Работа в среде EXCEL. Средства управления базами данных в EXCEL

Отделение ускоренного обучения, Экономический факультет, 2 курс, 3 семестр, 2002 Работа в среде EXCEL. Средства управления базами данных в EXCEL. 1. Назначение редакторов электронных таблиц. Возможности MS EXCEL. Структура документа Excel. Размеры электронной таблицы. 2. Способы получения справочной информации в среде Excel. 3. Идентификация ячейки, диапазона ячеек. Относительные и абсолютные адресные ссылки.Имя ячейки, диапазона ячеек. 4. Первичная и вторичная информация. Ввод информации в ячейку. 5. Средства редактирования перемещение, поиск и замена в таблице выделение, перемещение, копирование, удаление информации. 6. Средства форматирования изменение числовых форматов, выравнивание данных, задание нужного шрифта и размера. 7. Применение к ячейкам. Средства проверки правильности заполнения ячейки. 8. Назначение специальной частичной вставки. 9. Оформление ячеек. Форматирование границ ячейки, узоров цветов. 10. Форматирование строк и столбцов изменение размеров ячейки, объединение ячеек, перенос по словам, сокрытие строк или столбцов. 11. Условное форматирование. Автоформат. 12. Формулы. Ввод и копирование формул.

Мастер функций, палитра формул. 13. Задание условий в Excel. Использование логических функций ЕСЛИ, И, ИЛИ. 14. Диаграммы. Построение, редактирование. 15. Защита ячеек таблицы от несанкционированного доступа. 16. Графические возможности Excel. Внедрение объектов WordArt. 17. Работа на нескольких рабочих листах. Вставка, удаление, переименование рабочих листов.

Ссылки на ячейки другого листа. 18. Понятия базы, записи, поля данных. Системы управления базами данных.

Примеры. 19. Создание баз данных в EXCEL. Размер базы данных.

Сохранение базы данных. 20. Ввод данных с помощью формы базы данных. 21. Сортировка базы данных. 22. Поиск данных с помощью средства автофильтра. Восстановление исходной базы после поиска. 23. Расширенная фильтрация с помощью диапазона критериев. 24. Создание промежуточных итогов. Функции подведения промежуточных итогов. Свртывание записей промежуточных итогов. Удаление промежуточных итогов. 25. Поиск данных с помощью функций баз данных. 26. Подготовка документации к печати в Excel. Назначение редакторов электронных таблиц.

Возможности MS EXCEL. Структура документа Excel. Размеры электронной таблицы. Рабочее окно программы Excel содержит стандартную строку заголовка и панели команд. Строка под ними содержит поле имени и строку имени. Строка состояния программы Excel выдат информацию о текущем выборе, команде или операции. Рабочая книга многостраничный документ в Excel. Каждая страница рабочей книги называется рабочим листом, а страница, активная в данный момент, отображается в окне документа.

Каждый рабочий лист разделн на столбцы, строки и ячейки, отдельные друг от друга разделительными линиями. Столбцы это вертикальные разделы, строки горизонтальные. Ячейка это область пересечения строки и столбца.

Способы получения справочной информации в среде Excel

Две команды не появляются в кратком меню и для их отображения нужно на... Команда Найти и устранить пытается исправить все ошибки, которые могли... Часто разделы содержат ссылки на другие разделы и справки. Подчркнутый... Для поиска нужной информации можно также использовать вкладку Указател... Контекстная справка.

Первичная и вторичная информация. Ввод информации в ячейку

Маркирование ячеек Отдельные ячейки таблицы маркируются выделяются авт... Одна строка или столбец таблицы маркируются щелчком по номеру адресу, ... Если нужно удалить содержимое группы ячеек и поместить его на новое ме... Прежде всего надо промаркировать выравниваемые ячейки. В любом случае на экране появится диалоговое окно Format Cells.

Применение к ячейкам. Средства проверки правильности заполнения ячейки

Применение к ячейкам. Средства проверки правильности заполнения ячейки. К ячейкам рабочего листа можно добавить примечания, содержащие пояснен... Если в окне примечания нужно начать новый абзац, нажмите клавишу Enter. Чтобы изменить примечание, выделите ячейку с присоединнным примечанием...

Назначение специальной частичной вставки

Выбор типа линии. Щлкните на любом из тринадцати типов линии границы. 2. 4. Сетка является очень важным конструктивным элементом оформления электр... Excel позволяет скрывать целые столбцы или строки.

