Санкт-Петербург

Санкт-Петербург. е уже в 4-й раз. Microsoft Office 95. Вслед за выходом русской версии Windows 95 в начале ноября, российские пользователи получили и локализованный вариант интегрированного пакета прикладных программ Microsoft Office для Windows 95. Необходимо отметить, что понятие Microsoft Office не ограничивается выражением набор продуктов. Это СЕМЕЙСТВО ПРОГРАММНЫХ ПРОДУКТОВ. А это значит, что все приложения семейства Microsoft Office создают единую среду, активно взаимодействуя, друг с другом.

В результате при работе в продуктах семейства Microsoft Office пользователь может не задумываться над тем, в каком приложении создавать тот или иной документ.

Он просто указывает тип объекта, с которым собирается работать текст, таблицы, графика, и то, как эти объекты должны быть встроены один в другой или взаимодействовать друг с другом. Чтобы обеспечить возможность работы с документами, а не с приложениями, в Microsoft Office была встроена новая утилита, которая называется Microsoft Binder. Она представляет собой средство, которое дает возможность пользователю оперировать не файлами и приложениями, в которых они создаются, а просто документами. Вы открываете Binder и создаете в нем список документов, которые вы используете при работе над конкретным проектом.

В результате на Вашем экране появляется набор значков используемых документов. Для того чтобы перейти к работе с конкретным файлом, Вам не надо заботиться о том, в каком приложении его открыть. Вы просто щелкаете по конкретному значку и работаете с документом. Это удобно еще и потому, что для начала работы с набором документов, относящихся к одному проекту, достаточно просто открыть Вinder-файл. А ведь этот файл можно поместить на рабочий стол Desktop в виде значка и это будет еще удобнее.

В Microsoft Office для Windows 95 встроена еще одна утилита, которая помогает в работе с документами. Это - Портфель Briefcase. Поместив в него документы, с которыми вы будете работать в командировке, можно не беспокоиться о сохранности последних версий отредактированных документов.

После возвращения в офис ваши документы на рабочем компьютере будут автоматически обновлены. Microsoft Office имеет встроенный язык программирования - Visual Basic for Аpplications VBA. Этот язык позволяет создавать приложения, выполняемые в среде Microsoft Office. Это могут быть разнообразные аналитические программы, финансовые системы, программы учета кадров, системы автоматического создания официальных писемдокументов с помощью библиотеки готовых шаблонов и т.п. При этом интерфейс создаваемой программы может быть совершенно непохожим на интерфейс того приложения, в котором она написана.

VBA сочетает в себе практически неограниченные возможности с простотой изучения и использования. Теперь большинство функций можно описать, не прибегая к программированию. В том случае, если возможностей языка недостаточно, можно обратиться к API-функциям Windows. Пожалуй, самое главное достоинство VBA в том, что этот язык является единым для всех офисных приложений Microsoft и поэтому позволяет связывать их между собой.

Уже сейчас из программы, написанной в Excel, можно обращаться к объектам Word для Windows, а также Microsoft Project. Это открывает заманчивые перспективы. Представьте, что пользователь на конкретном рабочем месте должен на основе некоторых данных, извлекаемых из базы, делать их анализ, строить диаграммы и проектировать деятельность организации, а также автоматически выполнять рассылку этих обработанных данных по некоторым адресам вместе с сопроводительным письмом.

Все это можно сделать средствами офисных продуктов Microsoft, однако при этом пользователь должен в совершенстве овладеть каждым из них. В случае если программа для решения этой задачи написана на VBA, пользователю придется изучить только ее. Кроме того, Microsoft Office полностью обеспечивает возможность эффективной совместной работы над документами и материалами. Благодаря использованию механизмов OLE и DDE, люди, работающие над одним проектом, могут одновременно создавать разные части документа. Большие возможности при этом предоставляет тесная интеграция всех приложений Microsoft Office с электронной почтой.

