Особенности ведения учета и автоматизации бизнес-процессов на малом предприятии

Особенности ведения учета и автоматизации бизнес-процессов на малом предприятии. Значение малого бизнеса в рыночной экономике, очень велико.

Его становление и развитие является одной из основных проблем экономической политики в условиях перехода от административно-командной к рыночной экономике. Малый бизнес в рыночной экономике - ведущий сектор, определяющий темпы экономического роста, структуру и качество валового национального продукта. Во всех развитых странах на долю малого бизнеса приходится 60 - 70 процентов ВНП. Поэтому абсолютное большинство развитых государств всемерно поощряет деятельность малого бизнеса.

В мировой экономике функционирует огромное количество малых фирм, компаний и предприятий. Например, в Индии число малых предприятий превышает 12 млн а в Японии 9 млн. Малое предпринимательство, оперативно реагируя на изменение конъюнктуры рынка, придает рыночной экономике необходимую гибкость. Существенный вклад вносит малый бизнес в формирование конкурентной среды, что для нашей высокомонополизированной экономики имеет первостепенное значение. Однако, с большим сожалением, приходится констатировать, что в ходе развернувшихся в России экономических преобразований больше всего не повезло именно малому бизнесу.

Действующей системы стимулирования образования малых предприятий не существует, как и нет хозяйственного механизма их поддержки. Не разработана государственная программа развития малых предприятий. В связи с этим основным критерием существования любого малого предприятия является прибыль, полученная им. Эта прибыль направляется на развитие предприятия, что приводит к увеличению прибыли.

На сегодняшний день одной из самых важных сторон развития предприятия является автоматизация деятельности предприятия. Многие отечественные фирмы, носящие название малых предприятий, проходят три основных этапа автоматизации деловых процессов. На первом этапе старую разбитую печатную машинку заменяет персональный компьютер с принтером. В процессе его освоения выясняется, что с помощью ПК можно решать значительно более широкий круг задач, и, прежде всего, конечно, автоматизировать бухгалтерский учет. На втором этапе чаще всего фирма приобретает еще один-два компьютера, предназначая их уже для других нужд. Это могут быть складская база данных, система учета кадров, а в некоторых случаях и рабочее место дизайнера.

Причем каждый ПК используется и для других целей, например для подготовки различных документов. Наконец, в жизни фирмы происходит перелом, связанный с осмыслением такой простой проблемы, как перенос информации с одного компьютера на другой.

Скажем, речь идет о прозаическом переносе документов хотя бы для создания твердой копии, поскольку обычно принтеров в офисе значительно меньше, чем компьютеров на малых предприятиях их всего один или два. Потребность в этом иногда возникает и при установке более современного ПО, когда нужно совместить обработку бухгалтерских документов, кадровых данных, складской отчетности. В обоих случаях руководство неизбежно приходит к выводу о необходимости установки локальной вычислительной сети ЛВС , объединяющей ресурсы всех компьютеров фирмы.

Таким образом, на третьем этапе автоматизации бизнес-процессов небольших фирм появляется идея создания малой ЛВС. На Западе под этим термином понимают сети, охватывающие от 2 до 30 компьютеров. В России, возможно, граница, отделяющая сети в малом офисе и частного пользователя одна или несколько квартир в доме от сети среднего предприятия, проходит на уровне десяти машин. Примерно на этом уровне происходит разделение сетей компаний, слабо использующих информационные технологии, и тех, для которых компьютеризация имеет большее значение. Существует несколько подходов к автоматизации предприятий.

Можно постепенно закрывать узкие участки, приобретая готовые программные продукты для решения отдельных задач бухгалтерского или складского учета, планирования и т.д Можно разрабатывать информационную систему силами собственных специалистов. Наконец, уже имеется возможность заказать разработку под ключ комплексной информационной системы у фирмы-интегратора, обладающей современной технологией и солидным опытом системный подход. Деятельность предприятия будет эффективной только при наличии общей информационной системы, объединяющей управление финансами, персоналом, снабжением, сбытом и производством.

