Вопрос 1. Предмет и основные понятия архивоведения Предмет архивоведения Архивоведение - наука, изучающая историю, теорию и практику архивного дела

Вопрос 1. Предмет и основные понятия архивоведения

 

Предмет архивоведения

Архивоведение - наука, изучающая историю, теорию и практику архивного дела.

Предмет архивоведения включает следующие вопросы:

ü принципы и методы отбора документов, подлежащих архивному хранению;

ü способы хранения, обеспечивающие полную сохранность доку­ментов;

ü создание системы информации о содержании документов,

ü организацию всестороннего использования документальной информации;

ü организацию работы архивных учреждений.

Жизнедеятельность людей, развитие общества всегда фиксиро­вались различными способами. С момента появления письмен­ности основным видом фиксирования информации стал пись­менный документ.

Основные понятия архивоведения

Документ - зафиксированная на материальном носителе инфор­мация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В за­висимости от носителя история знает самые разнообразные до­кументы: от наскальных надписей первобытных людей до современ­ных компьютерных документов. Их содержание адекватно отража­ет всю жизнедеятельность человека и общества.

В своем развитии документ проходит эволюцию от документи­рования - записи информации на различных носителях по ус­тановленным правилам - до его архивного хранения. Порядок документирования изучает делопроизводство, порядок архив­ного хранения - архивное дело.

Архивное дело - отрасль деятельности, обеспечивающая орга­низацию хранения и использования архивных документов.

Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а также имею­щий ценность для собственника.

Становление архивного дела в Киевской Руси

Основные виды документов в Киевской Руси

К основным видам документов относились: ü дипломатические акты; ü административные акты;

Первые архивы Киевской Руси

Первыми архивами Киевской Руси были: ü Казна Княжьего двора — центральный общегосударственный архив; ü местные архивы (хранили посадники);

Вопрос 3. Архивное дело в Московской Руси

Становление архивного дела в Московской Руси

Центральным архивом Московской Руси стала Государева каз­на, располагавшаяся на Казенном дворе между Архангельским и Благовещенским соборами…

Государственный архив России

Архив использовался в практических целях. Документы выда­вались в приказы во временное пользование для текущего де­лопроизводства. Широко они… В конце XVI в., после Ивана Грозного, большинство дел Госу­дарева архива было… На местах архивы вели земские дьяки. В уездных губных избах откладывались судебные дела.

Вопрос 4. Архивное дело в XVIII в.

Влияние реформ Петра I на архивное дело

В 1704 г. был образован Кабинет Петра I — канцелярия и архив при ней, куда вошли личные документы Петра I и его сподвиж­ников. Кабинет Петра Г. ü в 1727 г. превратился в архив-коллекцию; ü в 1741 г. вошел в состав Кабинета Елизаветы Петровны;

Вопрос 5. Архивное дело в первой

Половине XIX в.

Министерская система начала XIX в. и архивное дело

ü учреждение министерств (1802 г.); создание при них текущих архи­вов; децентрализация архивного дела; ü учреждение Государственного Совета и архива при нем (1810 г.); ü введение "Общего учреждения министерств" (1811 г.); регламента­ция делопроизводства и архивного дела;…

Учет архивов, эволюция архивного дела

В начале и середине XIX в.

Вторая четверть XIX века характеризовалась развитием историче­ских архивов. МАКИД пополнялся за счет включения в него архивов петербургских… В 1834 г. создан Петербургский государственный архив при Министерстве… В 1835 г. создан Комитет для описания московских архивов — Разрядного, Вотчинного, Архива старых дел. Цель —…

Вопрос 6. Архивное дело во второй половине XIX в.

Влияние реформ Александра II на архивное дело

К этому времени в архивном деле России: ü устоялась министерская система архивов; ü ведущими среди министерских архивов стали МАМИД и МАМЮ;

Вопрос 7. Архивное дело на рубеже XIX-XX в.в.

Состояние архивного дела на рубеже XIX—XX в.в.

ü устоявшаяся система исторических и текущих архивов — всего до 120 тыс. архивов; ü раздробленность, децентрализация архивов; ü неполнота комплектования дел в канцеляриях, текущих архи­вах, исторических архивах.