Условное форматирование. Автоформат

Условное форматирование действует подобно будильнику. Автоматические форматы Excel это заранее определнные сочетания числово... 2. В режиме редактирования в верхней части экрана под строкой пиктографич... После щелчка по стрелке, которая находится рядом с этой пиктограммой, ...

приложениях. Если вы уже создали рисунки с помощью других программ, MS Excel позволяет импортировать эти рисунки в свои книги. Кнопка Добавить объект WordArt на панели инструментов Рисование открывает палитру замечательных шрифтовых стилей, которые вы можете использовать для создания выразительных текстовых графических объектов.

После выбора в палитре подходящего стиля и нажатия кнопки ОК откроется окно диалога Изменение текста WordArt. В этом окне диалога вы можете выбрать шрифт и его размер, ввести текст надписи. Сразу после создания и каждый раз при выделении законченного объекта WordArt на экран выводится панель инструментов WordArt. Работа на нескольких рабочих листах.

Вставка, удаление, переименование рабочих листов. Ссылки на ячейки другого листа. 1. Управление рабочими листами. Отдельные рабочие листы одного документа расположены друг под другом. С помощью именного указателя регистра имен, расположенного в нижней части экрана, можно переходить с одного листа на другой. На именном указателе находятся корешки рабочих листов, расположенные в порядке возрастания номеров Sheet1, Sheet2 и т.д. Щелчок мышью, например, по второму корешку вызывает появление рабочего листа Sheet2. Корешок активного рабочего листа маркируется на именном указателе белым цветом.

Сначала на указателе видны корешки первых шести рабочих листов. Слева от именного указателя расположены пиктограммы стрелок, с помощью которых можно изменять содержимое указателя, чтобы получить доступ к следующим листам документа. Щелчок по пиктограмме с правой стрелкой сдвигает на единицу вправо диапазон окно видимости корешков рабочих листов.

Щелчок по пиктограмме с левой стрелкой сдвигает этот диапазон на единицу влево. Стрелки с вертикальными штрихами позволяют перейти соответственно к первому и к последнему листам документа. 2. Добавление рабочих листов. Директивы добавления расположены в меню Insert. Пользователь может добавить в документ элементы следующих типов - рабочие листы для создания таблиц - диаграммы в качестве элемента таблицы или на отдельном листе - рабочий лист для записи макрокоманды в виде программного модуля - рабочий лист для создания диалогового окна. Новый лист всегда вставляется перед активным рабочим листом.

Если лист предназначен для создания таблицы, то независимо от занимаемой позиции он будет иметь название Sheet17 с последующим увеличением номера при добавлении новых таблиц. Новые диаграммы, расположенные на отдельных рабочих листах, нумеруются, начиная с Chart1 и т.д. Рабочие листы с макрокомандами нумеруются, начиная с Macro1, а с диалоговыми окнами - начиная с Dialog1 и т. д. Рабочие листы с программными модулями написанными на языке Visual Basic, нумеруются, начиная с Module1. Пользователь может щелкнуть по названию рабочего листа правой кнопкой мыши, после чего откроется контекстное зависящее от ситуации меню, в котором также имеется директива добавления.

Если нужно удалить рабочий лист, нужно открыть щелчком правой кнопки мыши контекстное меню и выполнить директиву удаления. 3. Перемещение рабочих листов. Установите указатель мыши на корешке рабочего листа, который нужно переместить, и щелчком правой кнопки мыши откройте контекстное меню. С помощью директивы Move or Copy откройте диалоговое окно с тем же названием и укажите в нем новую позицию переставляемого листа.

Закройте окно Move or Copy щелчком по кнопке OK, и рабочий лист займет новую позицию. Если включить опциональную кнопку Create a Copy, то данный рабочий лист останется на прежней позиции, а новую позицию займет его копия. Название копии листа будет образовано путем добавления порядкового номера к имени копируемого листа, например, Sheet1. Можно переставить сразу несколько листов.

Для этого промаркируйте эти листы, щелкнув по их именам в именном указателе при нажатой клавише Shift. Затем выполните директиву Move or Copy, которая в этом случае будет применяться сразу ко всем маркированным рабочим листам. 4. Переименование рабочих листов. Установите указатель мыши на корешке рабочего листа, который нужно переименовать, и щелкните правой кнопкой мыши. Откроется контекстное меню, в котором с помощью директивы Rename нужно открыть диалоговое окно Rename Sheet. Это окно можно также открыть двойным щелчком левой кнопки мыши по названию рабочего листа.