Например, один участник проекта создал документ, который должен быть дополнен сведениями из других отделов и остальными участниками проекта. Он отсылает документ из Word по электронной почте группе людей методом поочередной рассылки, указав очередность получателей. Каждый из участников процесса произведет необходимые изменения, и после этого документ будет отослан следующему человеку.

Пройдя целый круг, готовый материал вернется к тому, кто его посылал. Причем, по желанию посылающего, изменения будут сопровождаться цветной маркировкой, то есть изменения, внесенные каждым из участников проекта, будут выделены своим цветом. После получения исправленного варианта можно произвести пошаговую приемку подтверждение изменений и дополнений. Коррекция рабочего расписания и назначение встреч могут производиться несколькими людьми с помощью включенного в Microsoft Office персонального планировщика рабочего времени Schedule.

Microsoft Word 7.0 for Windows 95. В мощном текстовом процессоре Microsoft Word 7.0 для Windows 95 удобно готовить самые разнообразные документы. Вводимый текст отображается на экране именно в том виде, в каком он будет выведен на печать. Мощные средства редактирования текста приближают его по своим возможностям к настольным издательским системам, сохраняя при этом простоту использования. Пользователю доступны разнообразные средства редактирования изменение типа и стиля шрифта, выравнивание абзацев, установка межстрочных интервалов, выделение рамками, многоколонный текст, выделение абзацев, висячие отступы, авто нумерация и многое-многое другое.

В текст можно вставлять таблицы, ячейки которых могут содержать как текст, так и числа. Встроенное средство построения диаграмм позволяет с легкостью выбирать любой из множества доступных типов графиков. Более того, в ячейки можно вставлять формулы, автоматически пересчитывающие результат при изменении параметров.

Текст может сопровождаться графикой, которую можно вставлять из уже существующих файлов в различных форматах или создавать, используя встроенный графический редактор. Если документ имеет большой размер, то для удобства работы с ним можно автоматически создавать оглавление или алфавитный указатель. Большое внимание в Word для Windows уделено работе с письмами. Для любого письма можно автоматически создавать конверт, адрес для которого будет выбран из базы данных фактически любого формата.

При необходимости отправить одно письмо по нескольким адресам, достаточно просто указать в базе данных соответствующие адреса, и они будут автоматически напечатаны на конвертах. Новая версия Word для Windows позволяет писать без ошибок. В нем имеется встроенная программа коррекции ошибок. Поддерживается режим динамической проверки орфографии. Каждое написанное вами слово будет проверяться немедленно, и если оно содержит ошибку - вы сразу заметите это по специальной маркировке, которой отмечается слово, написанное неправильно. Для того чтобы произвести коррекцию неверно написанного слова, достаточно будет щелкнуть по нему правой кнопкой мыши, и Вам будет предложен список возможных замен.

Но это еще не все В новой версии Microsoft Word вы также можете воспользоваться новым механизмом проверки орфографии. Пользователи также по достоинству оценят возможность автоматического форматирования текста.

Сколько приходилось раньше тратить времени и сил на то, чтобы плоский текст, подготовленный в каком- нибудь простом текстовом редакторе, отформатировать с учетом используемых шрифтов, стилей и видов выделения. Теперь достаточно нажать только одну кнопку на панели инструментов, и через несколько секунд текст превратится в отлично отформатированный документ. В том случае, если в оригинальном тексте каждая строка заканчивалась символом переноса на новую строку, в автоматически отформатированном документе эти символы будут исключены.

Новая версия Microsoft Word, помимо новых функций, содержит все возможности версии 6.0. В новой версии Microsoft Word был почти полностью сохранен и стиль пользовательского интерфейса. В результате пользователи предыдущей версии будут чувствовать себя в привычной среде. Все изменения и дополнения в графическом интерфейсе были ориентированы прежде всего, на то, чтобы обеспечить пользователю возможность максимально сфокусировать внимание на выполняемой работе, а не на деталях интерфейса или особенностях конкретного программного продукта. Примером реализации технологии OfficeLinks в новой версии Word для Windows 95 является возможность использования системы электронной почты, не покидая текстового процессора.