Таким образом, задача компании, специализирующейся в области информационного обеспечения бизнес-процессов, заключается в создании и внедрении комплексных систем управления, которые позволят заказчику перейти от кусочной автоматизации к интегрированным системам, обеспечат работу в едином информационном пространстве и предоставят необходимую информацию для планирования и прогнозирования, анализа и принятия управленческих решений.

В этой связи при системном подходе к автоматизации предприятий на первый план выходят такие параметры системы, как надежность, масштабируемость, безопасность. Наилучшей платформой для обеспечения высокого уровня реализации указанных параметров представляется архитектура клиент сервер, позволяющая рационально распределить работу между клиентской и серверной частями системы, предусмотреть развитие и совершенствование системы в соответствии с особенностями решаемых задач.

Переход к системам типа клиент сервер в России обусловлен ограниченной функциональностью широко распространенных систем типа файл сервер, невозможностью создания на их основе распределенных информационных систем. Рассматривая проблему с позиций системного анализа, нельзя не остановиться на важнейших критериях оценки эффективности создания на предприятии информационной системы.

Представляется, что при осуществлении любого хозяйственного мероприятия, особенно крупномасштабного и распределенного во времени именно таким и является создание и внедрение информационной системы предприятия, прежде всего следует оценить его социально-экономическую эффективность, под которой понимается комплексная характеристика конечных хозяйственных результатов. Можно использовать ряд общих методологических принципов системного анализа, важнейшими из которых являются следующие. 1. Комплексность.

Приступая к разработке любой информационной системы, нужно принимать во внимание все возможные последствия, включая негативные. Переход на новую информационную технологию может, в частности, вызвать жесткое сопротивление со стороны исполнителей и нижних звеньев управления, обусловленное чисто психологическими нежелание перемен или объективными социальными причинами страх увольнения из-за некомпетентности. Очевидно, что чем значительнее изменение, тем сильнее реакция на него. 2. Учет ограниченности ресурсов.

Количество ресурсов, которым располагает предприятие в каждый момент времени, является объективно ограниченным. Поэтому при разработке информационной системы следует исходить из того, что использование любого ресурса целесообразно только тогда, когда оно дает положительный эффект. Руководители предприятий часто допускают ошибку в оценке ресурсов особенно трудовых, что приводит к многочисленным и иногда непоправимым сбоям в оптимально разработанной информационной системе. 3. Сопоставимость вариантов решений.

Оцениваемые альтернативы информационных решений и способы их оценки должны быть сопоставимы по ряду признаков реализуемости, т. е. возможности обеспечения решения ресурсами всех видов в необходимых объемах полноте учета всех затрат и результатов, отсутствию повторного счета иной раз пытаются суммировать общий эффект с частными результатами степени достоверности применяемых показателей и критериев оценки. 4. Динамика.

Следует учитывать различные аспекты фактора времени. 5. Неопределенность и риск. При оценке эффективности решений следует учитывать неполноту исходной и производной информации, возможность ее случайного или сознательного искажения и другие подобные факторы. 6. Этапность. Каждый информационный проект следует оценивать поэтапно, помня, что наиболее достоверны оценки первых этапов работы и наименее - последние, сильно отдаленные во времени.

Недооценка факторов времени, неопределенности и риска приводит к искаженной общей оценке информационного проекта, что, в свою очередь, может крайне негативно сказаться на его практической реализации или даже привести к провалу всего проекта. Вывод начинать нужно не с разработки системы, а с оценки своих потребностей и возможностей. Затем с учетом этих факторов создавать наиболее подходящую с позиций социально-экономической эффективности информационную систему.

Информационное обслуживание для подавляющего большинства предприятий является деятельностью вспомогательной, поэтому довольно трудно заранее, еще на этапе выбора системы, просчитать ожидаемый эффект. Гораздо проще сделать оценку качественную, оперируя понятиями работает - не работает. Основными критериями оценки эффективности выступают деньги затраты на автоматизацию и время период, в течение которого будут достигнуты конкретные результаты. Результатом должен являться максимум отдачи от автоматизации на единицу затраченных средств в течение фиксированного времени.

