Характеристика системы обработки информации.
В условиях рыночных отношений ресурсосбережение выступает как важнейший фактор повышения эффективности производства.
Учитывая, что материалы в себестоимости строительно-монтажных работ составляют более 60, необходимо еще до начала строительства объекта знать их количество, определить поставщиков, наилучшие цены и качество.
Материально-техническое снабжение оказывает определяющее влияние на производственно-хозяйственную и финансовую деятельности строительной организации.
Правильное и своевременное обеспечение объектов строительства материально-техническими ресурсами является залогом успешной работы на участках. На основании заключенных договоров-подрядов на строительство и ремонт объектов фирма определяет плановую потребность в материалах. Под плановой потребностью понимается потребность строительной организации в материальных ресурсах на предстоящий год квартал, месяц, которая определяется по проектам и сметам физическим объемам работ и учитывает дополнительный расход материальных ресурсов на временные титульные здания и сооружения, на работы производимые за счет накладных расходов, на работы в зимнее время, а так же показатели остатков производственных запасов на складе.
Исходными данными для решения этой задачи являются графики производства работ физические объемы проектно-сметная документация производственные нормы расхода материальных ресурсов на каждый вид работ стоимость материалов Для расчета потребности в материалах физические объемы работ принимают из пообъектного Календарного плана производства работ см. таблицу 3.4. Расчет потребности в материалах выполняют методом прямого счета, т.е. умножением количества показателей физического объема работ на соответствующие производственные нормы расхода материалов. Показатели потребности в материалах по отдельным объектам вносят в Сводную ведомость потребности в материалах по фирме см. таблицу 3.7. Сводные ведомости составляются на основании пообъектных графиков-заявок потребности материалов производственно-техническим отделом см. таблицу 3.6. После этого определяется плановая потребность в материалах см. таблицу 3.1. Снабжение производства материала.
Заготавливаются материалы на основе договоров с поставщиками и прямой покупки в строительных магазинах и других организациях.
Для контроля за выполнением плана заготовления материалов отдел снабжения ведет оперативный учет поступления материалов и выполнения договоров поставщикам.
Счета поставщиков, квитанции транспортной организации и другие документы на отгруженные материалы поступают в отдел снабжения, который проверяет их правильность и акцептует, т.е. дает согласие на оплату этих счетов. После оплаты бухгалтерией материалы поступают либо на склад, либо на участок. Проверенные счета поставщиков записывают в журнал учета поступающих грузов, который предназначен для контроля за поступлением и оприходованием материалов, а так же оперативного контроля за сроками оплаты счета.
Журнал ведется отделом снабжения. Прием материала на складе. По мере поступления материалов на склад в журнале М-1ТС делается отметка о номерах приходных документов графа 7,8. Прием материалов на складе производится в день поступления. После проверки количества и качества груза заведующий складом составляет приходной ордер по типовой форме М-4 в одном экземпляре. Для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру ведется карточка складского учета материалов типовой формы М-12 . Открывается форма М-12 ежегодно с указанием остатка материалов на начало нового года. Данные формы М-4 заведующий складом заносит в карточку складского учета М-12. Ежедневно после каждой операции прихода или расхода зав. складом выводит на карточках остатки материалов.
Отпуск материалов. Отпуск материалов со склада осуществляется по типовой форме М-20 Накладная на отпуск товарно-материальных ценностей. Бланки формы М-20 являются бланками строгой отчетности и сдаются зав. складом в бухгалтерию для постановки в подотчет начальнику участка.
Учет материалов в бухгалтерии. Карточки складского учета М-12 являются основой бухгалтерского учета материалов. Зав. складом несколько раз в месяц сдает в бухгалтерию документы по движению материалов вместе с реестрами с указанием в них количества приходных и отдельно расходных документов. Правильность каждой записи произведенной зав. складом работник бухгалтерии подтверждает своей подписью на карточке в графе Контроль графа 25. В приобъектных кладовых материально-ответственным лицом является прораб участка.
Он составляет отчет о движении и остатках материалов в одном экземпляре по типовой форме М-19 в количественных измерителях. В денежном выражении графы заполняют в бухгалтерии. Проверка материальных отчетов производится в части остатка материалов на начало месяца с материальным отчетом за прошлый месяц, а в части прихода и расхода материалов с первичными приходно-расходными документами, сданными складом в бухгалтерию.