Вы можете создавать и редактировать почтовые сообщения как обычный документ. В результате вы получаете возможность создавать более профессионально оформленные документы-сообщения и вставлять в них таблицы, графики, другие объекты. Microsoft Paint for Windows 95. Paint - это удобный графический редактор, который входит в состав стандартных программ устанавливаемых на компьютер вместе с Windows.

Подобный графический редактор поставлялся и с Windows 3.xx, которому в свою очередь предшествовал подобный редактор для DOS, который назывался Picture Maker. Paint - позволяет создавать рисунки в формате BMP, а также редактировать имеющиеся. Создавать рисунок помогает набор инструментов Paint, состоящий из 16 инструментов 1. Выделение произвольной области. 2. Ластик - стирает ненужные элементы. 3. Выбор цветов. 4. Карандаш - позволяет рисовать от руки. 5. Распылитель - позволяет неравномерно раскрашивать любые области экрана. 6. Линия - позволяет рисовать прямые линии. 7. Прямоугольник - позволяет рисовать прямоугольник. 8. Эллипс - позволяет рисовать эллипс. 9. Выделение. 10. Заливка - позволяет закрашивать замкнутые области рисунка. 11. Масштаб - позволяет изменять масштаб изображения на экране. 12. Кисть - закраска от руки. 13. Надпись - позволяет вставлять текст в рисунок. 14. Кривая - позволяет рисовать кривые, задавая две точки и кривизну. 15. Многоугольник - рисует многоугольник, замыкая линиями расстояния между выбранными точками. 16. Скругленный прямоугольник - позволяет рисовать эту фигуру.

Связь между MS - Word и MS - Paint. Любой рисунок из Paint можно вставить в документ MS - Word, впрочем, как, и любой файл формата BMP. Данная процедура может осуществляться двумя способами 1. Работая в Paint выделяем рисунок и с помощью контекстного меню копируем его в буфер обмена, а далее переходим в Word и с помощью контекстного меню копируем рисунок из буфера обмена на экран от текущей позиции курсора. 2. Работая в Paint мы можем сохранить рисунок на диск, и далее открыв документ Word и воспользовавшись меню Вставка, выбрав, подменю Вставка рисунка, вставить рисунок в документ от текущей позиции курсора. Microsoft Excel 7.0 for MS-Windows 95. Программным продуктом, незаменимым в офисной работе, является электронная таблица Microsoft Excel. При помощи этого продукта можно анализировать большие массивы данных.

В Excel можно использовать более 400 математических, статистических, финансовых и других специализированных функций, связывать различные таблицы между собой, выбирать произвольные форматы представления данных, создавать иерархические структуры.

Воистину безграничны методы графического представления данных помимо нескольких десятков встроенных типов диаграмм, можно создавать свои, настраиваемые типы, помогающие наглядно отразить тематику диаграммы.

Те, кто только осваивает работу с Excel, по достоинству оценят помощь мастеров - вспомогательных программ, помогающих при создании диаграмм.

Они, как добрые волшебники, задавая наводящие вопросы о предполагаемых дальнейших шагах и показывая, в зависимости от намечаемого ответа, результат, проведут пользователя за руку по всем этапам построения диаграммы кратчайшим путем. Использование механизма связи и внедрения объектов OLE2 позволяет широко использовать дополнительные графические редакторы, редактор формул и многие другие утилиты, поддерживающие механизм OLE2. Особенностью данного механизма является то, что любой объект в документе рисунок, видеоизображение, текст можно редактировать непосредственно в основном документе, не прибегая к помощи дополнительных программ.

Впечатляет и механизм динамического обмена данными между Excel и другими приложениями Windows.

Допустим, что в Word для Windows готовится квартальный отчет. В качестве основы отчета используются данные в таблице Excel. Если обеспечить динамическую связь между таблицей Excel и документом Word, то в отчете будут всегда самые последние данные. Можно даже написать текст рыбы отчета, вставить в него связи с таблицами и, таким образом, значительно сократить время подготовки квартальных отчетов. Удобство работы с таблицей сказывается на Вашей производительности, поэтому в Excel таблицы и работа с ними организованы таким образом, чтобы обеспечить максимальные возможности при минимуме усилий со стороны пользователя.

