Технология учета продажи товаров на предприятии Мастер-СД в системе Trade Assistant

Технология учета продажи товаров на предприятии Мастер-СД в системе Trade Assistant. Оперативный и количественно-суммовой учет продаж товаров на предприятии Мастер-СД ведется с помощью программного комплекса Trade Assistant.

Схема организации учета продаж на предприятии представлена на рис. 6. Рис. 6. Структурная схема организации учета продаж в ООО Мастер-СД Trade Assistant представляет собой комплексную систему управления торговой организацией. Он предназначен для оперативного управления и контроля за состоянием товарно-материальных запасов на складах и денежных средств на расчетных счетах, ведения полного баланса с партнерами, а также для всестороннего анализа информации, накопленной в базе данных системы.

Компьютеры отдела закупок и сбыта, отдела выписки и кассы объединены в локальную сеть. В ее возможности входит - Подготовка документов на поставку и отпуск товаров в формате, заданном пользователем - Резервирование товаров на складе при выписке счетов - Возможность отследить сроки оплаты выписанных счетов - Регистрация пользователей при оформлении всех документов - Развитая система разграничения доступа - Работа в различных валютах и гибкость при учете меняющегося курса валют - Получение справок по наличию и движению товаров - Ведение полного баланса с партнерами и анализ динамики отношений с ними - Классификатор товаров и клиентов неограниченной глубины вложенности - Ведение многоколоночного прайс-листа и гибкая система скидок - Средства работы с услугами - Анализ движения товаров по складам, группам товаров, поставщикам, покупателям и т.д Анализ эффективности работы персонала - Расчет прибыли и рентабельности в целом по компании и отдельно по складам, по товарам, по группам товаров и т.д Экспорт и импорт данных в формате CSV, обеспечивающий интерфейс с другими системами - Разнообразная настройка справочных таблиц с использованием фильтров, сортировки данных, редактированием набора колонок - Настройка базы данных на специфику пользователя - Возможность самостоятельно создавать и редактировать бланки выходных документов и включать в них графические и сканированные изображения, формулы и таблицы.

При продаже товаров можно оформить документы трех типов предварительный заказ, резерв, отгрузка.

При предварительном заказе не обязательно наличие товара на складе и не происходит резервирование заказанных товаров.

При оформлении резерва также не обязательно наличие необходимого количества товара на складе, но заказанный товар резервируется.

При оформлении накладной, напротив, необходимо наличие достаточного количества товара на складе, в противном случае Trade Assistant не позволит завершить операцию и выдаст сообщение об ошибке. При оформлении накладной происходит списание товара со склада по средневзвешенной цене. Общая сумма накладной записывается также на баланс клиенту. Все три типа документов легко могут быть преобразованы один в другой.

Если предварительный заказ преобразовывается в резерв или накладную, то заказанный товар соответственно резервируется или списывается со склада. При преобразовании накладной в резерв или предварительный заказ товар снова приходуется на склад. Из одного документа на резервирование может быть сделано несколько накладных. При оформлении накладных система следит за тем, чтобы товар, указанный в накладной, присутствовал в достаточном количестве на складе, а также за тем, чтобы не был превышен кредит, установленный для каждого покупателя.

При продаже товаров пользователь имеет оперативную информацию о том, когда и на кого был зарезервирован требуемый товар, а также может видеть наличие товара на всех складах системы, в том числе и наличие товара, находящегося в пути от поставщика. Система с самого начала разрабатывалась под Windows. Это позволило разработчикам избежать недостатков, присущих многим системам, которые сначала были реализованы под DOS, а потом переписаны под Windows.

Такие системы, к сожалению, очень часто невольно копируют идеологию DOS и не пользуются преимуществами Windows. Trade Assistant, напротив, широко использует все преимущества этой операционной системы большое количество открытых одновременно окон, широкое использование горячих кнопок так называемых иконок, возможности настройки таблиц, легкость обмена информацией с другими системами. Trade Assistant работает как в операционной системе Windows 3.11 или Windows 3.1 , так и в Windows 95 или Windows NT. Система автоматизирует работу персонала, занятого непосредственно в отделе закупок и сбыта прием заказов, выписку счетов, накладных, регистрацию платежей и выписку соответствующих документов.