Архивные комиссии. Первая мировая война

ü в 1907 г. Состоялось открытие Московского археологического института в здании на Миусской площади (директор А.И. Ус­пенский); ü в 1916—1917 гг. был издан Сборник материалов, относящихся к доархивной… ü продолжалась деятельность ученых архивных комиссий.

Вопрос 8. Становление советской архивной системы

Первые декреты советской власти в области архивов

ü Декрет СНК РСФСР от 01.04.1918 о реорганизации и централи­зации архивного дела в РСФСР (основные принципами которо­го были национализация,… ü создание Центрального комитета по управлению архивами (02.04.1918), на… ü создание Единого Государственного Архивного Фонда, в который вошли все ведомственные и государственные архивы,…

Новые архивы, созданные при советской власти

ü Декрет СНК РСФСР от 20.01.1918 об отделении церкви от государства и школы от церкви, на основании которого была произведена национализация… ü Декрет СНК РСФСР от 27.03.1919 об архивах и делах расформированной… ü Декрет СНК РСФСР от 29.07.1919 об отмене права частной собственности на архивы умерших русских писателей,…

Вопрос 9. Развитие архивного дела в довоенный и военный периоды

Создание новых архивов в 1930-е гг.

В 1930—1933 гг. в СССР были образованы новые архивы:

ü Архив профсоюзного движения (в составе Архива Октябрьской революции);

ü Центральный архив Красной Армии;

ü Центральный государственный архив звукозаписей, который вме­сте с Центральным государственным фотокиноархивом был объединен в Центральный государственный фотофонокиноархив при ЦАУ СССР

20.04.1932 было принято Положение о краевых (областных) ар­хивных управлениях и краевых (областных) архивах, на осно­вании которого архбюро реорганизованы в Архивные управления при край(обл)исполкомах и ЦАУ РСФСР.

В 1933 г. было принято Постановление ЦИК СССР "Об упоря­дочении архивов в колхозах, совхозах, МТС".

10.12.1934 принято Постановление ВЦИК и СНК РСФСР "О районных архивах" - началось формирование сети районных архивов для хранения особо ценных документов социалистиче­ского строительства на местах.

Влияние тоталитарной системы на архивное дело

В 1930 г. ЦАУ СССР приняло решение о коммунизации и орабочивании архивных кадров: ü начались чистки архивных кадров, изгнание из архивов классово чуждых… ü произошла замена квалифицированных кадров неквалифицированными (к 1933 году из 1249 работавших в архивах…

Положение о Государственном архивном фонде от 29.03.1941. Новая система архивов в СССР

Государственный архивный фонд (ГАФ): ü образован для централизованного учета, хранения, научного и… ü объединил все документы, имеющие научное, политическое, практическое значение, независимо от времени их…

Вопрос 10. Архивное дело в послевоенный период

Влияние последствий ВОВ на архивное дело

ü 1945—1954 гг. — переучет сохранившихся после войны архивов и их документов; ü 1946 г. — перевозка в Москву Центрального государственного особого… ü 1946 г. — перевозка в ЦГАОР Пражского Русского зарубежного исторического архива;

Вопрос 11. Становление архивного дела в Российской Федерации

Изменения в системе архивного дела в связи с распадом советской системы и прекращением деятельности КПСС

Становление самостоятельной системы архивов РФ началось в 1991 г. После провала августовского путча 1991 г. произошли:

ü ликвидация параллельного хранения партийных, советских документов и документов КГБ;

ü открытие доступа ко всем документам по истории советского общества;

ü начало архивных реформ по централизации и демократизации архивного дела.

 

Основные принципы организации архивного дела, закрепленные в Соглашении глав государств СНГ от 06.07.1992 о правопреемстве в отношении архивов бывшего СССР

06.07.1992 подписано Соглашение глав государств СНГ о правопреемстве в отношении госархивов бывшего СССР, основными положениями которого были:

ü принцип целостности и неделимости фондов;

ü сохранение как единого целого документов центральных архивов бывшего СССР;

ü неприкосновенность всех архивов государств СНГ.

Строительство архивной системы Российской Федерации

В 1991 г. были реорганизованы прежние партийные архивы:

ü на основе Центрального партийного архива Института истории и теории социализма создан Российский центр хранения и изу­чения документов новейшей истории;

ü на основе Архива общего отдела ЦК КПСС создан Центр хра­нения современной документации.

