требования. Документ имеет обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- название и юридический адрес сторон. Под сторонами (субъектами) понимаются физические или юридические лица, участвующие в хозяйственной операции;
- дата составления документа;
- содержание хозяйственной операции. Необходимо соблюдать требования строгого соответствия между наименованием документа и содержанием проводимым по нему операций;
- измерители осуществляемой операции;
- наименование должностных лиц, ответственных за операцию;
- личные подписи и их расшифровка.
Отсутствие какого-либо обязательного реквизита является нарушением правил ведения бухгалтерского учета и может стать причиной применения к предприятию финансовых санкций.
Бухгалтерские документы подразделяются по назначению, по способу отражения хозяйственных операций, по месту составления и по способу охвата операций.
По назначению документы подразделяются на организационно-распорядительные (распорядительные), оправдательные (исполнительные), комбинированные и документы бухгалтерского оформления.
Распорядительные документы содержат в себе приказ, распоряжение или дают право на совершение операции (платежное поручение, доверенность и др.). такие документы не являются доказательством факта совершения операции, а содержат распоряжение о ее совершении, следовательно, не являются основой для отражения в учете.
Оправдательные документы оформляют уже совершенную операцию (инвентаризационная опись, акты выполненных работ и др.) и служат основанием для отражения их в учете.
Комбинированные документы содержат в себе распоряжение и одновременно оформляют уже совершенную операцию (приходные и расходные кассовые ордера и др.). использование в учете таких документов сокращает общее количество документов и ускоряет время на их обработку.
Документы бухгалтерского оформления составляются и используются для нужд бухгалтерии. Эти документы конкретизируют или поясняют отражение в бухгалтерском учете тех или иных фактов хозяйственной деятельности либо их последствий (справки об ошибках, расчет торговой надбавки и др.)
По способу отражения хозяйственных операций документы подразделяются на первичные и сводные.
Первичный документ составляется в момент совершения операции и является первым свидетельством хозяйственной операции (накладные, кассовые ордера и др.).
Сводный документ составляется на основании первичных документов и обобщает сведения, содержавшиеся в них (товарный или кассовый отчет и др.). Такие документы сокращают количество записей и значительно упрощают и облегчают учетную работу.
По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.
Внутренние документы составляются и имеют юридическую силу только на самом предприятии (платежная ведомость и др.).
Внешние документы поступают на предприятие с другого предприятия (счет-фактура, товарно-транспортная накладная и др.)
По способу охвата операций первичные документы подразделяются на разовые, накопительные и группировочные. Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию (наряд на работу). Накопительный документ отражает однородные разовые операции в последовательности порядка их составления (за определенный период). Использование таких документов сокращает количество документов в обороте предприятия. Группировочным считается документ, в котором отражается информация из однородных разовых документов, сгруппированных по тем или иным видам материалов, затрат и т.п.
Все документы до записи их по счетам предварительно должны быть обработаны. Особое внимание уделяется проверке документов. При получении документа должна быть проведена проверка полноты его содержания (формальная проверка, т.е. проверка реквизитов, содержания, наличия подписей и т.п.), арифметическая (счетная проверка) и проверка по существу (логическая проверка, т.е. выявление законности зафиксированной хозяйственной операции и т.п.). После этого документы группируются по необходимым для учета признакам и на документе указываются корреспондирующие счета (делается контировка). Гашением называется отметка на документах об их использовании (происходит путем перечеркивания документа или проставлением штампа).
Под документооборотом понимается движение документов с момента их составления или получения от других организаций до сдачи в архив. Четкая организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации для работы предприятия и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского учета. Без правильной организации документооборота нельзя обеспечить рациональное разделение учетного труда, равномерность нагрузки счетных работников, своевременность бухгалтерских записей.
В условиях рыночной экономики большое значение имеет охрана экономической информации, содержащейся в документах. Руководители предприятия должны предусмотреть в трудовых договорах четко выраженные обязательства сотрудников о неразглашении коммерческой тайны. Кроме этого они продумать организацию движения конфиденциальной информации и предусмотреть вопросы ее защиты.
Предприятие обязано хранить всю бухгалтерскую документацию не менее пяти лет. Для отдельных первичных документов возможен более короткий срок хранения (для доверенностей – календарный год), а для отдельных видов документов срок хранения установлен законодательно (документы, подтверждающие размер оплаты труда – не менее 70 лет).