Она берет на себя целый ряд контрольных функций и функций, автоматизирующих труд пользователя автоматически проставляет срок оплаты счета и выходные цены в счетах и накладных в зависимости от категории покупателя, следит за тем, чтобы не был продан отсутствующий на складе товар, и за тем, чтобы не был превышен установленный клиенту кредит, выдает предупреждение, если в накладную включается товар по цене, ниже себестоимости или продается товар из резерва.

Все документы печатаются автоматически, при этом система следит за тем, чтобы были заполнены все необходимые атрибуты. 1 В системе имеется классификатор товаров, который не только существенно облегчает поиск нужного товара, но и дает возможность подобрать аналоги, если какой-то товар в данный момент отсутствует.

Очень важным является то обстоятельство, что система обладает возможностями настройки, позволяющими учитывать специфику торговли в различных компаниях, а также индивидуальные запросы пользователей. Основной единицей информации в системе является документ. Существует несколько видов документов накладная, приходный ордер, счет, акт на списание, платеж и др. Вся остальная информация например, состояние склада на текущий момент, состояние расчетных счетов, баланс с контрагентами может быть вычислена на основе этих основных файлов базы данных, изменить ее можно только путем ввода или редактирования необходимого документа.

Все документы хранятся в базе данных системы. Кроме того, в базу данных Trade Assistant входят Справочники, содержащие вспомогательную информацию об объектах, с которыми работает система справочники товаров, поставщиков и покупателей, складов, расчетных счетов и валют. Предусмотрен ряд команд, обеспечивающих работу со справочниками. Можно добавить запись в справочник, отредактировать присутствующую там запись или же удалить ее из справочника, а также отсортировать записи в удобном для него порядке.

При работе со справочником товаров номенклатурой товаров для удобства поиска можно дополнительно отфильтровать товары по заданной совокупности признаков. Кроме основных полей все справочники и документы могут содержать настраиваемые дополнительные поля. Дополнительные поля могут быть числовыми, текстовыми или иметь тип дата. Количество дополнительных полей, их название, тип и размер определяется Администратором при создании компании.

Основные операции в системе Trade Assistant подразделяются на две группы товарные и расчетно-денежные операции. При выполнении товарных операций, как правило, изменяется количество товаров на складах. К ним относится Продажа товаров, Закупка товаров, Возврат товара, Перемещение товаров со склада на склад и Корректировка наличия товаров на складе. Общая схема выполнения этих операций такова.

На экране компьютера пользователь заполняет предложенную ему форму документа, где указывает наименование товаров, их количество, стоимость, поставщика или получателя товаров, склад, с которого производится операция, и дату оформления документа. При оформлении документов Система Trade Assistant позволяет использовать различные валюты, но весь учет ведется в базовой валюте. Стоимость товаров можно указать как в базовой валюте, так и в любой другой, предварительно с одного расчетного счета на другой.

К ним относятся операции Расчеты с покупателями, Расчеты с поставщиками и Перевод денег со счета на счет. 1 Общая схема выполнения этих операций такова пользователь заполняет предложенную ему валюту, установив ее текущий курс по отношению к базовой. При желании, пользователь может изменить вид валюты или же текущий курс, и тогда стоимость всех товаров будет пересчитана. Оформленный документ пользователь может распечатать в виде накладной, счета и т.п. и или записать в базу данных.

При этом изменяется количество товаров на складе, пересчитывается их себестоимость и другие характеристики. При выполнении расчетно-денежных операций происходит регистрация денег, полученных от покупателей и денег, заплаченных поставщикам, а также перевод денег форму документа, где указывает расчетный счет, на который поступают или с которого списываются деньги, контрагента плательщика или получателя и оплаченную сумму. Выбранный расчетный счет автоматически определяет валюту, в которой производится оплата.

