Сортировка списков. Вызовите директиву Sort из меню Data. Откроется диалоговое окно этой директивы.
В группе полей Sort by этого окна необходимо указать критерии сортировки. По умолчанию программа предлагает в первом поле одно из значений этого поля в качестве критерия. В следующих полях можно дополнительно указать значения, по которым будут сортироваться элементы, имеющие одинаковые значения в предшествующем поле. Пара селекторных кнопок Ascending и Descending, которые расположены рядом с каждым полем, позволяет проводить сортировке либо в возрастающей, либо в убывающей последовательности.
Щелкните по командной кнопке OK, тогда программа Excel выполнит сортировку списка в соответствии с указанными критериями. 9. АНАЛИЗ ДАННЫХ Для анализа больших списков данных в программе Excel предусмотрены специальные средства. Под анализом данных здесь понимаются методы, позволяющие лучше понять тенденции и закономерности, которым подчиняются табличные данные. Опорные таблицы Pivot Table, включенные в пятую версию программы Excel, предназначены для анализа соотношений между данными в списке.
Опорные таблицы строятся с помощью Конструктора таблиц за четыре шага. Структуру опорной таблицы можно легко изменить в интерактивном режиме путем перемещения названий полей данных из одной части таблицы в другую. Кроме опорных таблиц, в программе Excel имеются и другие методы анализа наборов данных. Очень полезной является директива поиска решения уравнений, которая по заданным значениям полей находит другие значения, удовлетворяющие определенным соотношениям. 9.1. Опорные таблицы.
Директивой PivotTable из меню Data откройте диалоговое окно Конструктора опорных таблиц. В этом окне за четыре шага нужно построить опорную таблицу. На первом шаге следует указать источник поступления данных. Если исходные данные находятся в списке, то щелкните по селекторной кнопке Microsoft Excel List or Database и перейдите к следующему шагу с помощью командной кнопки Next. На втором шаге нужно указать область рабочего листа, где находится список.
По умолчанию программа предлагает список, который расположен на активном рабочем листе. Здесь можно указать только часть списка, если для построения опорной таблицы остальная часть не нужна. Щелкните по командной кнопке Next, чтобы перейти к следующему шагу. На третьем шаге задается структура Layout опорной таблицы. В правом поле расположены названия полей списка, а в среднем - представление структуры опорной таблицы. В это поле включается поле названий строк, поле названий столбцов и поле данных.
Чтобы задать структуру таблицы, следует отбуксировать мышью названия полей списка в соответствующие поля таблицы. При построении опорной таблицы придерживайтесь следующих правил. Названия полей, по значениям которых будет проводится анализ данных, отбуксируйте в поле данных Data. В поле названий строк Row и в поле названий столбцов Column переместите названия полей, по значениям которых классифицируются разбиваются данные. Затем щелкните по командной кнопке Next, чтобы перейти к следующему шагу. На четвертом шаге можно установить некоторые опции для построения таблицы. В поле ввода Pivot Table Starting Cell указывается адрес, с которого начинается построение таблицы левый верхний угол. В поле ввода Pivot Table Name можно указать название таблицы.
По умолчанию программа использует название PivotTable1 с последующим увеличением номера таблицы. Если включить контрольные индикаторы Grand Totals for Columns и Grand Totals for Rows, то в каждой строке и в каждом столбце опорной таблицы будут вычисляться общие суммы.
Контрольный индикатор Save Data With Table Layout служит для сохранения опорной таблицы с заданной структурой. Включение контрольного индикатора AutoFormat Table позволяет автоматически сформатировать опорную таблицу. После закрытия диалогового окна Конструктора командной кнопкой Finish программа Excel размещает опорную таблицу в указанной позиции. Между опорной таблицей и исходным списком возникает статическая связь, т.е. связь, которая существует только в момент построения таблицы.
При изменении данных в списке опорная таблица не будет изменяться. Чтобы привести в соответствие содержимое таблицы и содержимое списка, нужно вызвать директиву Refresh Data из меню Data. 9.2.