Новое в Word

Новое в Word. В Word 2000 компания Microsoft реализовала десятки новых функций. Некоторые из них направлены на облегчение работы администраторов вычислительных сетей, которые должны контролировать работу большого количества пользователей Word, однако большая часть новых функций призвана улучшить условия работы индивидуальных пользователей.

УстановкаРяд нововведений, реализованных в функции установки Word, облегчает работу индивидуальных пользователей. Функции автоматизации установки Intelligent Install. Office 2000 автоматически определяет оптимальный характер установки на основании состава уже установленного и используемого программного обеспечения.

Установка по необходимости. Word не устанавливает каждый отдельно взятый шаблон, тему или другой файл вместо этого Word устанавливает лишь некоторые файлы и предлагает установить тот или иной компонент, когда в нем возникает необходимость. Эта возможность позволяет получить значительную экономию дискового пространства. Мастер профилей Office. Эта новая программа сохраняет пользовательские настройки и позволяет создавать или восстанавливать их по мере необходимости. Такая возможность особенно полезна при переходе на другой компьютер в сети или переносе Word на портативный компьютера. Самодиагностика и восстановлениеТеперь Word и приложения Office могут автоматически проверять входящие в их состав файлы на наличие сбоев и восстанавливать их. Эти функции реализуются средствами следующих мастеров и команд.

Мастер настройки Office автоматически выявляет наличие ошибок при запуске Word и позволяет исправить их. Он производит проверку на наличие поврежденных данных в реестре и файлах, выявляет недостающие файлы, необходимые для работы приложений Office, и другие неполадки.

После этого мастер сообщает, где можно отыскать необходимые файлы, если требуется их установка. Мастер очистки Office выявляет файлы предыдущих версий Office и позволяет удалить все эти файлы. Команда меню Справка Help Найти и устранить выявляет проблемы, связанные с файлами, не являющимися необходимыми для функционирования Word, такими как файлы шрифтов и шаблонов. Теперь разработчики макросов могут использовать цифровые подписи для идентификации своих макросов, что предотвратит отображение предупреждения о наличии макросов при открытии документа.

Повышение производительностиWord предоставляет ряд новых функций, призванных повысить производительность работы пользователя. В новых окнах диалога для открытия и сохранения документов отображается на 50 больше файлов, чем в предыдущих версиях Word. Новая панель адресов позволяет осуществлять доступ к наиболее часто используемым папкам посредством одного щелчка на ней имеется значок Журнал History, позволяющий получить доступ к 20-50 документам, с которыми работал пользователь.

Новая кнопка Назад Back, аналогичная кнопке Web-броузера, позволяет перейти к последнему файлу, с которым велась работа. В меню и на панелях инструментов при первом запуске программы теперь отображается только наиболее часто используемые команды. Word автоматически добавляет команды и кнопки в рабочий набор и удаляет их в зависимости от интенсивности их использования.

В панели задач Windows теперь отображается отдельные кнопки для каждого открытого в Word документа, что позволяет переходить к требуемому документу как при помощи меню Окно Windows, так и используя панель задач. Скрытие и отображение помощника Office значительно упрощенно. Теперь помощник не имеет отдельного окна он просто отображается на экране и при желании может быть полностью отключен. Теперь в буфер обмена могут быть помещены десятки различных элементов.

Новая панель инструментов Буфер обмена Clipboard отображает содержимое буфера и позволяет вставлять хранящиеся в нем элементы как по отдельности, так и группами. Новые параметры окна диалога Печать Print позволяет Word автоматически изменять масштаб документа для печати нескольких страниц документа на одном листе или при использовании бумаги нестандартных размеров. Редактирование и форматированиеПередовые функции редактирования и форматирования Word постоянно совершенствуются.

В число новых функций входят следующие. Новая функция свободного ввода может быть использована в режимах разметки страницы и Web-документа для задания или изменения позиций табуляции и выравнивания текста посредством двойного щелчка на любой свободной строке документа. Например, если дважды щелкнуть мышью у правого края пустой строки, Word будет выравнивать вводимый текст по правому краю. Теперь Word позволяет создавать вложенные и перемещаемые таблицы, располагать таблицы рядом и создавать встроенные строки заголовков таблиц.

Кроме того, команда Нарисовать таблицу Table позволяет начертить таблицу вокруг набранного текста. Функция автозамены, направленная на повышение производительности работы, теперь использует для выявления и исправления слов с орфографическими ошибками пользовательский словарь. Расширенный орфографический словарь снижает количество неверно распознаваемых орфографических ошибок. ГрафикаБиблиотека предопределенных картинок теперь имеет интерфейс, сходный с интерфейсом Web-броузера, и дополнена новыми рисунками, звуками и анимированными клипами! В процессе редактирования документа окно библиотеки может оставаться открытым имеется возможность изменять размеры окна и перетаскивать картинки в документ.

