Роль информации в работе предприятия

Роль информации в работе предприятия. В современных условиях важной областьюстало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

Передача информациио положении и деятельности предприятия на высший уровень управления и взаимный обменинформацией между всеми взаимными подразделениями фирмы осуществляются на базе современнойэлектронно-вычислительной техники и других технических средствах связи. В деятельности коммерческих структур, представляющих собой комплексы большого числа повседневно связанных и взаимодействующихпредприятий, передача информации является первостепенным и непременным факторомнормального функционирования данной структуры.

При этом особое значение приобретаетобеспечение оперативности и достоверности информации.

Для многих фирм внутрифирменнаясистема информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственныйхарактер.

Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированнойпродукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческихрешений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производстваи повышение его эффективности.

Большое значение имеет информацияо возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующихпринятия оперативных решений. Соответственную роль в принятии решенийиграет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведенияоб изобретениях, технических новинках своей фирмы, а также, фирм-конкурентов.

Этонепрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическоеи своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой для подготовкисоответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия соответствующихрешений. Содержание каждой конкретной информацииопределяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческихрешений.

К информации предъявляются определенные требования по объекту и качеству краткость и четкость формулировок, своевременность поступления по целенаправленности удовлетворение конкретныхпотребностей по точности и достоверности правильный отбор первичныхсведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений. Основныенаправления использования информационных технологий в современном бизнесе Среди основныхнаправлений развития современных информационных технологий в обеспечении развитияфармацевтического бизнеса можно выделить Автоматизация документооборота Коммуникации Управление технологией фармацевтического производства Автоматизация бухгалтерского учета и планирования Разработка систем принятия решений Автоматизация банковских операций Создание автоматизированных рабочих местДля реализации идеи распределенногоуправления необходимо создание для каждого уровня управления и каждой предметнойобласти автоматизированных рабочих мест АРМ на базе вычислительной техники. Огромное значение в автоматизацииработы предприятия имеет объединение существующих автоматизированных рабочих меств единую информационную систему предприятия.

Автоматизация документооборота Внедрение системавтоматизации документооборота текстовые процессоры и пр. приводит к возникновениюконцепции электронного документа и безбумажной технологии. Такие электронныедокументы существуют только в электронном виде, т.е. создаются, обрабатываются ипересылаются с помощью компьютеров, хотя и существует возможность создания так называемой твердой копии, т.е. возможности печати документа на бумаге.

Безбумажная технология предполагаетвести полную обработку документов в электронном виде, т.е. полностью отказатьсяот использования таких физических носителей информации, как бумага. Ведение документации по этой схеме предоставляет следующие преимущества Минимальные расходы на канцелярские средства бланки, бумага, канцелярские принадлежности Отпадает необходимость в дорогих средствах защитыот несанкционированного доступа сейфы и т.п так как предоставить доступ к документуможно только ограниченному кругу лиц с помощью паролей и т.п. Отпадает необходимость в выделении специальных помещений архивов и специальной мебели, громоздких папок и т.д. Ускоряется процесс поиска нужного документа сампроцесс поиска переходит в качественно новую плоскость поиск по ключевым словам, поиск среди нескольких документов и пр. Появляется возможность организовать совместную работунескольких лиц или даже отделов над одним документом Ускоряется процесс создания документов за счет возможностивключения в него фрагментов из других документов и возможности правки уже существующеготекста В последнее время большую популярностьимеют электронные документы, основанные на гипертексте. Это понятие означает включениев документ ссылок на другие документы, с помощью которых можно мгновенно поднятьдокумент, на который ссылаются. Авторизация электронных документовпредставляет основную проблему перехода на безбумажную технологию. Для авторизациибумажных документов в настоящее время используются печати организации и подписидолжностных лиц, однозначно определяющих принадлежность документа.

Электронные документы, принадлежность которых идентифицировать сложно вследствие возможности воспроизведениякопии, не отличающейся от оригинала, в настоящее время в качестве отчетных, финансовыхдокументов не используются.

Решением этой проблемы является разработка единого стандарта электронной подписи, с помощью которой можно будет однозначно идентифицироватьавтора документа и защитить документ от изменений посторонними лицами. Для обеспечения конфиденциальности, электронные документы могут быть зашифрованы.