В поле ввода Name укажите новое имя листа, которое должно содержать не более 31 символа, включая пробелы. После ввода имени щелкните по кнопке OK, и на именном указателе появится новое имя рабочего листа. При задании имен рабочих листов не должны использоваться следующие символы квадратные скобки двоеточие правая косая черта левая косая черта. Понятия базы, записи, поля данных.

Системы управления базами данных. Примеры. База данных это список заданной структуры, которая определяется полями, описывающими категории информации, содержащейся в базе. Программное обеспечение баз данных позволяет выполнять по меньшей мере две операции упорядочивать или сортировать данные в определнном порядке и выделять или фильтровать данные для поиска нужной информации. Для сортировки информации базы данных сначала выберите все ячейки, а затем дайте команду Данные Сортировка.

Программа Excel выберет данные из базы и откроет диалоговое окно Сортировка диапазона. Excel выбирает ячейки во всех направлениях от активной ячейки, пока не обнаружит пустую строку или столбец. Просмотрев верхнюю строку базы данных, программа либо решит, что она представляет собой запись и включит е в выборку, либо сочтт, что это строка заголовков столбцов. Последняя часть диалогового окна Сортировка диапазона позволяет исправить ошибочный выбор, прямо указав, существует ли строка заголовков.

Можно также сортировать базу данных с помощью кнопок сортировки на панели инструментов Стандартная. Выбрав отдельную ячейку в столбце, по которому требуется сортировка, щлкните на кнопке Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию. Во многих случаях удобнее работать с подмножеством базы данных ограниченной группой записей. Для того чтобы выбрать записи, удовлетворяющие определнному условию, и временно скрыть все остальные записи используется фильтр.

Фильтр задают, вводя условие фильтрации. Создание баз данных в EXCEL. Размер базы данных. Сохранение базы данных. Размер баз данных в Excel ограничен числом строк на рабочем листе 65536. Несмотря на эти и другие ограничения, средства управления данными в Excel это мощный инструмент для создания небольших баз данных и работы с выборкой записей из крупных баз данных. При создании рабочих листов, которые используются в качестве базы данных, необходимо соблюдать два правила - Пустая строка указывает на окончание базы данных. Не оставляйте пустых строк между заголовками столбцов и записями данных Имена полей располагаются в верхней части столбцов.

Любой ранее созданный рабочий лист можно использовать как базу данных, хотя может возникнуть необходимость в удалении или добавлении строк или в редактировании заголовков столбцов, чтобы удовлетворить этим требованиям. Ввод данных с помощью формы базы данных.

В Excel предусмотрено мощное, удобное и в то же время простое средство для облегчения ввода в базу данных форма ввода данных. Для того, чтобы воспользоваться формой данных 1 выделите диапазон базы данных. 2 выберите команду меню Данные, Форма. Откроется диалоговое окно с именем рабочего листа, на котором находится база данных. 3 С помощью полосы прокрутки выберите запись, которую необходимо отредактировать или удалить. 4 Нажмите кнопку Удалить, если необходимо удалить запись. 5 Нажмите кнопку Добавить, если нужно создать новую запись.

При этом поля ввода очистятся, и в них можно будет ввести данные. 6 Если необходимо внести данные в область критериев, нажмите кнопку Критерии. Для возврата к вводу в область базы данных нажмите кнопку Форма. 7 С помощью кнопок Назад и Далее можно переходить на предыдущую и последующую записи соответственно. 8 По окончании ввода нажмите кнопку Закрыть. Поиск данных с помощью средства автофильтра. Восстановление исходной базы после поиска.

Откройте в меню Data подменю Filter и включите в нем опцию AutoFilter. В таблице рядом с названиями полей появятся маленькие пиктограммы со стрелками. Щелкните по одной из этих стрелок, и на экране появится меню с перечнем значений данного поля. Выберите одно значение из этого перечня. В списке останутся только те элементы, у которых значение данного поля совпадает с выбранным. Кроме того, пиктограмма со стрелкой и элементы списка будут изображены другим цветом. Поэтому признаку можно определить, что список был профильтрован по указанному полю. Слева в столбце с номерами строк будут видны прежние номера элементов, которые они имели в исходном списке.

Если необходимо вернуться к исходному, полному списку, то нужно выбрать опцию All в перечне значений поля, по которому выполнялась фильтрация. Сортировка базы данных. Для сортировки информации базы данных сначала выберите все ячейки, а затем дайте команду Данные Сортировка. Программа Excel выберет данные из базы и откроет диалоговое окно Сортировка диапазона.