На базе ликвидированных союзных архивов была создана сеть центральных государственных архивов РФ, в которую вошли:

ü Государственный архив Российской Федерации;

ü Российский государственный архив древних актов;

ü Российский государственный исторический архив;

ü Российский государственный военно-исторический архив;

ü Российский государственный архив Военно-Морского флота;

ü Российский государственный архив экономики;

ü Российский государственный архив литературы и искусства;

ü Российский государственный военный архив;

ü Российский государственный исторический архив Дальнего Востока;

ü Российский государственный научно-технический архив;

ü Российский государственный архив фонодокументов;

ü Центр хранения историко-документальных коллекций (на основе Особого архива);

ü Центр хранения документов страхового фонда;

ü Российский научно-исследовательский центр космической документации;

ü Российский государственный архив кинофотодокументов;

ü Российский центр хранения и изучения документов новейшей истории;

ü Центр хранения документов молодежных организаций (на осно­ве архива ЦК ВЛКСМ);

ü Центр хранения современной документации.

Началось формирование Комитета по делам архивов при Пра­вительстве РФ — органа управления архивным делом.

19.06.1992 было принято Постановление Верховного Сове­та РФ "О временном порядке доступа к архивным документам и их использования ", согласно которому:

ü доступ в архивы был открыт для всех граждан, учреждений, предприятий, организаций на равных основаниях;

ü доступ ограничен к секретным материалам на 30 лет с момента их создания;

ü доступ ограничен к документам личного состава на 75 лет с мо­мента их создания;

ü доступ к документам личного состава может быть открыт ранее указанного срока только с разрешения их владельца или его наследников;

ü пользователи архивных документов несут полную ответственность за их использование.

Законом РФ "Основы законодательства РФ о культуре" от 09.10.92 № 3612-1 (ред. от 23.06.99) были закреплены следующие основные принципы архивного дела в РФ:

ü архивное дело является областью культуры и входит в культур­ное наследие РФ;

ü каждый человек имеет право на приобщение к культурным ценностям, на доступ к архивным фондам;

ü государство обеспечивает целостность архивных фондов, ответственно за их выявление, учет, изучение, реставрацию, охрану.

В результате указанных преобразований 1991-1992 гг.:

ü сформирована система управления и сеть центральных россий­ских архивов;

ü определено значение архивов как части культурных ценностей;

ü начата разработка системы хранения и использования архивных документов.

 

Вопрос 12. Основы законодательства РФ

Об Архивном фонде РФ и архивах

07.07.1993 был принят первый в отечественной истории За­кон РФ "Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах" № 5341-1 (далее… ü формирование, организация хранения, учет, использование архивов и… ü разграничивается компетенция между РФ и субъектами РФ в архивном деле;

Порядок хранения документов Архивного фонда РФ

ü утверждено Положение об АФ РФ; ü подтверждены главные принципы Основ законодательства РФ об АФ РФ; ü регламентированы вопросы комплектования, хранения, учета, использования документов государственной и…

Государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народов РФ

02.04.1997 был издан Указ Президента РФ № 275 "О включе­нии отдельных объектов в Государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народовРФ", согласно которому в Свод были включены:

ü Российский государственный архив древних актов;

ü Российский государственный исторический архив;

ü Российский государственный военно-исторический архив;

ü Государственный архив РФ;

ü Российский государственный архив кинофотофонодокументов;

ü Российский государственный архив литературы и искусства.

Вопрос 12. Система Росархива

Понятие и структура Росархива

ü Федеральная архивная служба России (Росархив) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственное… ü в систему Росархива входят федеральные госархивы, научные и другие… ü в Росархиве образуется Коллегия для коллегиального обсужде­ния и решения вопросов, связанных с развитием…

Современные федеральные госархивы

ü Государственный архив Российской Федерации (Российский государственный архив древних актов); ü Российский государственный исторический архив; ü Российский государственный военно-исторический архив;

Нормативные акты, регулирующие порядок делопроизводства и работу архивов

На основании архивного законодательства в 2002-2003 годах были изданы:

ü Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Росархива от 27.11.2000 № 68);

ü Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации (утверждены приказом Росархива от 13.02.2002 № 16);

ü Основные правила работы архивов организаций (утверждены решением коллегии Росархива от 06.02.2002).

В соответствии с ними осуществляется работа современных государственных и ведомственных архивов.