Критерии выбора информационной системы Основной критерий - функциональная полнота системы. Система должна уметь выполнять все основные операции учета на предприятии, а также, возможно, некоторые специфические операции, характерные для конкретных типов предприятий торговых, страховых, посреднических и т. д Исходя из сказанного выше, можно достаточно легко сформулировать ряд общих критериев, которыми надо руководствоваться при выборе.

Существуют и локальные критерии, достаточно специфичные для каждого типа предприятий. Пять основных критериев. Система должна быть понятной. Разработанная система должна быть понятной сотрудникам фирмы. Функциональные возможности системы и реализация должны соответствовать основным бизнес-процессам, происходящих на предприятии. Система должна быть удобной. Разрабатываемая система может считаться удобной только тогда, когда она удобна для конкретного человека, именно его оценка должна быть решающей.

Конечно, люди разные и оценки комфортности работы с той или иной системой не могут быть одинаковыми. Одни в первую очередь, пожилые и неискушенные пользователи скорее всего выберут простую и понятную систему, а сложную работу захотят делать вручную. Другие более молодые и уже знакомые с компьютером предпочтут пусть и сложную в эксплуатации, зато с большими функциональными возможностями систему. Не исключен и путь постепенного усиления системы по мере роста компьютерной квалификации специалиста.

Зато противопоказан обратный подход разработаем сложную систему, а людей потом научим. Такое решение может привести к настоящей катастрофе, и виноват будет не исполнитель, а тот начальник, который ему эту систему навязал. Довольно распространен еще один неверный подход к автоматизации на предприятиях подбор персонала под систему. Часто можно встретить рекламу типа требуется специалист, умеющий работать с программным обеспечением. А как до приема на работу проверить реальные знания кандидата? Как узнать, будет ли данная система удобна для его работы? При поступлении на должность кандидат скажет что угодно, а дальше начнутся проблемы.

Итак, система подбирается под человека и должна быть удобна для него. Система должна быть надежной. Следует прежде всего правильно понимать проблему надежности системы автоматизации. В принципе любая система ненадежна - компьютер воспринимает абсолютно одинаково и миллионы долларов, и копейки любая информация для компьютера не более чем последовательность электрических сигналов или, если перевести на язык информатики, нулей и единиц.

Программа, если она хоть как-то тестирована впрочем, известны случаи, когда на рынок выбрасывались системы, вообще неспособные отличить символьную информацию от числовой, будет защищать вас от грубых ошибок. Однако это вовсе не означает, что в системе предусмотрены также интеллектуальные средства анализа и защиты информации. Так как же оценивать с позиций надежности разрабатываемую систему? Эта задача распадается на три самостоятельные части.

Во-первых, система должна отслеживать все виды случайных ошибок, нарушающих ведение учета. Во-вторых, в ней должны быть предусмотрены средства защиты от случайной или намеренной порчи информации. Иными словами, система обязана либо проинформировать вас о возможности потери информации, либо отказаться выполнять запрещенную операцию. Кроме того, желательны средства защиты от несанкционированного доступа.

Наконец, система должна быть устойчива к сбоям и поломке оборудования. Возможны разные решения автоматическое сохранение базы данных в процессе работы, обязательная выгрузка копии на дискеты или стример, специальные средства восстановления данных. Важно, чтобы эти средства существовали и работали. Система должна быть адекватной. Как уже отмечалось, переходная экономика характеризуется обилием изменений в правилах бухгалтерского учета и отчетности. В этих условиях разрабатываемая автоматизированная система достаточно быстро может оказаться неадекватной текущему положению дел. В системе должна существовать возможность настройки в соответствии с текущими требованиями.

Это означает, что система изначально разрабатывается как легко адаптируемая, мобильная и гибкая. Структурная перестройка управления предприятием реинженеринг первична по отношению к комплексной автоматизации. Тезис о том, что внедрение на предприятии информационной системы автоматически обеспечит позитивные сдвиги в управлении, просто несостоятелен, так как без этого внедрить систему в полном объеме невозможно. Определение и классификация систем автоматизации.

