Технологии анализа и реинжиниринга бизнес-процессов являются средством, которое дает возможность реформировать и усовершенствовать процессы деятельности предприятия. К таким процессам относятся проектно- конструкторские разработки, процессы снабжения и материально- технического обеспечения, технологические и производственные процессы, процесс сопровождения продукта после его продажи. Любое мероприятие, связанное с внедрением CALS, должно быть обусловлено реальными потребностями предприятия. Это могут быть внутренние потребности, возникшие в ходе реализации общей стратегической задачи по повышению конкурентоспособности бизнеса, либо внешние потребности, возникшие в ответ на требования важного заказчика. В обоих случаях присутствует наличие желания упростить и оптимизировать процессы.
В зависимости от потребностей предприятия в оптимизации бизнес-процессов стратегия проведения работ может быть следующей:
- автоматизация существующих процессов;
- замена существующих процессов;
- адаптация существующих процессов к особенностям новых систем, новым возможностям, новой инфраструктуре бизнеса;
- отдельные улучшения.
Анализ существующих процессов
Для того, чтобы оценить, как из указанных выше стратегий является наилучшей, необходимо четко разобраться в материальных и информационных потоках предприятия. Если проводимые реформы продиктованы отношениями с клиентами, то следует сфокусировать все внимание на вопросах обеспечения и поддержки клиента. Вместе с тем можно воспользоваться появившейся возможностью и расширить область реформирования на другие процессы внутри организации. Если организация широко сотрудничает с другими предприятиями и располагает средствами взаимодействия со многими заказчиками и поставщиками , то в число рассматриваемых процессов стоит включить процессы взаимодействия с заказчиками, партнерами и поставщиками . Если основным стимулом реорганизации является желание внедрить методы «наилучшей современной практики», то необходимо провести широкомасштабное совершенствование бизнес - предприятия.
Для наглядного представления структуры бизнес - процессов, их взаимодействия используется функциональная модель в виде, регламентированном стандартом IDEF0. Визуально модель выглядит как система иерархических и взаимосвязанных диаграмм, но, по сути, представляет собой базу данных. Важнейшей особенностью метода является то, что описание строится вокруг процессов, а не вокруг оргструктуры. Из описания процесса видно, кто в него вовлечен, то есть какие элементы оргструктуры задействованы, виден перечень работ, фактически выполняемых подразделением.
Чтобы вскрыть все проблемы, полезно рассмотреть основные процессы (как создание нового бизнеса, разработка нового продукта, поддержка и обеспечение заказчика) как с точки зрения руководства, то есть «сверху вниз», так и с точки зрения исполнителей работ. Рабочие семинары по отображению и документированию конкретных существующих процессов с точки зрения высшего руководства и конкретных исполнителей работ могут очень быстро указать на расхождения в понимании процесса. При этом выявляются присущие процессу проблемы информационного и коммуникационного характера и реальные возможности рационализации процесса.
Документирование существующего процесса совместно с заказчиками, партнерами показывает, что реально происходит при обмене информацией или продуктами.
Установив, что и как происходит в существующих процессах, следует перейти к поиску путей совершенствования процессов, экономии времени, усилий и ресурсов.
Сущность анализа процессов заключается в изучении их характеристик и составных частей, таких как:
- число и характер взаимосвязей между составными частями процессов;
- затраты и их распределение внутри бизнес - процессов;
- потенциал используемых ресурсов (персонала, оборудования, инфраструктуры);
- фактическая загрузка используемых ресурсов.
Таким образом, выявляется фактическая картина состояния «как есть», что уже само по себе является чрезвычайно важным результатом, необходимым для принятия управленческих решений.
Анализ и моделирование бизнес-процессов являются серьезным инструментом повышения эффективности работы предприятия, так как:
- представление о работе предприятия как о выполнении совокупности бизнес - процессов позволяет руководителю по-новому взглянуть на процесс функционирования подчиненной ему структуры, а рядовым сотрудникам осознать свое место и обязанности в ней;
- модель бизнес - процессов предприятия служит источником объективной информации о выполняемых функциях и связях между ними;
- использование количественных характеристик (затрат на выполнение функции, производительности функции и механизма, мощности функции и механизма, коэффициентов загрузки) позволяет оценить оптимальность организации бизнес – процессов и их составляющих, определить источники потерь, контролировать целенаправленно вносимые в систему изменения, обеспечивать оптимальную работу предприятия и взаимодействие его работников при решении различных задач.
Определение необходимых реформ.
На основе сложившегося понимания действующих процессов можно приступить к оценке возможных направлений реформ и определить, какие из существующих процессов нужно упростить, отладить или модифицировать. Обычно на этом этапе выявляется целый ряд возможных действий, и следует решить, какое из них больше всего подходит в конкретном случае.
Логическая последовательность действий по реформированию процессов должна начинаться с анализа возможности упрощения процесса и сокращения количества операций в нем за счет исключения операций, не приносящих прибавочной стоимости. Уменьшение количества операций может повысить эффективность, производительность, снизить производственные издержки. При рассмотрении возможных усовершенствований процессов особое внимание следует уделить поддержке и обеспечению более тесного информационного взаимодействия всех субъектов, задействованных в проектно – конструкторских работах, в производстве и других этапах жизненного цикла продукта.
Основная мысль – не следует применять информационные технологии для автоматизации существующих сложных процессов. Упрощенные процессы можно перенести в более простую архитектуру и быстро внедрить «стандартные» прикладные программные средства. Вместе с тем применение технологии к существующим сложным процессам может привести к применению сложных архитектурных систем, высоким затратам, к растянутому во времени или бесконечному внедрению.
Результатами анализа и реинжиниринга бизнес - процессов являются:
- совершенствование организационной структуры;
- совершенствование бизнес - процессов;
- построение оптимальной модели информационных потоков, необходимой для настройки интегрированной системы управления.