Вопрос 14. Архивный фонд РФ

Архивный фонд РФ

Архивный фонд РФ — совокупность документов, отражающих
материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ.

В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на террито­рии РФ архивные фонды и архивные документы независимо от ис­точника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности.

Государственная и негосударственная части Архивного фонда РФ

Государственную часть Архивного фонда РФ составляют архив­ные фонды и архивные документы, являющиеся федеральной собственностью (федеральные… В государственную часть Архивного фонда РФ входят архивные фонды и архивные… ü госучреждений, организаций, предприятий, государственных институтов, действовавших на территории России на всем…

Вопрос 15. Федеральная архивная служба Российской Федерации

Центральные и иные органы государственной власти РФ, управляющие архивным делом

Государственное управление архивным делом в Российской Федера­ции осуществляется Президентом РФ, Правительством РФ, пра­вительствами республик в составе РФ, органами исполнитель­ной власти краев, областей, автономной области, автономных округов, городов и районов через образуемые ими органы управления архивным делом.

Федеральная архивная служба РФ — Росархив

Всистему Росархива входят: ü государственные органы управления архивным делом республик в составе… ü архивные учреждения - федеральные госархивы и центры хра­нения документации, центральные госархивы и центры…

Государственный архив

Задачи госархива: ü комплектование и учет документов; ü обеспечение их сохранности;

Ведомственный архив

Задачи ведомственного архива: ü комплектование документами, законченными делопроизводством; ü учет и обеспечение сохранности документов;

Вопрос 16. Организация документов Архивного фонда РФ

Критерии организации документов в РФ

Классификация — выработка научных основ организации доку­ментов, установление логических и исторических связей между ними. Систематизация — физическая организация и упорядочение документов на основе… Организация документов осуществляется:

Фондообразование

Вся совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица — фондообразователя, со­ставляет его документальный… Признаками фондообразователя являются: ü наличие правового акта о его образовании, регистрации, компе­тенции, порядке деятельности;

Понятие и содержание комплектования архива

Комплектование архива - систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федераль­ной архивной службой РФ.

Государственные архивы комплектуются архивными докумен­тами, образующимися в деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предпри­ятий или приобретенными этими архивами, а также докумен­тами, переданными им негосударственными учреждениями, ор­ганизациями, предприятиями и гражданами.

Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомствен­ных или частных архивах.

Работа по комплектованию архива документами складывается:

ü из установления профиля архива;

ü определения источников комплектования;

ü определения состава документов, подлежащих хранению в ар­хиве;

ü организации комплектования.

Источник комплектования — юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. Если фондообразователь создает в своей жизнедеятель­ности весь документальный фонд, то источник комплектова­ния передает на хранение в архив только архивный фонд, по­этому понятие "фондообразователь" шире понятия "источник комплектования".

Критериями источников комплектования являются:

ü функционально-целевое назначение учреждения;

ü масштаб его деятельности;

ü вид организации;

ü полнота отражения в ее документах ценной информации.

Для документов личного происхождения учитываются:

ü значимость творческой и общественной деятельности фондообразователя;

ü степень сохранности его фонда;

ü взаимосвязь его фонда с другими фондами.

Для ведомственных архивов источниками комплектования являются:

ü структурные подразделения организации;

ü подведомственные организации;

ü физические лица.

Ведомственные архивы комплектуются документами постоян­ного, временного (свыше 10 лет) хранения, документами лич­ного состава.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив не передаются, ос­таваясь на хранение в структурных подразделениях организации. По истечении сроков хранения они уничтожаются в соответ­ствии с архивным законодательством после проведения экс­пертизы их ценности и оформления актов на уничтожение.

В архив передаются документы физических лиц, имеющие государственное значение.

В ведомственном архиве хранятся также документы организа­ций-предшественников и документы ликвидированных подчи­ненных организаций.

В основе комплектования ведомственных архивов лежит преемственность архивных и делопроизводственных документов, проявляющаяся в преемственности делопроизводственной но­менклатуры дел и архивной описи дел. Номенклатура является основой для составления архивных описей и используется для учета дел временного (до 10 лет) хранения.