Кроме того, библиотека имеет встроенную функцию поиска. Эта функция позволяет, например, выбрать картинку, имеющую отношение к финансам, и выполнить поиск сходных картинок. Имеется также возможность создания пользовательских категорий картинок, звуков и аннотированных клипов.

Коллективная работаКомпания Microsoft интегрировала свои последние разработки в области коллективной работы в Word другие приложения Office. Можно, например, планировать и участвовать в конференциях NetMeeting в процессе работы в Word или использовать Word для создания и управления сетевыми конференциями на базе Web-документов. Имеется также возможность выбора и включения требуемой электронной подписи в создаваемые средствами Word сообщения электронной почты.

Поддержка HTMLПринимая во внимание неуклонный рост значимости Web-страниц в корпоративных сетях, равно как и на общественных Web-узлах, Microsoft значительно расширила поддержку HTML для Word. Word позволяет сохранять документы в формате Web-страниц и передавать их на Web-сервер за одну операцию. При сохранении Web-страницы Word создает папку, в которую помещаются все дополнительные файлы. Когда при просмотре Web-страницы в Internet Explorer пользователь выбирает команду Правка , Office открывает то приложение из своего состава, средствами которого был создан этот документ.

Кроме того, имеется возможность просматривать HTML-код документа без форматирования. Предусмотрена возможность просмотреть документ в Web-броузере перед сохранением. Средства работы с гиперссылками претерпели значительные усовершенствования. Теперь процедура создания гиперссылок на закладки документа, другие файлы, Web-страницы и даже адреса электронной почты существенно упрощена.

Имеется возможность задать режим автоматического обновления гиперссылок при сохранении документа. В Word реализована возможность вставки в документ таких графических объектов, как маркеры списков, горизонтальные линии и других графических объектов. Значения по умолчанию для цвета и заполнения сохраняются в документах Word автоматически группирует перекрывающуюся графику. Аналогично стилям, представляющим собой наборы параметров форматирования текста, темы являются согласованными наборами параметров форматирования Web-страниц, включающими стили, цвет или рисунок фона, графические маркеры списков и горизонтальные линии.

Вместе с Word поставляются десятки тем, которые могут быть использованы в создаваемых Web-страницах. В Word реализована поддержка специальных форматов, создаваемых при сохранении документа в формате Web-страницах с последующим открытием его для редактирования в Word из броузера. Несмотря на то, что документ был преобразован в формат HTML, он открывается как стандартный документ Word, что позволяет пользователю просматривать и изменять его исходное форматирования.

Имеется возможность задания режима уведомления об обновлении любого опубликованного в Web документа. Редактор сценариев позволяет создавать HTML-сценарии и вставлять их в Web-страницы. Программирование и безопасностьВ состав Microsoft Office включена значительно усовершенствованная версия языка Visual Basic 6.0 for Applications VBA , дополненного новыми функциями, облегчающими квалифицированную разработку макросов и приложений.

В настоящее время VBA находится на одном уровне с Visual Basic. VBA позволяет создавать интегрированные решения, включающие в себя любые приложения Microsoft Office, благодаря использованию элементов управления ActiveX. Интегрированная автоматическая проверка на вирусы может быть включена в любой макрос, написанный на Visual Basic for Applications. Реализован новый интерфейс API с поддержкой функций защиты от вирусов для окна диалога Открытия документа Open, позволяющий разработчикам задавать режим автоматической проверки на наличие вирусов в любом открываемом документе.

Макросам могут быть присвоены цифровые подписи, подтверждающие отсутствие вирусов в макросах. Сетевое управлениеКомпания Microsoft реализовала функции, направленные на снижение эксплуатационных затрат для администраторов сетей. В числе этих функций можно отметить следующие. Сетевые администраторы могут настроить Office таким образом, чтобы отдельные функции или программы не устанавливались до момента вызова этих функций или программ пользователем.

Мастер сетевой установки нового поколения является основным средством настройки специальной конфигурации при установке приложений Office для использования в сети. Мастер профилей Office позволяет сетевым администраторам изменять заданные по умолчанию параметры Word и сохранять и восстанавливать Office 2000. Администратор может блокировать доступ определенных пользователей к отдельным функциям Word. Диспетчер шаблонов облегчает управление корпоративными шаблонами документов и обеспечивает их установку таким образом, чтобы они были доступны всем пользователям через окно диалога Создание документа New. Справочная система Word может быть дополнена определяемыми администратором разделами и файлами содержания.

Также имеется возможность дополнять окна сообщений ссылками на Web-узел Microsoft или Web-узел корпоративной сети. 2.2. ExcelMicrosoft Excel - мощная программа для работы с электронными таблицами, являющаяся, также как и Word, частью пакета Microsoft Office.