Если эта валюта не является базовой, то пользователь должен указать ее курс по отношению к базовой. По умолчанию этот курс берется из справочника валют. 1 При выполнении расчетно-денежных операций указанная в документе сумма зачисляется на баланс контрагента и изменяется количество денег на выбранном расчетном счете. Кроме того, оплаченную сумму можно распределять по накладным контрагента. При этом оплаченная сумма не обязательно должна в точности соответствовать сумме, указанной в накладной.

Если эта сумма больше, чем сумма накладной, то их разность составляет остаток от платежа, который может быть распределен по другим накладным или же просто зачислен на баланс контрагента. Если же сумма меньше суммы накладной, то эту накладную можно закрыть частично, а при поступлении недостающей суммы денег закрыть ее полностью. Таким образом, Trade Assistant дает возможность разными способами учитывать деньги, поступающие от плательщиков они могут в точности соответствовать сумме отпущенных товаров или же поступать произвольными порциями, в качестве предоплаты или же оплаты уже после отгрузки товаров.

На оплату накладных после отгрузки товара требуется специальная санкция Администратора. Если такой санкции нет, то при Продаже товаров система контролирует пользователя, выписывающего накладную, и следит за тем, чтобы накладные не были выписаны в долг, т.е. при отрицательном балансе контрагента. Любой оформленный ранее документ можно вызвать из базы данных и распечатать, отредактировать или удалить. 2 Технология учета продаж в Trade Assistant такова 1. Проведение общей настройки Trade Assistant на ООО Мастер-СД Рис. 7. Настройка Trade Assistant на ООО Мастер-СД 2. Заполнение справочников Товары , Контрагенты , Склады , Расчетные счета Товары и услуги Справочник товаров содержит всю номенклатуру замков, которыми торгует данная компания.

Он используется при выполнении всех товарных операций.

Каждая запись справочника содержит следующие поля артикул товара, категория товара, тип, название и описание товара, штрихкод, единица измерения и дата последней модификации записи. Кроме того, справочник содержит 8 полей для указания цен реализации товара, что дает возможность устанавливать различные цены для различных групп покупателей. Справочник товаров в ООО Мастер-СД подразделен на висячие замки, врезные без ручек, врезные с ручками, гаражные защелки, кодовые, личинки, накладные, почтовые, фурнитуру.

Справочник покупателей, в свою очередь, содержит поле с номером колонки прейскуранта, по которой с этим покупателем ведется торговля. При выполнении операции Продажа товаров этот номер определяет цену реализации, которая будет автоматически проставлена в документе. При работе со справочником товаров можно использовать классификатор товар неограниченной глубины вложенности. Классификатор дает возможность структурировать номенклатуру товаров, что существенно облегчает поиск товаров и ускоряет оформление документов при большой номенклатуре.

Классификатор создается как отдельная надстройка над номенклатурой товаров. Товары могут быть включены в классы или подклассы любого уровня. Один и тот же товар может быть включен сразу в несколько классов классификатора. Такой подход облегчает пользователю поиск товаров в классификаторе. Различные пользователи могут иметь разные представления о классификации товаров, и способ классификации, естественный для одного пользователя, может поставить в тупик другого.

Возможность включать товар в классификатор несколько раз дает возможность при создании классификатора совместить различные способы классификации. Классификатор используется при включении товарных позиций в документы накладные, счета и др. При этом пользователь может легко отключить использование классификатора и воспользоваться неструктурированным списком товаров. При наборе документа пользователь может несколько раз переключать способ выбора товаров с использованием классификатора и без него. Таблица 2. Структура справочника Товары Наименование поля реквизита Идентификация Тип поля Размер Количество в коробке QUNITS Числовое 3 Название NAME Текстовое 21 Описание SPEC Текстовое 9 Цена 1 PRICE 1 Числовое 6 Цена 2 PRICE 2 Числовое 6 Цена 8 PRICE 8 Числовое 6 Цена 5 PRICE 5 Числовое 6 Номер NO Числовое 3 Рис.8. Справочник товаров ООО Мастер- СД Контрагенты Таблица 3. Структура справочника Контрагенты Наименование поля реквизита Идентификация Тип поля Размер Контрагент ID Текстовое 13 Название компании NAME Текстовое 42 Телефон TEL Числовое 29 В этом справочнике содержится информация о всех партнерах, с которыми торгует компания.