Современные технологии шифрования, применяемые в персональных компьютерах, соответствуют стандартам спец. служб Россиии США и обеспечивают гарантированную конфиденциальность сведений, содержащихся вдокументе.

Это ликвидирует возможность получения конкурентами информации, составляющейпроизводственную и коммерческую тайну. Коммуникации Коммуникациииграют самую важную роль в функционировании предприятия. Как показывают исследования, для обеспечения предприятия необходимой информацией и для передачи исходящей информациив другие звенья организации управляющий персонал организации расходует более70 своего рабочего времени.

Для обеспеченияоперативного обмена информацией, электронными документами, была введена системаэлектронной почты.

Система электроннойпочты предусматривает передачу сообщений и электронных документов посредством какой-либокомпьютерной сети средства телекоммуникации с одного компьютера на другой. Преимуществамиэлектронной почты по сравнению с другими способами передачи информации обычнаяпочта, курьеры, факсимиле, телефон, телеграф и пр. следующие Очень высокая скорость передачи сообщений в независимостиот удаленности абонента документ доставляется адресату через несколько секундпосле того, как отправлен Отсутствие необходимости прибегать к помощи другихлиц почтальонов, оператора телеграфа и др т.к. документы отправляются и принимаютсяс помощью компьютера непосредственно в организации.

Этот факт дополнительно обеспечиваетконфиденциальность передаваемых или получаемых сведений Возможность передачи информации, которую невозможнопередать такими существующими средствами, как телефон, телеграф, факс. С помощьюэлектронной почты можно передавать одновременно голосовые сообщения, видеоизображения, текст, рисунки, графики и другие Исключительная дешевизна электронной почты зачастуюэто вообще бесплатная услуга для передачи сообщений в любые регионы включая другиестраны. Кроме системы электронной почты, важнымисточником получения информации является глобальная компьютерная сеть Internet.

С помощью таких услугсети Интернет, как телеконференции, World Wide Web, можно использовать разнообразную научную и техническую информациюиз многочисленных баз данных, организовывать диалоги в реальном времени с людьми, находящимися в отдаленных регионах, просматривать официальные сведения коммерческихорганизаций и пр. Управление технологией производстваНа базе компьютеров и микропроцессоровв настоящее время созданы автоматические и полуавтоматические линии по производствупродукции.

Использование таких линий позволяет высвободить персонал для решениядругих задач, повысить объем и качество выпускаемой продукции. В производствах, не имеющих автоматическихлиний, компьютеры широко используются на отдельных стадиях производства, в частности, при контроле качества продукции.

Применение компьютеров в производствепозволяет исключить технологические ошибки, повысить качество труда работников. Автоматизация учета и планирования.

Системыпринятия решений В настоящеевремя бухгалтерский учет практически повсеместно ведется с использованием компьютернойтехники. Введение автоматизированных систем бухгалтерского учета позволяет Организовать совместную работу бухгалтеров Получать оперативные статистические данные, на составлениекоторых обычными средствами уходит несколько дней Исключить ошибки в вычислениях, приводящих к дополнительнымзатратам времени и денежных средств Повысить качество труда бухгалтеров путем исключенияв их работе рутинных операций вычисления, составления таблиц, графиков В настоящее время большое значениеимеет процесс планирования коммерческой деятельности предприятия 1 . Средств для автоматизациипроцесса планирования в настоящее время практически не известно, т.к. это формальныйтворческий процесс, не подлежащий какому-то шаблонному подходу.

Однако для облегченияпроцесса планирования, разрабатываются системы принятия решений, облегчающие управленческомуперсоналу принимать стратегические решения. Работа систем принятия решений основанана графическом представлении текущих и прогнозируемых экономических показателейработы предприятия.

Менеджер может изменять некоторые параметры и наглядно видетьизменения показателей работы предприятия в целом, что облегчает вынесение решенияо каких-либо нововведениях. Без использования компьютеров этот процесс может заниматьнедели, а то и месяцы, т.к. для получения информации об экономических показателяхработы предприятия проводится большое количество расчетов. Автоматизация банковских операцийПри современном развитии информационныхтехнологий, для осуществления какой-либо банковской операции перевод денег на счети пр. уже отсутствует необходимость самому являться в банк. Существуют системы в Хабаровске, например, подобные услуги предоставляет Далькомбанк, с помощью которых можно осуществлятьбанковские операции прямо в бухгалтерии предприятия.

