Порядок принятия электронных документов в архив - раздел История, Вопрос 1. Предмет и основные понятия архивоведения Предмет архивоведения Архивоведение - наука, изучающая историю, теорию и практику архивного дела Электронные Документы Принимаются В Архив После Проведения Экспертизы Их Цен...
Электронные документы принимаются в архив после проведения экспертизы их ценности, состоящей из экспертизы их содержания и технического состояния. Предпочтение отдается электронным документам, не имеющим бумажных аналогов.
Другим критерием является их читабельность. Рассматривается вопрос о полноте сопроводительной документации, включающей компоновку документа, справочник использованных кодов, примененные при создании документа компьютерные программы.
После экспертизы ценности документов они поступают в архив.
Архивы хранят электронные документы трех уровней:
ü пользовательский уровень, предполагающий описание данных документов для возможного вторичного использования;
ü административный уровень, включающий регулирующие отношения архива с пользователями документы;
ü каталожный уровень, с помощью которого осуществляется поиск данных в массиве документов.
При подготовке электронных документов для передачи в архив:
ü проверяется их техническое состояние;
ü проводится их описание;
ü на единицах хранения проставляются архивные шифры;
ü подготавливается сопроводительная документация, в которой отражаются: название документа, дата его создания, характеристика содержания, электронный формат, физическая и логическая структура, объем.
Все операции, производимые во время передачи документов на хранение и во время хранения, должны быть документированы для обеспечения их аутентичности.
Электронные документы поступают в архив через 5 лет после их изготовления. Их хранение производится в виде файлов, совокупности данных, записанных на жестком диске, дискете, стриммере, лазерном диске.
Единицей хранения является физически обособленный носитель файла.
Единицей учета выступает комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект. Учет производится аналогично учету документов на бумажной основе.
Систематизациядокументов производится с помощью каталога. При этом происходит структурирование потока информации, деление ее по индивидуальным файлам. При формировании каталога учитываются название файла, сопроводительная документация, информация контейнера с документами, меню файла, сведения, полученные от создателя файла. Заголовок к файлу определяет вид документа, базу данных, наличие параллельного заголовка, расшифровку аббревиатур, наличие АИПС, в которой работает файл, ответственных за файл. Если файл состоит из нескольких частей, на каждую из них создается свой заголовок. Описание файла включает вид данных, количество документов и байт информации. При многочастевом файле указывается приблизительное число программ и байт информации отдельно в каждой части файла.
Физическое описание файла содержит число носителей информации по видам, сообщение о декодировании на звуковоспроизводящем оборудовании или цветном дисплее, другие физические параметры, сообщение о наличии сопроводительных документов.
Для звуковых документов указывается время звучания и его тип. Кроме того, указываются вид содержащейся информации, условия выдачи файлов, их ключевые слова или термины поиска. Особое внимание следует уделять электронной цифровой подписи, предназначенной для защиты информации и определения отсутствия ее искажений.
Хранение электронных документов происходит при температуре 15—20°С и влажности 50—65%. Не допускается хранение на металлических стеллажах и хранилищах с паразитными постоянными или переменными магнитными полями свыше 400 А/м. Каждая единица хранения должна быть уложена в негерметичную индивидуальную упаковку. Проверка состояния документов производится раз в 5 лет.
При долгосрочном и постоянном хранении необходимо хранить электронные документы в сопровождении идентичных документов на бумажной основе. Срок хранения электронных документов соответствует сроку хранения документов на бумажной основе. По мере старения носителя должна производиться перезапись электронного документа на новый носитель. При этом все этапы перезаписи должны строго документироваться, исключая искажение информации.
Научно-справочный аппарат соответствует аналогичному аппарату к документам на бумажной основе. При поиске информации отмечаются ее регистрационный и валовой номер, дата, вид, заголовок, содержание, ключевые слова, имя автора, объем. Использование электронных документов аналогично использованию традиционных документов. Доступ к ним осуществляется при использовании электронной цифровой подписи, определяющей пользователей и закрывающей информацию для других.
Создание электронных архивов оправданно при условии их включения в документальное обеспечение управления для оперативного поиска и использования необходимых в реальной работе документов. Длительное хранение электронных документов параллельно идентичным им бумажным документам требует частых проверок и перезаписи файлов. Необходимость перезаписи возникает в связи с тем, что компьютерные технологии постоянно совершенствуются, а также в связи с опасностью возможных компьютерных вирусов и сбоев электронной техники, что может отразиться на сохранности электронного документа.