Каждая запись этого справочника содержит всю необходимую информацию о партнере название компании или фамилию контрагента, если это частное лицо, почтовый адрес, телефон, факс, категорию контрагента.

Справочник контрагентов ООО Мастер-СД подразделен на фирмы и частных лиц. В свою очередь, фирмы подразделены на ЗАО, ООО, по названию, ЧП, АОЗТ, ТОО, ОАО, АООТ. Для каждого партнера система Trade Assistant дает возможность установить индивидуальные условия работы. Так, в карточке клиента можно установить колонку, по которой обычно фирма торгует с этим клиентом - в этом случае при выписке счетов и накладных цены будут проставляться автоматически в соответствии с установленной колонкой.

Можно установить кредитную линию - система сама будет следить, чтобы долг клиента не превысил установленного максимума.

Можно установить отсрочку платежа - и этот срок будет автоматически проставляться в счетах. Справочник контрагентов содержит также всю необходимую информацию для того, чтобы подсчитать полный баланс контрагента сумму, на которую ему были отпущены товары и количество денег, заплаченных за эти товары, если контрагент является покупателем, и, наоборот, сумму, на которую контрагент отпустил товаров компании и количество денег, заплаченных за эти товары, если контрагент является поставщиком.

При выполнении основных операций эти величины будут постоянно корректироваться, и баланс контрагента будет пересчитываться. При работе со справочником контрагентов можно также использовать классификатор. Рис. 9. Справочник контрагентов ООО Мастер-СД Склады компании Таблица 4. Структура справочника Склады Наименование поля реквизита Идентификация Тип поля Размер Склад ID Текстовое 6 Категория CAT Числовое 1 Название NAME Текстовое 10 Система Trade Assistant позволяет вести любое количество складов компании. Информация о них содержится в справочнике складов.

Очень часто в справочник складов удобно включать не только реальные склады, но и некоторые виртуальные. Так, например, удобно иметь склад Ожидаемые товары, на который будут приходоваться товары, находящиеся в пути от поставщика. Ведя такой склад, вы получите возможность выписывать счета на товары, которых реально нет в компании, но которые должны поступить в ближайшее время. Когда товары действительно поступят, достаточно будет перевести их на нужный склад.

Система предоставляет возможность сделать этот перевод автоматически. Склады могут быть разбиты на категории. Категория склада имеет значение при автоматическом расчете себестоимости товаров. Себестоимость рассчитывается по средневзвешенному методу. На складах одной категории себестоимость товаров считается так, как если бы все товары находились на одном складе общая стоимость товаров одного вида делится на общее количество этих товаров.

Себестоимость же товаров на складах разной категории рассчитывается независимо. Рис. 10. Справочник складов ООО Мастер-СД Расчетные счета Таблица 5. Структура справочника Расчетные счета Наименование поля реквизита Идентификация Тип поля Размер Счет ID Текстовое 5 Название NAME Текстовое 18 Сумма AMOUNT Числовое 11 При оформлении любого документа обязательно должен быть указан расчетный счет. В справочник счетов удобно включить несколько расчетных счетов, и при оформлении документа каждый раз выбирать требуемый счет. Тогда легко можно отделить, например, товары, закупленные или проданные за наличные деньги, от товаров, прошедших по безналичному расчету.