Источник комплектования

Комплектование госархива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц - источников ком­плектования, составляемыми в архиве… Выделяются следующие группы источников комплектования: ü учреждения и организации, документы которых полностью передаются в госархив;

Вопрос 20. Подготовка и порядок передачи документов в архив

Понятие архивного дела и порядок его комплектования

Дело - совокупность документов или документ, относящихся(йся) к одному вопросу или участку деятельности, помещенных(й) в отдельную обложку. Понятие… Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответст­вии с установленными… Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией…

Передача дела в архив

Существует следующий порядок передачи дел в ведомственный архив: ü передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хра­нения и… ü передача производится через год после завершения дел делопроизводством;

Вопрос 20. Экспертиза ценности документов

 

Понятие экспертизы ценности документов

Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ осуществляется на основе принципов историзма, системности и цело­стности путем комплексного… Критерии происхождения: ü роль и место организации в системе государственного управле­ния или конкретной отрасли;

Задачи и этапы экспертизы

Основными задачами экспертизы ценности документов являются:

ü отбор наиболее ценных документов из ведомственных и личных архивов на государственное хранение и определение профиль­ности государственных архивов;

ü определение сроков хранения документов;

ü обеспечение полноты состава архивного фонда;

ü отбор на государственное хранение наиболее информационных документов.

Этапы экспертизы ценности документов:

ü в делопроизводстве организации — при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел для пе­редачи в ведомственный архив;

ü в ведомственном архиве — при подготовке к передаче дел на постоянное хранение в государственный архив;

ü в государственном архиве — при целостной комплексной экс­пертизе архивных документов с целью совершенствования ар­хивных фондов и учетной документации.

 

Экспертные комиссии

ü в учреждениях, организациях, предприятиях — экспертная ко­миссия; ü в министерствах, ведомствах, главках — Центральная эксперт­ная… ü в госархивах — экспертно-проверочная комиссия;

Вопрос 21. Учет документов в архивах

 

Понятие государственного учета документов

Учет архивных документов - установление количества и соста­ва архивных документов в единицах учета и фиксация принад­лежности каждой единицы учета к… В России осуществляется централизованный государственный учет документов… Держатели документов государственной части Архивного фон­да РФ несут ответственность за полноту, достоверность,…

Учетные документы архива

ü книга учета поступлений; ü книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользова­ния; ü список фондов;

Вопрос 26. Научно-справочный Архивный аппарат

Характеристика научно-справочного архивного аппарата

Архивные справочники предназначены для поиска информации об архивных фондах и архивных документах. Они могут быть: ü межархивными (Росархив — архивы); ü внутриархивными (архив - фонд);

Принципы построения научно-справочного аппарата

Принципы построения научно-справочного аппарата:

ü взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную доку­ментную информацию на разных уровнях;

ü неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников;

ü преемственность научно-справочного аппарата ведомственных, государственных, муниципальных архивов;

ü единство методики создания научно-справочного аппарата и обеспечение унификации методики составления каждого вида справочника;

ü применение архивных справочников ко всем видам документов при конкретных и четких функциях каждого справочника.

Вопрос 23. Архивная опись.

Понятие и функции архивной описи

Архивная опись - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.

Функции описи:

ü информационная, раскрывающая состав и содержание документов;

ü учетная, учитывающая количество дел внутри фонда;

ü классификационная, закрепляющая систематизацию дел внутри фонда в соответствии со структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.

Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя, справочного аппарата. Объектом описания являет­ся единица хранения.

Описи составляются:

ü на дела постоянного хранения;

ü дела временного (свыше 10 лет) хранения;

ü дела личного состава;

ü документы на спецносителях;

ü входящие в архив ведомственные и служебные издания.

Правила составления архивной описи

Правила (основные требования) оформления описи: ü нумерацию единиц хранения в описи производят по системати­зации дел,… ü систематизация единиц хранения в описи должна соответство­вать систематизации дел в номенклатуре;

Вопрос 24. Система архивных каталогов

Понятие архивного каталога

Архивный каталог - межфондовый архивный справочник, в ко­тором информация о содержании документов архива сгруппиро­вана по предметам, темам, отраслям, расположенным в соот­ветствии с принятой для данного каталога схемой классифика­ции документной информации. Совокупность различных ката­логов составляет систему каталогов архива.

Порядок каталогизации архивных документов

ü определения вида каталога; ü разработки схемы классификации в нем документной информации; ü выявления и отбора документной информации для каталогизации;

Виды архивных каталогов

В международной документалистике приняты: ü универсальная десятичная классификация; ü классификация при помощи двоеточия.