Предмет архивоведения... Архивоведение наука изучающая историю теорию и практику архивного дела...
Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ:
Порядок принятия электронных документов в архив
Что будем делать с полученным материалом:
Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:
Основные виды документов в Киевской Руси
Зарождению архивного дела на Руси способствовало появление на Руси письменности. Начало письменности на Руси относится еще к дохристианским временам. По мере развития государственности и культуры
Первые архивы Киевской Руси
В Киевской Руси зарождается единая система документохранения в архивах.
Первыми архивами Киевской Руси были:
ü Казна Княжьего двора — центральный общегосударственный архив;
Становление архивного дела в Московской Руси
Возвышение в XIV в. Москвы, формирование Московской Руси, включение в нее отдельных земель способствовали превращению Москвы в центр архивного дела, вели к концентрации в Москве удельных архивов, ф
Государственный архив России
Во главе архивов находился Государев (царский) архив — главный государственный архив России. Реконструкция С.О. Шмидта, произведенная на основе опубликованной в 1836 г. в I томе "Актов Археогр
Влияние реформ Петра I на архивное дело
Реформы Петра I, проводившиеся в первой четверти XVIII в., которые привели к реорганизации органов власти и местного управления, модернизации жизни общества, затронули и архивное дело. Задачи созд
Министерская система начала XIX в. и архивное дело
Административные реформы начала XIX в. привели к созданию министерской системы в России. Важнейшими изменениями, коснувшимися архивного дела, были:
ü учреждение министерств (1802 г.);
В начале и середине XIX в.
Третьей разделительной датой в развитии архивного дела (после 1626 г. и 1737 г.) стал 1812 г., когда Москва была сожжена и захвачена Наполеоном, что привело к гибели значительной части имевшихся на
Влияние реформ Александра II на архивное дело
Эпоха реформ 1860-1870-х гг. затронула все сферы развития русского общества.
К этому времени в архивном деле России:
ü устоялась министерская система архивов;
ü
Состояние архивного дела на рубеже XIX—XX в.в.
Главными особенностями состояния архивного дела на рубеже XIX-ХХ в.в. были:
ü устоявшаяся система исторических и текущих архивов — всего до 120 тыс. архивов;
ü раздробле
Архивные комиссии. Первая мировая война
Дальнейшее развитие архивного дела способствовало развитию архивоведения, расширению подготовки архивистов:
ü в 1907 г. Состоялось открытие Московского археологического институ
Первые декреты советской власти в области архивов
В связи с преобразованиями, начавшимися после прихода к власти большевиков в октябре (ноябре) 1917 г., возникла проблема сохранения дореволюционных архивов, которые стихийно уничтожались в массово
Новые архивы, созданные при советской власти
Первымидокументами, на основании которых проходило формирование новых советских архивов, были:
ü Декрет СНК РСФСР от 20.01.1918 об отделении церкви от государства и школы от ц
Влияние тоталитарной системы на архивное дело
К концу 1920 — началу 1930-х годов в СССР окончательно сформировался тоталитарный режим. Это сказалось и на деятельности архивов. В 1928 г. Поста
Влияние последствий ВОВ на архивное дело
В период 1945—1956 гг. продолжалась довоенная политика в архивном деле. На архивное дело в 1945—1956 гг. повлияла завершившаяся вторая мировая война. Основными событиями данного периода были:
Об Архивном фонде РФ и архивах
1.Характеристика Закона РФ "Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах" от 07.07.93
07.07.1993 был принят первый в отечественной истории Закон Р
Порядок хранения документов Архивного фонда РФ
17.03.1994 был издан Указ Президента РФ "Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации" № 552 (ред. от 01.12.98), которым:
ü утверждено Положение об АФ РФ;
Понятие и структура Росархива
Постановлением Правительства РФ от 28.12.98 № 1562 (ред. от 22.07.2003) было утверждено Положение о Федеральной архивной службе России, согласно которому:
ü Федеральная архивная служ
Современные федеральные госархивы
Постановлением Правительства РФ от 15.03.99 № 283 "О федеральных государственных архивах" был утвержден перечень современных федеральных госархивов:
ü Государственный архив
Государственная и негосударственная части Архивного фонда РФ
Архивный фонд РФ в зависимости от формы собственности на его документы состоит из государственной и негосударственной частей.