Все таблицы сразу объединены в рабочие книги. Доступ к нужной таблице осуществляется путем щелчка по корешку этой таблицы, на котором написано ее имя. Имя таблицы можно изменить в любой момент, причем не нужно ограничиваться принятыми для имен файлов соглашениями. Пользователи, несомненно, оценят возможность редактирования таблицы непосредственно в ячейке, что позволяет указать в ней одновременно различные шрифты и их стили.

Работа с таблицей не ограничивается простым занесением в нее данных и построением диаграмм. Трудно представить себе область, где бы не требовался анализ этих данных. В Excel включен мощный инструмент анализа - Сводная таблица. С е помощью можно анализировать широкоформатные таблицы, содержащие большое количество несистематизированных данных, и лишь несколькими щелчками кнопкой мыши приводить их в удобный и читаемый вид. Освоение этого инструмента упрощается наличием соответствующей программы-мастера.

Технология IntelliSense является неотъемлемой частью любого приложения семейства Microsoft Office для Windows 95. Например, механизм авто коррекции теперь доступен в любом приложении Microsoft Office, в том числе и в новой версии Microsoft Excel 7.0 для Windows 95. Исследования показали, что более половины людей, часто использующих Microsoft Excel в своей деятельности, держат на рабочем столе обычный калькулятор Причина оказалась проста чтобы произвести операцию суммирования двух или более ячеек для получения промежуточного результата а такую операцию, как показывает практика, большинству людей приходится выполнять довольно часто, необходимо выполнить два лишних действия.

Найти место в текущей таблице, где будет располагаться итоговая сумма, и активизировать операцию суммирования, нажав кнопку S сумма. И лишь после этого можно выбрать те ячейки, значения которых предполагается просуммировать.

Поэтому в Microsoft Excel для Windows 95 была встроена функция AutoCalculate Автоматическое вычисление. Эта функция позволяет увидеть результат промежуточного суммирования в строке состояния, просто выделив необходимые ячейки таблицы. При этом вы можете указать, какого типа результат вы желаете увидеть - сумму, среднее арифметическое, или значение счетчика, отражающего количество отмеченных элементов. Еще одно нововведение позволяет при заполнении большой таблицы не тратить время на ввод с клавиатуры текста, который уже содержится в какой-либо ячейке, заполненной ранее.

При вводе текста производится автоматическое сканирование введенных ранее ячеек, и, если есть соответствие, Excel предлагает автоматически поместить найденное содержимое ячейки в новую. Для этого достаточно просто нажать клавишу Enter. Режим автоматической фильтрации позволяет быстро производить выборки из записей таблицы, просто указывая нужный механизм фильтрации. Новый диалог открытия и поиска документа предоставляет более удобный интерфейс, позволяющий осуществлять предварительный просмотр и фильтрацию документов по нескольким критериям дате создания, длине файла и т.д. Интерфейс Microsoft Excel стал более интуитивным и понятным.

Исследования показали, что при использовании предыдущих версий Microsoft Excel пользователь часто не успевал увидеть процесс вставки строки. Во время выполнения этой операции новая строчка появлялась очень быстро, и пользователь часто не мог понять, что же произошло в результате выполнения конкретной операции Появилась ли новая строка И если появилась, то где Для решения этой проблемы в Microsoft Excel для Windows 95 был реализован динамический интерфейс.

Теперь при операции вставки строки новая строка таблицы появляется на экране плавно, и результат вполне очевиден. Аналогичным образом отражается выполнение и других операций, например, операции удаления или переноса строки. Другие детали интерфейса также стали более наглядными. Например, при прокрутке окна таблицы с помощью бегунка на полосе прокрутки появляется номер текущей строки, помогающий сориентироваться в положении поплавка относительно всей таблицы.

К каждой ячейке таблицы можно вставить комментарий прямо в ячейку, и при попадании курсора мыши на эту ячейку комментарий будет высвечен автоматически.