Передача дела в архив - раздел История, Вопрос 1. Предмет и основные понятия архивоведения Предмет архивоведения Архивоведение - наука, изучающая историю, теорию и практику архивного дела Передача Дел В Архив Производится При Полной Архивной Обработке Дел По Их Оп...
Передача дел в архив производится при полной архивной обработке дел по их описи.
Существует следующий порядок передачи дел в ведомственный архив:
ü передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и личного состава;
ü передача производится через год после завершения дел делопроизводством;
ü прием дел в архив производится зав. архивом поединично по описи в присутствии представителя того структурного подразделения, чьи дела передаются в архив;
ü при передаче особо ценных дел производится их полистный просмотр;
ü при отсутствии дел на них составляется справка, объясняющая это отсутствие;
ü передача фиксируется в описи сдатчика и описи приемщика, при этом в конце каждого их экземпляра делается отметка о наличии дел, указываются их фактическое количество, номера отсутствующих дел, дата сдачи дел в архив;
ü по окончании приема дел зав. архивом расписывается на трех экземплярах описи дел постоянного хранения и на двух экземплярах описи дел долговременного хранения, при этом вторые экземпляры описей возвращаются сдатчику, остальные остаются в архиве.
По истечении сроков ведомственного хранения дела передаются в госархив на постоянное хранение. При этом:
ü передача дел в госархив производится ежегодно или раз в 3—5 лет;
ü документы передаются по описям и оформляются актом приема-передачи дел на госхранение в двух экземплярах, один из которых передается сдатчику, а второй остается в архиве;
ü документы принимаются в госархив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы;
ü при приеме документов производится проверка их физического, санитарно-гигиенического и технического состояния;
ü прием документов производится поединично, а особо ценных документов полистно, при этом в описях делаются отметки об их передаче в архив;
ü в архив с документами передаются три экземпляра описи, один экземпляр описи возвращается в организацию-сдатчицу;
ü при первом приеме документов организации в архив вместе с ними передается историческая справка организации;
ü документы негосударственных организаций принимаются в госархив в соответствии с заключаемым между ними договором;
ü документы физических лиц поступают в госархив в результате дарения, завещания, купли-продажи.
Основные этапы работы по передаче документов организации госархив:
ü утверждение описи передаваемых организацией дел экспертно-проверочной комиссией госархива, при этом один экземпляр описи остается в госархиве;
ü проверка состояния дел в организации представителем госархива;
ü передача дел организации в архив на основании утвержденной описи; при этом в архив передаются научно-справочный аппарат к передаваемым документам и еще два экземпляра их описи, один экземпляр остается в организации;
ü факт передачи документов в госархив фиксируется актом приема-сдачи дел в двух экземплярах, один из которых остается в госархиве, а второй передается организации-сдатчице.
Все темы данного раздела:
Основные виды документов в Киевской Руси
Зарождению архивного дела на Руси способствовало появление на Руси письменности. Начало письменности на Руси относится еще к дохристианским временам. По мере развития государственности и культуры
Первые архивы Киевской Руси
В Киевской Руси зарождается единая система документохранения в архивах.
Первыми архивами Киевской Руси были:
ü Казна Княжьего двора — центральный общегосударственный архив;
Становление архивного дела в Московской Руси
Возвышение в XIV в. Москвы, формирование Московской Руси, включение в нее отдельных земель способствовали превращению Москвы в центр архивного дела, вели к концентрации в Москве удельных архивов, ф
Государственный архив России
Во главе архивов находился Государев (царский) архив — главный государственный архив России. Реконструкция С.О. Шмидта, произведенная на основе опубликованной в 1836 г. в I томе "Актов Археогр
Влияние реформ Петра I на архивное дело
Реформы Петра I, проводившиеся в первой четверти XVIII в., которые привели к реорганизации органов власти и местного управления, модернизации жизни общества, затронули и архивное дело. Задачи созд
Министерская система начала XIX в. и архивное дело
Административные реформы начала XIX в. привели к созданию министерской системы в России. Важнейшими изменениями, коснувшимися архивного дела, были:
ü учреждение министерств (1802 г.);
В начале и середине XIX в.