Государственную часть Архивного фонда РФ составляют архив
Федеральная архивная служба РФ — Росархив
Ведение архивного дела возлагается на центральный орган исполнительной власти РФ в области архивного дела — Федеральную архивную службу России (Росархив), ее органы и учреждения.
Государственный архив
Государственный архив - государственное учреждение, выполняющее социально-культурные и другие функции некоммерческого характера, входящее в единую систему Росархива и взаимодействующее с органами
Ведомственный архив
Ведомственный архив — архив, находящийся в непосредственном подчинении ведомства, хранящий до передачи в госархив ведомственные архивные документы. В зависимости от объема хранящихся документов о
Критерии организации документов в РФ
Организация документов Архивного фонда РФ включает их классификацию и систематизацию.
Классификация — выработка научных основ организации документов, установление логических и исторически
Фондообразование
В пределах конкретных архивов документы организуются по исторически или логически связанным совокупностям — архивным фондам или архивным коллекциям. Нефондовая организация документов допустима дл
Источник комплектования
Источниками комплектования государственных архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы докуме
Понятие архивного дела и порядок его комплектования
Подготовка дела к передаче в архив - оформление и описание дела для передачи в архив.
Дело - совокупность документов или документ, относящихся(йся) к одному вопросу или участку деятельност
Передача дела в архив
Передача дел в архив производится при полной архивной обработке дел по их описи.
Существует следующий порядок передачи дел в ведомственный архив:
ü передаются дела постоянно
Понятие экспертизы ценности документов
Экспертиза ценности документов — отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. В ходе ее определяется ценность документов, обуслов
Экспертные комиссии
Экспертиза ценности документов осуществляется рядом экспертных комиссий:
ü в учреждениях, организациях, предприятиях — экспертная комиссия;
ü в министерствах, в
Понятие государственного учета документов
Все документы государственной и негосударственной части Архивного фонда РФ независимо от места их хранения подлежат государственному учету.
Учет архивных документов - установление количест
Учетные документы архива
К учетным документам архива относятся:
ü книга учета поступлений;
ü книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;
ü с
Характеристика научно-справочного архивного аппарата
Система научно-справочного аппарата к документам архива включает комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документо
Правила составления архивной описи
При составлении описи первичным документом является делопроизводственная номенклатура дел. Перед составлением описи необходимо проверить соответствие заголовка дела по номенклатуре находящимся в
Порядок каталогизации архивных документов
Каталогизация архивных документов — совокупность работ по подготовке, созданию, ведению каталогов, которая состоит из:
ü определения вида каталога;
ü разработки с
Виды архивных каталогов
Все каталоги объединяются в единую архивную систему каталогов. При их классификации можно использовать Схему единой классификации документной информации в систематических каталогах государственны
Виды архивных путеводителей
В зависимости от уровня содержащейся в путеводителе информации он может быть внутри- и межархивным. Путеводители охватывают информацию на уровне Архивного фонда РФ, группы архивов, архива, ряда а
Понятие обзора архивных документов
Обзор архивных документов — архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходим
Система построения обзора
Схема построения обзора архивного фонда:
ü структурная — при структурированном фондообразователе и соответственно фонде, когда названия структурных частей являются названиями р
Понятие архивного описания
1. Под описанием документов и дел понимается:
ü процесс создания вторичной документной информации путем переработки первичной, содер
Цели информатизации
Основные цели информатизации:
ü развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования, защиты Архивного фонда РФ;
ü создание и
Порядок работы в читальном зале
При первом посещении читального зала исследователи знакомятся с правилами работы читального зала, заполняют анкету пользователя. На них заводятся карточка пользователя и ли
Понятие электронных архивов
Электронные архивы, хранящие машиночитаемые документы, находятся в стадии становления. Их появление связано со всеобщей компьютеризацией делопроизводства. В 1993 году на базе архива кинофотофонодо
Архивного фонда РФ
Негосударственные образования (в том числе юридические лица) в процессе своей деятельности создают собственные архивы. В соответствии с Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архива
Новости и инфо для студентов