Для этого введен специальный счет Касса, по которому проводятся документы, за которые было заплачено наличными деньгами. При просмотре базы данных и при получении отчетов всегда можно отделить эти товары. Кроме того, всегда под рукой находится информация о том, сколько денег находится в кассе, сколько на счете в банке и т.д. Рис. 11. Справочник расчетных счетов ООО Мастер-СД 3. Оформление первичных расходных документов 3.1. Вызываем из меню форму Продажа 3.2. Выбираем из справочника контрагентов покупателя организацию или частное лицо 3.3. Из справочника товаров выбираем нужные покупателю замки, нужное количество и колонку цены, по которой будет производиться продажа данному покупателю 3.4. Если покупатель платит наличными, то начисляется налог с продаж - 4 3.5. Вызывается из меню пункт печать, где надо указать форму документа, которую требуется распечатать счет, накладная, накладная 4 , счет-фактура, договор с юридическим лицом, с частным предпринимателем и количество экземпляров.

Рис. 12. Продажа товаров в ООО Мастер-СД 5. Формирование различных печатных форм первичных документов форм, таких как - счет - накладная - счет-фактура - если покупатель - организация, то заключается договор купли-продажи.

Наиболее существенные моменты организации компьютерного учета реализации продукции - это порядок выписки расчетного документа счета на оплату продукции и способы отражения операций, связанных с отгрузкой продукции покупателю.

Для выписки счета можно воспользоваться готовой формой. Для этого следует обратиться к справочнику Продажа товаров и перевести документ из Отгрузки в Резерв. Новую организацию можно ввести, непосредственно работая с документом. Учитывая, что в Trade Assistant предусмотрена двухуровневая аналитика, на втором уровне следует указать основные атрибуты расчетного документа - счета номер и дата выписки счета. В табличную часть документа вводятся данные по наименованиям замков, ценам и количеству отгруженного товара.

Суммы по каждой позиции и по счету в целом будут рассчитаны автоматически. Нажатием кнопки Печать сформировывается печатный образ документа. По кнопке Картотека выйдем в журнал операций, где сохранилась заголовочная запись этого документа. Рис 13. Счет ООО Мастер-СД Таблица 6. Структура печатной формы первичного документа Счет Наименование поля реквизита Идентификация Тип поля Размер Номер NO Числовое 2 Название DESCR Текстовое 21 Количество QTY Числовое 3 Цена PRICE Числовое 6 Стоимость SUM Числовое 7 Рис. 14. Накладная ООО Мастер-СД Таблица 7. Структура печатной формы первичного документа Накладная Наименование поля реквизита Идентификация Тип поля Размер Номер NO Числовое 2 Название DESCR Текстовое 21 Количество QTY Числовое 3 Цена PRICE Числовое 6 Стоимость SUM Числовое 7 Рис. 15. Счет-фактура ООО Мастер-СД Таблица 8. Структура печатной формы первичного документа Счет-фактура Наименование поля реквизита Идентификация Тип поля Размер Номер NO Числовое 2 Наименование товара ID Текстовое 17 Страна происхождения CON Текстовое 2 Номер ГДТ NOMGDT Числовое Единица измерения UNITS Текстовое 3 Количество QTY Числовое 3 Цена PRICE Числовое 6 В т.ч. акциз ACZ Числовое Сумма SUM Числовое 7 В т.ч. акциз ACZ Числовое Ставка НДС NDS Числовое 3 Сумма НДС SUMNDS Числовое 7 Всего с НДС VSNDS Числовое 7 Рис. 16. Договор купли-продажи ООО Мастер-СД Рис. 17. Книга продаж ООО Мастер-СД Таблица 9. Структура выходного документа Книга продаж Наименование поля реквизита Идентификация Тип поля Размер Дата DATE Числовое 10 Номер NO Числовое 6 Покупатель CUST Текстовое 16 ИНН покупателя INN Числовое 10 Всего продаж GCRC Числовое 8 Сумма без НДС BNDS Числовое 8 Сумма с НДС SNDS Числовое 8 К недостаткам существующей технологии можно отнести отсутствие связи с бухгалтерией и таких отчетных форм, как прайс-лист по наличию товаров на складе, т.к. он наглядно показывает наличие замков. 1.5.