Вопрос 25. Архивные путеводители

Понятие архивного путеводителя

Архивный путеводитель - архивный справочник, содержащий в систематизированном виде характеристики или краткие сведе­ния об архивных фондах, и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием. Путеводитель является обяза­тельным справочно-информационным изданием архива, дающим общее представление о составе и содержании его документов на уровне фондов.

Виды архивных путеводителей

ü на путеводитель по фондам архива; ü краткий справочник по фондам архива; ü тематический путеводитель по фондам архива;

Структура путеводителя

Путеводитель состоит из основной части, в которой дается характеристика фондов и документов, и справочного аппарата, включающего титульный лист, оглавление, предисловие, спи­сок сокращений, указатели.

При составлении путеводителей главным требованием к ним является полнота отражаемых сведений, наличие справочных данных (архив, фонд, опись, единица хранения), при необхо­димости — аннотации к документам. Путеводители помимо сведений об основных архивных фондах могут содержать све­дения о неаннотируемых фондах. Путеводители по архивам мо­гут содержать развернутую библиографию, в которой указыва­ются не только данные общей библиографии, но и публикации документов архива или сообщений о них.

Вопрос 26. Обзоры архивных документов

Понятие обзора архивных документов

Обзор архивного фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов фонда и их источниковедче­ский анализ. Тематический обзор документов включает систематизирован­ные сведения о составе… Основным отличием обзора архивных документов от других видов научно-справочных документов является ведение…

Система построения обзора

ü структурная — при структурированном фондообразователе и соответственно фонде, когда названия структурных частей являются названиями разделов… ü отраслевая (функциональная) — при отсутствии четкой струк­туры… ü тематическая — группировка и изложение содержания документов по конкретным темам;

Вопрос 29. Архивное описание

Документов и дел

Понятие архивного описания

ü процесс создания вторичной документной информации путем переработки первичной, содержащейся в документах, информации; ü раскрытие состава и содержания документов каждого дела для обеспечения… ü Описание производится на уровне фонда, единицы хранения, документа.

Описание на уровне фонда, единицы измерения документа

ü название фонда; ü справочные данные; ü поисковые данные, характеристика фонда;

Вопрос 30. Информатизация архивного дела

Понятие информатизации

Информатизацией называется организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптималь­ных условий для удовлетворения информационных потребностей граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресур­сов, под которыми понимаются как отдельные документы, так и массивы документов.

Основные документы, регулирующие вопросы информатизации в архивном деле

В архивной системе Федеральная архивная служба РФ опреде­ляет политику информатизации в области архивного дела, ор­ганизует создание отраслевых и межотраслевых информацион­ных сетей и баз данных.

Информатизация осуществляется на основании следующих документов:

ü Концепция информатизации архивного дела в России, принятая Росархивом в 1995 г.;

ü Регламент государственного учета документов Архивного фон­да РФ, принятый Росархивом в 1997 г.

В соответствии с ними принята единая система информатиза­ции архивного дела в России.

Под информатизацией архивного дела понимается процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использования в работе ар­хивов компьютерной технии и программного обеспечения.

Объекты информатизации

Объектами информатизации являются:

ü комплектование архива;

ü экспертиза ценности документов;

ü создание и ведение информационно-поисковых архивных справочников;

ü учет документов архива и контроль за их сохранностью;

ü создание страхового фонда и фонда пользования документами;

ü информационно-справочная работа и контроль за исполнением запросов потребителей;

ü контроль за делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота.

В условиях всеобщей компьютеризации, формирования государственного и мирового информационного пространства информатизация архивного дела приобретает особую значимость.

Цели информатизации

ü развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования, защиты Архивного фонда РФ; ü создание информационно-поисковых баз данных, электронных копий архивных… ü формирование автоматизированных учетных и научно-спра­вочных документов межархивного и общеотраолевого…

Принципы информатизации

Принципы информатизации:

ü преемственность по отношению к традиционной системе государственного учета и научно-справочного аппарата к докумен­там Архивного фонда РФ, контроля за обеспечением сохран­ности и учета использования документов;

ü преемственность в развитии автоматизированных архивных технологии;

ü системность в реализации технологических и информацион­ных решений как отдельного архива, так и группы архивов, формирование их единого программно-технического комплек­са, единой базы данных в масштабе Росархива;

ü внутриотраслевая унификация методов описания, представле­ния, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивов;

ü взаимосвязь с информационными системами фондообразователей и потребителей, с внеотраслевыми системами передачи данных.