Составление и проводка соответствующихдокументов выполняется с помощью компьютера. Связь компьютера организации с компьютеромбанка может осуществляться как непосредственно, используя телефонную линию, таки через Интернет. Очевидные преимущества электронногобанкинга заключаются в следующем Оперативное осуществление банковских операций Отсутствие необходимости лично являться в банк Возможность осуществления банковских операций с любогоместа, где есть телефон используя переносной компьютер Технические средства реализации информационныхтехнологийДля успешной реализации вышеперечисленныхинформационных технологий в настоящее время применяются, в основном, персональныекомпьютеры. Для организации единой компьютернойсистемы предприятия отдельные персональные компьютеры объединяют вместе, образуя, таким образом, локальную вычислительную сеть. Локальные вычислительные сети представляютсобой системы распределенной обработки данных и, в отличие от глобальных и региональныхвычислительных сетей, охватывают небольшие территории диаметром 5-10 км внутриотдельных учреждений.

При помощи общего канала связи ЛВС может объединять от десятковдо сотен абонентских узлов, включающих персональные компьютеры ПК , печатающиеи копирующие устройства, кассовые и банковские аппараты. ЛВС могут подключатьсяк другим локальным и большим региональным, глобальным сетям с помощью специальныхшлюзов, мостов и маршрутизаторов, реализуемых на специализированных устройствахили на ПК с соответствующим программным обеспечением. Относительно небольшая сложность истоимость ЛВС, использующих в основном ПК, обеспечивают широкое применение сетейв автоматизации коммерческой, банковской и других видов деятельности, делопроизводства, технологических и производственных процессов, для создания распределенных управляющих, информационно-справочных, контрольно-измерительных систем, систем промышленных роботови гибких производственных производств.

Во многом успех использования ЛВС обусловлених доступностью массовому пользователю, с одной стороны, и теми социально-экономическимипоследствиями, которые они вносят в различные виды человеческой деятельности, сдругой стороны. Благодаря этому стали появляться центрымашинной обработки деловой документальной информации ЦМОДИ приказов, отчетов, ведомостей, калькуляций, счетов, писем и т.п. Такие центры представляют собой совокупностьавтоматизированных рабочих мест АРМ и являются новым этапом на пути создания вбудущем безбумажных технологий для применения в управляющих, финансовых, учетныхи других подразделениях. Современная стадия развития ЛВС характеризуетсяпочти повсеместным переходом от отдельных, как правило, уже существующих, сетей, к сетям, которые охватывают все предприятие фирму, компанию и объединяют разнородныевычислительные ресурсы в единой среде.

Такие сети называются корпоративными. Локальные сети ПК должны не толькобыстро передавать информацию, но и легко адаптироваться к новым условиям, иметьгибкую архитектуру, которая позволяла бы располагать АРМ или рабочие станции там, где это потребуется. Специфическими компонентами ЛВС являютсясерверы.

Они управляют функции управления распределением сетевых ресурсов общегодоступа.

Серверы это аппаратно-программные системы.

Аппаратным средством обычноявляется достаточно мощный ПК или компьютер, спроектированный специально как сервер. ЛВС может иметь несколько серверов для управления сетевыми ресурсами, однако всегдадолжен быть один или более файл-сервер или сервер без данных.

Он управляет внешнимизапоминающими устройствами общего доступа и позволяет организовать определенныебазы данных. Рабочими станциями в ЛВС служат, какправило, персональные компьютеры.

Отдельные пользователи различные должностныелица подразделений фирмы реализуют на рабочих станциях свои прикладные системы. В основном это определенные функциональные задачи ФЗ или комплексы задач Функциональныеподсистемы. Кроме чисто технических средств Hardware дляуспешного функционирования информационной системы на предприятии необходимо наличиесоответствующих программных средств Software. Программные средства являются теминструментом, который обеспечивает функционирование технических средств и реализациюзадач информационных технологий. В настоящее время разработано огромноечисло программных средств более 100 000 , направленных на решение большинства задачлюбой организации.

Однако, имеется тенденция к разработке единой корпоративной программнойсистемы для решения специфических задач организации, так как объединение разрозненныхпрограммных средств в единое целое в большинстве случаев невозможно.