Проверенный материальный отчет таксируется бухгалтерией, которая определяет стоимость по учетным ценам остатков материалов, а так же приход и расход их по каждому наименованию по всем графам отчета. М-19 составляется по каждому материально-ответственному лицу отдельно. Учет операций по поступлению материальных ценностей и расчетов с поставщиками ведется в журнале-ордере 6-С Расчеты с поставщиками и подрядчиками.
Этот журнал предназначается для отражения всех операций, осуществляемых через банк. Ведомость 10-С Движение материалов в денежном выражении предназначается для получения сводных данных в денежном выражении о поступивших в отчетном месяце материальных ценностях. получение сводных данных об остатках, приходе и расходе материалов по каждому материально ответственному лицу и по балансовым счетам, на которые списаны израсходованные материалы. осуществление контроля за перемещением материалов. Учет и контроль за использованием материалов в производстве.
Контроль за соблюдением норм расхода основных материалов осуществляется путем ежемесячного составления производителями работ прорабами Отчета о расходе основных материалов в сопоставлении с производственными нормами типовая форма М-29, который служит основанием для ежемесячного списания этих материалов на себестоимость строительства.
Основанием для отчета являются данные о выполненных объемах работ в натуральных выражениях журналы выполненных работ производственные нормы расхода материалов на единицу объема работ первичные документы по учету материалов накладные, требования и т.п. Количество израсходованных материалов, показанных в отчете по форме М-29, должно соответствовать количеству материалов, приведенному в материальном отчете М-19. Отчет проверяется производственно-техническим отделом, утверждается главным инженером и сдается в бухгалтерию.
Не позднее чем через 3 дня после утверждения отчет возвращается прорабу участка для последующего заполнения. Материалы, списанные в конце месяца на себестоимость работ участка, с учета снимают. После чего в отчете определяются остатки, перешедшие на учет в последующий месяц. Подразделения, службыУчастокПроизвод-ственно-техни-ческ ий отделОтдел снабженияСкладБухгал-терияОперации с документамиУчет наличия остатков материалов на складе на начало месяца Д-1 Д-2Расчет потребности материалов и графики заявки Д-4 Д-3Расчет плановой потре-бности в материалах Д-5Выписка счета Д-6Учет оплачен-ных счетов Д-7Оформле-ние доверен-ности Д-8Выписка накладной на получе-ние у постав-щика Д-9Сдача материала на склад Д-10Учет материалов на складе Д-11Отпуск материалов на участок Д-12Контроль за расходованием материалов Д-13 Учет наличия остатков материалов на конец периода Д-14 Д-15 Рисунок 3. Схема существующего документооборота по планированию и учету обеспеченности исходными материалами процесса производства. где, Д-1 - отчет о движении и остатках материалов за предыдущий месяц.
Типовая Д-2 форма М-19 по разным материальным лицам.
Д-3 сводная ведомость потребности в материалах по участкам. Д-4 график-заявка потребности материалов по участкам Д-5 сводная ведомость плановой потребности в материалах Д-6 счет-фактура поставщика Д-7 журнал учета поступающих грузов, типовая форма М-1тс Д-8 доверенность на получение товарно-материальных ценностей.
Типовая междуведомственная форма М-2 Д-9 накладная на отпуск товарно-материальных ценностей поставщика. Типовая форма М-20 Д-10 приходный ордер. Типовая форма М-4 Д-11 карточка складского учета материалов. Типовая форма М-12 Д-12 накладная на отпуск товарно-материальных ценностей. Форма М-20 Д-13 Отчет о расходе основных материалов в сопоставлении с производственными нормами. Типовая форма М-29 Д-14 отчет о движении и остатках материалов за текущий месяц. Типовая Д-15 форма М-19 2.3. Выводы.
Данная информационная система по планированию и учету обеспеченности исходными материалами процесса производства ПКФ Анкей приемлема при небольшом количестве строящихся объектов. При увеличении количества строящихся объектов, ручная обработка данных не подходит. Единственным путем решения проблемы рационализации обработки информации, в том числе и учетной, является внедрение ПЭВМ. Благодаря автоматизации появится возможность по требованию руководства оперативно выдавать информацию о состоянии товарных запасов материалов, взаимоотношениях с поставщиками, данных о поставках материалов, состоянии расчетного счета и т.д. С помощью ПЭВМ можно хранить и обрабатывать очень большие массивы информации, связывая при этом обработку с автоматизацией расчетов, традиционно выполняемых бухгалтерией, производственно-техническим и другими отделами. 3.