Информационные системы

Базовыми информационными системами архивов являются:

ü Архивный фонд — для госархивов;

ü Архив организации — для ведомственных архивов.

Информационные системы решают задачи комплектования, учета, обеспечения сохранности, создания научно-справочного аппа­рата, использования документов в автоматизированном режиме.

Этапы организации внедрения информационных технологий:

ü изучение делопроизводства и документооборота фондообразователя или направления работы архива, подлежащего информа­тизации;

ü разработка технического задания;

ü поиск соответствующего программного продукта и фирмы — системного интегратора;

ü заключение договора с фирмой, обеспечение ее техническим заданием;

ü создание, установка, адаптация программы;

ü сертификация и регистрация программного продукта;

ü поддержка и обслуживание системы.

 

Содержание базы данных архивов

В обязательные реквизиты базы данных, четкий перечень полей которой утверждается Росархивом, входят:

ü название учитываемой базы;

ü ее объем;

ü характеристика содержания информации;

ü перечень источников данных;

ü крайние даты введенных документов;

ü даты начала и завершения или отметка о продолжении, базы данных;

ü формат представления данных;

ü правовой статус базы данных;

ü полный перечень полей базы данных с их идентификаторами, спецификацией и пояснениями по их содержанию.

Перечень реквизитов базы данных составляется сначала по всему архиву, затем — по фонду, затем - по единице хранения, далее — по отдельному документу. Его преемственность тради­ционным учетным и научно-справочным документам реализу­ется использованием их основных реквизитов. Ввод данных осуществляется на основе обычных документов и в соответст­вии с ними. Возможно дублирование баз данных традицион­ными и машиночитаемыми документами. Оперативные внесе­ния изменений в базу данных осуществляются ежегодно по итогам года.

Базы данных могут содержать:

ü архивные документы;

ü учетные документы;

ü научно-справочный аппарат.

Это облегчает поиск необходимых документов в архиве.

Архивные документы вводятся в базу данных исходя из их наибольшей запрашиваемости потребителями или в результате выявления и введения их сотрудниками архива. Обязательным элементом вводимых в базу архивных документов являются ключевые слова — термины, характеризующие в обобщенном и сжатом виде содержание объекта описания. Обязательными ви­дами ключевых слов являются тематика, персоналии, география.

Результатами поиска документов в базе данных могут быть текстовый файл или распечатка текста документа.

Формой выдачи результатов поиска могут быть номера доку­ментов, библиографические описания, рефераты или полные тек­сты документов.

При выборе программ для базы данных наиболее приемлемой является разработанная ЮНЕСКО специально для библиотек и ар­хивов программа CPS/ISIS. Она позволяет:

ü вводить новые записи в имеющиеся базы данных;

ü модифицировать, корректировать, удалять имеющиеся записи:

ü автоматически создавать и поддерживать файлы быстрого дос­тупа;

ü осуществлять поиск записей по их содержимому;

ü сортировать записи в любой последовательности, выдавать их на дисплей и печатающее устройство в соответствии с требо­ваниями пользователей;

ü печатать электронные каталоги или указатели с глубиной сортировки до 4 уровней;

ü развивать специализированные прикладные программы и подключать их к автоматизированным информационно-поисковым архивным системам, используя интегрированные средства про­граммирования.

ü носи­телями копиями;

ü переплет документов;

ü обеспыливание документов;

ü ламинирование документов.

После первичного укрепления документов все последующие работы должны проводить специалисты-реставраторы.

Вопрос 34. Доступ к документам

Архивного фонда РФ

Основные нормативные акты, регулирующие доступ к документам архивного фонда РФ

Закон РФ об Архивном фонде РФ и архивах предусматривает принцип публичности архивов, архивных документов и справоч­ников к ним, что означает… Эти принципы были развиты в следующих нормативных актах: ü Законе РФ "Об авторском праве и смежных правах" от 09.07.93 № 5351-1 (ред. от 19.07.95);

Порядок допуска к документам архивного фонда

Архивы предоставляют для пользования всем потребителям открытые документы Архивного фонда РФ и справочники к ним.