Excel выбирает ячейки во всех направлениях от активной ячейки, пока не обнаружит пустую строку или столбец. Просмотрев верхнюю строку базы данных, программа либо решит, что она представляет собой запись и включит е в выборку, либо сочтт, что это строка заголовков столбцов. Последняя часть диалогового окна Сортировка диапазона позволяет исправить ошибочный выбор, прямо указав, существует ли строка заголовков. Можно также сортировать базу данных с помощью кнопок сортировки на панели инструментов Стандартная.

Выбрав отдельную ячейку в столбце, по которому требуется сортировка, щлкните на кнопке Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию. Во многих случаях удобнее работать с подмножеством базы данных ограниченной группой записей. Для того чтобы выбрать записи, удовлетворяющие определнному условию, и временно скрыть все остальные записи используется фильтр. Фильтр задают, вводя условие фильтрации. Расширенная фильтрация с помощью диапазона критериев.

Команда Расширенный фильтр, в отличие от команды Автофильтр, имеет некоторые дополнительные возможности. Можно задавать условия, соединнные логическим оператором ИЛИ, для нескольких столбцов. Допускается задавать вычисляемые условия например можно вывести на экран список только тех сотрудников, у которых оклад хотя бы на 25 выше среднего. Кроме того команда Расширенный фильтр может использоваться для извлечения строк из списка и вставки копий этих строк в другую часть текущего листа.

Поскольку при фильтрации скрываются целые строки, диапазон условий лучше поместить выше или ниже списка. Диапазон условий должен содержать, по крайней мере, две строки. Введите один или несколько заголовков столбцов в верхней строке, а условия отбора во вторую и последующие строки. За исключением вычисляемых условий, заголовки в диапазоне условий должны точно совпадать с заголовками столбцов в списке. Для обеспечения точности эти заголовки лучше всего создавать, выделяя заголовки столбцов в списке и копируя их в верхнюю строку диапазона условий с помощью команд Копировать и Вставить меню Правка.

Имейте ввиду, что в диапазон условий достаточно включить заголовки только тех столбцов, которые используются в условиях отбора. Создание промежуточных итогов. Функции подведения промежуточных итогов. Свртывание записей промежуточных итогов. Удаление промежуточных итогов. Операция автоматического подведения промежуточных итогов в Excel не только производит вычисление итоговых сумм и их занесение на рабочий лист, но и одновременно создат на рабочем листе структуру, связанную с полученными итогами.

Для подведения простых промежуточных итогов 1 Выделите диапазон, подлежащий обработке. 2 Выполните команду Данные, Итоги. Откроется окно Промежуточные итоги. 3 Установите флажок Заменить текущие итоги, если в выделенной области рабочего листа уже имеются какие-либо итоги, и их предполагается заменять. 4 При необходимости установите флажок Конец страницы между группами - если требуется, чтобы конец страницы не разрывал данные по одной группе. 5 Установите флажок Итоги под данными - в этом случае окончательные итоги будут выведены в нижней части таблице. 6 Нажмите кнопку ОК. При необходимости, наоборот, удалить ранее созданные промежуточные итоги, следует повторить описанные выше действия, но вместо кнопки ОК нужно нажать кнопку Убрать вс. Подготовка документации к печати в Excel. Если просто выбрать в меню Файл команду Печать и нажать кнопку ОК, MS Excel напечатает одну копию всей заполненной области текущего листа.

Совсем не обязательно задавать диапазон печати, кА этого требуют некоторые другие программы электронных таблиц.

Excel обычно печатает только одну копию документа. Если вам нужно получить несколько копий, введите нужное значение в поле Число копий окна диалога Печать. Если отпечатанный документ нужно разложить по копиям, установите флажок Разобрать по копиям в окне диалога Печать Различные области окна диалога Параметры страницы позволяют задать параметры, определяющие внешний вид печатаемых страниц, например ориентацию, масштаб, размер бумаги, качество печати и начальный номер, который будет напечатан на первой странице документа.

Область Ориентация определяет, как будет печататься рабочий лист горизонтально или вертикально. Если установлен переключатель Книжная, Excel располагает строки рабочего листа на печатаемой странице горизонтально. По умолчанию используется именно книжная ориентация. Альбомная ориентация удобна для печати страниц рабочих листов, которые не помещаются по ширине на стандартном листе бумаги.