Третьей разделительной датой в развитии архивного дела (после 1626 г. и 1737 г.) стал 1812 г., когда Москва была сожжена и захвачена Наполеоном, что привело к гибели значительной части имевшихся на
Влияние реформ Александра II на архивное дело
Эпоха реформ 1860-1870-х гг. затронула все сферы развития русского общества.
К этому времени в архивном деле России:
ü устоялась министерская система архивов;
ü
Состояние архивного дела на рубеже XIX—XX в.в.
Главными особенностями состояния архивного дела на рубеже XIX-ХХ в.в. были:
ü устоявшаяся система исторических и текущих архивов — всего до 120 тыс. архивов;
ü раздробле
Архивные комиссии. Первая мировая война
Дальнейшее развитие архивного дела способствовало развитию архивоведения, расширению подготовки архивистов:
ü в 1907 г. Состоялось открытие Московского археологического институ
Первые декреты советской власти в области архивов
В связи с преобразованиями, начавшимися после прихода к власти большевиков в октябре (ноябре) 1917 г., возникла проблема сохранения дореволюционных архивов, которые стихийно уничтожались в массово
Новые архивы, созданные при советской власти
Первымидокументами, на основании которых проходило формирование новых советских архивов, были:
ü Декрет СНК РСФСР от 20.01.1918 об отделении церкви от государства и школы от ц
Влияние тоталитарной системы на архивное дело
К концу 1920 — началу 1930-х годов в СССР окончательно сформировался тоталитарный режим. Это сказалось и на деятельности архивов. В 1928 г. Поста
Положение о Государственном архивном фонде от 29.03.1941. Новая система архивов в СССР
29.03.1941 СНК СССР утвердил Положение о ГАФ СССР и сети госархивов СССР.
Государственный архивный фонд (ГАФ):
ü образован для централизованного учета, хранения, научного и п
Влияние последствий ВОВ на архивное дело
В период 1945—1956 гг. продолжалась довоенная политика в архивном деле. На архивное дело в 1945—1956 гг. повлияла завершившаяся вторая мировая война. Основными событиями данного периода были:
Об Архивном фонде РФ и архивах
1.Характеристика Закона РФ "Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах" от 07.07.93
07.07.1993 был принят первый в отечественной истории Закон Р
Порядок хранения документов Архивного фонда РФ
17.03.1994 был издан Указ Президента РФ "Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации" № 552 (ред. от 01.12.98), которым:
ü утверждено Положение об АФ РФ;
Понятие и структура Росархива
Постановлением Правительства РФ от 28.12.98 № 1562 (ред. от 22.07.2003) было утверждено Положение о Федеральной архивной службе России, согласно которому:
ü Федеральная архивная служ
Современные федеральные госархивы
Постановлением Правительства РФ от 15.03.99 № 283 "О федеральных государственных архивах" был утвержден перечень современных федеральных госархивов:
ü Государственный архив
Государственная и негосударственная части Архивного фонда РФ
Архивный фонд РФ в зависимости от формы собственности на его документы состоит из государственной и негосударственной частей.
Государственную часть Архивного фонда РФ составляют архив
Федеральная архивная служба РФ — Росархив
Ведение архивного дела возлагается на центральный орган исполнительной власти РФ в области архивного дела — Федеральную архивную службу России (Росархив), ее органы и учреждения.
Государственный архив
Государственный архив - государственное учреждение, выполняющее социально-культурные и другие функции некоммерческого характера, входящее в единую систему Росархива и взаимодействующее с органами
Ведомственный архив
Ведомственный архив — архив, находящийся в непосредственном подчинении ведомства, хранящий до передачи в госархив ведомственные архивные документы. В зависимости от объема хранящихся документов о
Критерии организации документов в РФ
Организация документов Архивного фонда РФ включает их классификацию и систематизацию.
Классификация — выработка научных основ организации документов, установление логических и исторически
Фондообразование
В пределах конкретных архивов документы организуются по исторически или логически связанным совокупностям — архивным фондам или архивным коллекциям. Нефондовая организация документов допустима дл
Источник комплектования
Источниками комплектования государственных архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы докуме
Понятие архивного дела и порядок его комплектования
Подготовка дела к передаче в архив - оформление и описание дела для передачи в архив.