Ограничения на доступ к архивным документам устанавливают­ся только в отношении сведений, составляющих государствен­ную тайну, на срок 30 лет со… Не могут засекречиваться данные: ü о чрезвычайных происшествиях и катастрофах, угрожающих безопасности и здоровью граждан, и их последствиях;

Вопрос 35. Использование

Архивных документов

Понятие использования архивных документов

Использование архивных документов — это применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Использование архивных документов строится на принципах открытости, доступности, ответственности, научности. Его результатом является обеспечение информационных потребно­стей общества в ретроспективной документной информации.

Основные направления, цели, формы использования архивных документов

ü укрепление российской государственности; ü удовлетворение информационных потребностей общества; ü обеспечение законных прав и интересов граждан.

Основные требования к работе по использованию архивных документов

Основные требования к работе по использованию архивных документов:

ü использование документов производится с разрешения руководства архива;

ü обеспечение физической сохранности документов во время их использования;

ü используемые потребителями дела должны быть полностью обработаны и оформлены;

ü при пользовании делами запрещается делать пометки и под­черкивания в документе, загибать листы, закладывать в дела посторонние предметы, курить и принимать пищу во время просмотра дел, снимать копии документов через копирку или кальку, работать с документами в экстремальных условиях.

Первоначальным этапом работ по использованию архивных до­кументов является поиск документной информации в архивах по архивным шифрам на основании путеводителей, каталогов, спра­вочников, описей, другого научно-справочного аппарата.

Этапы поиска документной информации

Этапы поиска документной информации:

ü установление фондообразователя, в архиве которого могут отложиться необходимые документы;

ü установление архива, в котором может находиться фонд необходимого фондообразователя;

ü определение в архиве номера фонда необходимого фондообразователя;

ü определение в фонде номера описи и единицы хранения с необходимыми документами;

ü визуальный просмотр единицы хранения с целью выявления необходимых документов.

В основе поиска находится определение архивного шифра (по схеме: архив — фонд — опись — единица хранения), по кото­рому можно найти требуемый документ в архивохранилище. После выявления единицы хранения можно использовать хра­нящиеся в ней документы.

Вопрос 37. Работа читального зала архива

Понятие читального зала

Для работы исследователей с архивными документами в архиве
создается читальный зал, оборудованный необходимыми средствами для работы.

Исследователи допускаются в читальный зал на основании лич­ного заявления или отношения организации, учреждения, пред­приятия, заинтересованных в их работе. В них указываются фамилия, имя, отчество исследователя, должность и место ра­боты, ученое звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования. Руководство архива дает разрешение на работу в читальном зале на один год. При необходимости срок продлевается.

 

Порядок работы в читальном зале

Исследователям предоставляется научно-справочный аппарат архива, на основании которого они заказывают и получают до­кументы для работы с ними. Дела из хранилищ выдаются на основании заполненного блан­ка заказа и… Исследователь может получить под расписку в бланке заказа единовременно не более 5 описей и 10—20 дел не более чем на…

Электронные архивы

Понятие электронных архивов

Электронный документ — документ, в котором информация пред­ставлена в электронной (компьютерной) форме, с реквизитами, не­обходимыми для признания… Все работы в электронном архиве соответствуют работам в ар­хивах традиционных… Основными архивными технологиями хранения электронных документовявляются:

Порядок принятия электронных документов в архив

Другим критерием является их читабельность. Рассматривается вопрос о полноте сопроводительной документации, включаю­щей компоновку документа,… После экспертизы ценности документов они поступают в архив. Архивы хранят электронные документы трех уровней:

Вопрос 45. Архив негосударственной организации

Характеристика негосударственной части

Архивного фонда РФ

Негосударственная часть архивного фонда РФ комплектуется и функционирует при соблюдении следующих условий: ü негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют ар­хивные фонды и… ü отнесение документов к составу Архивного фонда РФ осуществля­ется органами и учреждениями Федеральной архивной…

Договор между собственниками негосударственной части Архивного фонда РФ и Государственной архивной службой РФ.

ü предмет договора: •собственник безвозмездно передает, а госархив принимает на постоянное… • собственник сохраняет за собой авторское право на пере­данные документы, учитываемое при публикации,…