Обладая достаточно широкими возможностями и высокой степенью интеграции с другими приложениями Office и Windows вообще, Excel стала наиболее популярной программой среди людей, постоянно имеющих дело с огромными массивами чисел. 2.2.1. Возможности ExcelExcel обладает всеми необходимыми возможностями для обработки электронных таблиц от простых арифметических действий с несколькими ячейками таблицы до статистической обработки огромных массивов данных.

Информация в Excel представляется в виде таблицы, и может быть записана в ячейки этой таблицы. Остановимся подробнее на некоторых основных возможностях Excel. Редактирование и форматирование данныхДанные могут быть введены в таблицу посредством набора на клавиатуре. Кроме того, можно вставить в таблицу определенные фрагменты или целые файлы Excel. Также Excel может открывать файлы других распространенных редакторов электронных таблиц например, Lotus 1-2-3 . Excel, как и Word, имеет функцию проверки орфографии причем он использует общий со всеми приложениями Office словарь, поиска и замены фрагментов данных.

В Excel имеется возможность изменять шрифт, его размер, цвет, начертание для данных каждой ячейки таблицы в отдельности изменять формат представления данных в ячейке например, текстовый, числовой, финансовый и др. изменять направление текста, горизонтальное и вертикальное выравнивание данных в ячейке. Могут быть изменены и размеры самих ячеек, их границы и заливка имеется возможность объединения и разбиения ячеек, добавление и удаление целых строк и столбцов.

ГрафикаВ Excel, как и в Word, имеется набор встроенных средств для создания геометрических фигур, линий, прямоугольников, овалов и других простых графических объектов. Кроме того, имеется возможность выбирать и вставлять в документы десятки предопределенных фигур и готовых рисунков. Excel позволяет импортировать в документы графику из форматов, поддерживаемых большинством других приложений Windows.

Одной из самых популярных возможностей Excel является его способность автоматически строить практически любые виды диаграмм и графиков на основе данных электронной таблицы, причем процесс построения диаграммы или графика использующей десятки и сотни значений может занять всего лишь несколько минут. Также Excel может вставлять в свои таблицы географические карты, используя встроенную в Office программу Microsoft Map, причем коллекцию карт, поставляемую вместе с Office, нельзя назвать маленькой.

Обработка данных и средства автоматизацииИз средств Excel, предназначенных для различной обработки информации, и средств автоматизации можно отметить следующие. Сортировка позволяет упорядочить данные таблицы по какому-либо критерию, что при работе с большими массивами данных имеет не последнее значение. Способность использования фильтра данных позволяет отображать на экране только те данные, которые необходимы на данный момент времени, это существенно облегчает поиск и корректировку отдельных частей больших массивов данных.

Возможность проверки вводимых в ячейку данных на определенный критерий предотвращает неправильный ввод, что позволяет работать с таблицей незнакомому с ее внутренним устройством человеку. Функция консолидации позволяет реорганизовать и объединить общие по какому-либо критерию данные в одну таблицу, это облегчает труд людей занимающихся подготовкой отчетов. Сводная таблица придает сухим столбцам и строкам чисел наглядность и существенно облегчает подготовку отчет по данным таблицы.

Создание структуры позволяет быстро просматривать и изменять данные, находящиеся в ключевых ячейках таблицы, при этом ячейки более низкого уровня можно просто скрыть используется примерно тот же принцип, что и в режиме структуры Word. Использование формул в ячейках позволяет вычислить значение данной ячейки на основе данных других ячеек причем ссылки могут быть как на другие листы, так и на другие книги Excel, причем набор формул Excel далеко не ограничивается стандартными математическими функциями имеется возможность вводить формулы, которые могут в зависимости от значений каких-либо ячеек выполнять те или иные действия, также в Excel имеется достаточно большой набор финансовых, статистических и других видов функций.

Интегрированный в Excel Visual Basic for Application VBA позволяет автоматизировать работу Excel с помощью макросов и, являясь полнофункциональным на уровне приложений Office объектно-ориентированным языком программирования, превращает Excel и Office в целом в среду программирования с достаточно широкими возможностями, выходящими далеко за пределы простого вычисления таблиц.

Web-публикации, коллективная работа и интеграцияExcel, являясь частью Office, поддерживает те же функции, касающиеся Web-публикаций, коллективной работы и интеграции, что и все приложения Office. Эти функции были описаны ранее в разделе, посвященном Word. Настройка параметровПараметры Excel могут быть настроены в соответствии с любыми конкретными требованиями рабочей среды.

Excel имеет те же основные функции настройки рабочей среды, что и Word, которые были описаны в разделе, посвященном Word. 2.2.2.