Дело - совокупность документов или документ, относящихся(йся) к одному вопросу или участку деятельност
Понятие экспертизы ценности документов
Экспертиза ценности документов — отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. В ходе ее определяется ценность документов, обуслов
Экспертные комиссии
Экспертиза ценности документов осуществляется рядом экспертных комиссий:
ü в учреждениях, организациях, предприятиях — экспертная комиссия;
ü в министерствах, в
Понятие государственного учета документов
Все документы государственной и негосударственной части Архивного фонда РФ независимо от места их хранения подлежат государственному учету.
Учет архивных документов - установление количест
Учетные документы архива
К учетным документам архива относятся:
ü книга учета поступлений;
ü книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;
ü с
Характеристика научно-справочного архивного аппарата
Система научно-справочного аппарата к документам архива включает комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документо
Правила составления архивной описи
При составлении описи первичным документом является делопроизводственная номенклатура дел. Перед составлением описи необходимо проверить соответствие заголовка дела по номенклатуре находящимся в
Порядок каталогизации архивных документов
Каталогизация архивных документов — совокупность работ по подготовке, созданию, ведению каталогов, которая состоит из:
ü определения вида каталога;
ü разработки с
Виды архивных каталогов
Все каталоги объединяются в единую архивную систему каталогов. При их классификации можно использовать Схему единой классификации документной информации в систематических каталогах государственны
Виды архивных путеводителей
В зависимости от уровня содержащейся в путеводителе информации он может быть внутри- и межархивным. Путеводители охватывают информацию на уровне Архивного фонда РФ, группы архивов, архива, ряда а
Понятие обзора архивных документов
Обзор архивных документов — архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходим
Система построения обзора
Схема построения обзора архивного фонда:
ü структурная — при структурированном фондообразователе и соответственно фонде, когда названия структурных частей являются названиями р
Понятие архивного описания
1. Под описанием документов и дел понимается:
ü процесс создания вторичной документной информации путем переработки первичной, содер
Описание на уровне фонда, единицы измерения документа
Описание на уровне фонда включает:
ü название фонда;
ü справочные данные;
ü поисковые данные, характеристика фонда;
ü инф
Цели информатизации
Основные цели информатизации:
ü развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования, защиты Архивного фонда РФ;
ü создание и
Основные нормативные акты, регулирующие доступ к документам архивного фонда РФ
Доступ к документам Архивного фонда РФ определяется предусмотренными нормативными документами условиями использования архивных документов. В основе нормативных документов находится положение
Архивы предоставляют для пользования всем потребителям открытые документы Архивного фонда РФ и справочники к ним.
Допуск осуществляется как по отношениям в архивы учреждений, предприятий, организаций, так и по личным заявлениям граждан. Никто не вправе ограничивать их доступ к архивным документам. Отве
Основные направления, цели, формы использования архивных документов
Направления использования архивных документов:
ü укрепление российской государственности;
ü удовлетворение информационных потребностей общества;
Порядок работы в читальном зале
При первом посещении читального зала исследователи знакомятся с правилами работы читального зала, заполняют анкету пользователя. На них заводятся карточка пользователя и ли
Понятие электронных архивов
Электронные архивы, хранящие машиночитаемые документы, находятся в стадии становления. Их появление связано со всеобщей компьютеризацией делопроизводства. В 1993 году на базе архива кинофотофонодо
Порядок принятия электронных документов в архив
Электронные документы принимаются в архив после проведения экспертизы их ценности, состоящей из экспертизы их содержания и технического состояния. Предпочтение отдается электронным докуме
Архивного фонда РФ
Негосударственные образования (в том числе юридические лица) в процессе своей деятельности создают собственные архивы. В соответствии с Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архива
Договор между собственниками негосударственной части Архивного фонда РФ и Государственной архивной службой РФ.
Главным документом, определяющим взаимоотношения между собственниками негосударственной части Архивного фонда РФ и Государственной архивной службой РФ, является договор. В нем оговариваются следующ
Новости и инфо для студентов