Функционирование систем автоматизации связано с накоплением и обработкой информации. Под информацией понимается совокупность знаний о фактических данных и зависимостях между ними. В ЭВМ понятия информации и данных часто отождествляются. Но если быть точными, то данные - это информация, представленная в форме, необходимой для ввода ее в ЭВМ, хранения, обработки и выдачи потребителям.

Информация, вводимая в систему автоматизации, а также выдаваемая системой пользователю, представляется в виде документов. Документ - это материальный объект, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформленную установленным порядком, имеющую в соответствии с действующим законодательством правовое значение и предназначенную для передачи и использования. Источником информации для систем автоматизации являются люди и документы, потребителем - люди пользователи. Пользователей систем автоматизации можно разделить на три категории администраторы системы, отвечающие за ее эксплуатацию, прикладные программисты, разрабатывающие прикладные программы для решения различных задач, и конечные пользователи, составляющие наиболее многочисленную группу потребителей информации.

Конечным называется пользователь, обращающийся к системе для получения необходимых ему данных. Естественно, что им может быть как неспециалист в области вычислительной техники, так и любой программист.

Обращение пользователей к системе автоматизации осуществляется в виде запросов. Запрос - это формализованное сообщение, поступающее на вход системы и содержащее условие на поиск данных и указание о том, что необходимо проделать с найденными данными. Интерпретация введенных запросов, выполнение действий, указанных в них, формирование и вывод сообщений и документов составляют основные этапы работы системы автоматизации. В целом под системой автоматизации понимается совокупность информационных массивов, технических, программных и языковых средств, предназначенных для сбора, хранения, поиска, обработки и выдачи данных по запросам пользователей.

Системы автоматизации можно классифицировать по ряду признаков. В основу классификации, приведенной на рисунке, положены наиболее существенные признаки, характеризующие возможности и особенности современных систем автоматизации. Документальные информационно-поисковые системы ДИПС предназначены для хранения и обработки документальных данных - адресов хранения документов, наименований, описаний и рефератов, а также текстов документов.

Такие данные представляются в неструктурированном виде. Примером ДИПС являются библиотечные, библиографические системы автоматизации. В отличие от систем этого класса фактографические информационно-поисковые системы ФИПС хранят и обрабатывают фактографическую информацию - структурированные данные в виде чисел и текстов. Над такими данными можно выполнять различные операции.

Большинство разрабатываемых систем автоматизации представляют собой системы класса ФИПС. Второй признак классификации делит информационные системы на две группы к первой относятся информационно-справочные системы ИСС , называемые часто запросно-ответными или просто справочными, которые выполняют поиск и вывод информации без ее обработки. Автоматизированные информационные системы обработки данных АИСОД, ИСОД , относящиеся ко второй группе, сочетают в себе информационно-справочную систему с системой обработки данных.

Обработка найденных данных выполняется комплексом предусмотренных в системе прикладных программ. Большинство систем автоматизации построено по принципу ИСОД. Степень интеграции данных и автоматизации управления или является важнейшим признаком классификации систем автоматизации. В ранних системах - системы автоматизации на автономных файлах СА АФ - принцип интеграции данных практически на использовался, а уровень автоматизации управления был сравнительно низким.

Такие системы применяются и в настоящее время они эффективны в случае узкого, специализированного использования небольшим кругом лиц. Высокой степенью интеграции обладают банки данных БнД . По сравнению с системами автоматизации на основе автономных файлов в банках данных хранимая информация сосредоточена в едином информационном массиве - базе данных БД , а процесс манипулирования данным автоматизирован. Последний из приводимых признаков классификации учитывает рассредоточенность распределенность компонентов системы автоматизации локальная система размещается на одной ЭВМ, в то время как распределенная система функционирует в среде вычислительной сети и распределена по ее узлам серверам и рабочим станциям.