Система компьютерного ведения документации

Содержание Введение 1. Концепция построения систем автоматизации документооборота 2. История развития систем документооборота 10 3. Что есть документ 1. Взаимосвязи документов 2. Немного из практики работы канцелярии 13 4. Что такое документооборот 1. Стоимость хранения информации 2. Стоимость время поиска необходимой информации 16 4.3. Стоимость коллективного использования информации 4. Стоимость время передачи документа от одного рабочего места к другому 5. Основы организации документооборота 1. Канцелярия и архив организации 2. Канцелярия и документооборот уровня отдела 6. Психология документооборота 7. Общие требования к системе документооборота 21 7.1. Масштабируемость 7.2 Распределенность 3. Модульность 4. Открытость 8. Задачи, решаемые системами документооборота 1. Задачи статических архивов 1.1 Организация хранения электронных документов 2. Принципы управления хранением 3. Организация учета бумажных и микрографических документов 4. Организация поиска документов 5. Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа и аудита работы 6. Поддержка просмотра документов без загрузки приложений, которые порождают документ 7. Поддержка аннотирования документа 2. Дополнительная функциональность динамических архивов 1. Поддержка коллективной работы с документом 2. Поддержка составных документов 3. Поддержка распространения опубликованных документов 26 8.2.4. Поддержка расширенного спектра прав доступа к документу 3. Пограничные задачи 1. Перевод бумажных документов в электронную форму 2. Подготовка обработки документа 3. Обработка документа 4. Задачи решаемые системой маршрутизации и контроля исполнения 1. Свободная маршрутизация 2. Системы электронной почты 30 8.4.3. Свободная маршрутизация документов с контролем исполнения 4. Маршрутизация документов по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения жесткая маршрутизация 31 9. Два подхода к организации хранения электронных документов 1. О стандартах 10. Модель документооборота 1. Эволюция модели 2. Модель и типы собственности 39 10.3. Что же из всего этого следует 4. Один пример из жизни предприятия 11. Пример построения документооборота на основе программы Staffware 1. Архитектура Staffware 2. Возможности настройки 1. Описание бизнес-процедур 2. Конструкторы 3. Макрокоманды 3. Взаимодействие с внешним миром 48 12. Проблемы внедрения систем электронного документооборота 1. Проблема информированности 2. Организационные проблемы 3. Психологические проблемы 4. Проблема кадров 5. Делать самим или использовать готовые системы 51 Заключение 53 Введение Целью данного дипломного проекта является рассмотрение основных принципов и решений в разработках систем компьютерного ведения документов.

Технологии и методы которые будут рассмотрены стоят весьма дорого и расчитаны в основном для крупных организаций, потому что как показывает практика крупным организациям довольно трудно определиться в выборе нужной модели документооборота.

Данная работа должна помочь сореинтироваться будущим пользователям в выборе предлагаемых продуктов и технологий для дальнейшего их эффективного использования и получения максимальной выгоды. Для этого будут рассмотрены главные составляющие при построении и внедрении системы автоматического документооборота и приведены примеры.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы организаций, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения офиса компании электронным оборудованием, таким, как компьютеры, программным обеспечением, средствами связи, копировальными устройствами.

В этом ряду особое место занимают базы данных и другое программное обеспечение, связанное с их использованием в качестве инструмента для делопроизводства и рационализации финансового труда.

Их использование позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов, уменьшить непроизводительные затраты при их реализации, исключить возможность появления ошибок в подготовке бухгалтерской, технологической и других видов документации, что дает для малого предприятия прямой экономический эффект.

Разумеется, для раскрытия всех потенциальных возможностей необходимо применять в работе комплекс программных и аппаратных средств максимально соответствующий поставленным задачам.

Поэтому в настоящее время велика потребность различных организаций в компьютерных программах, поддерживающих и согласующих работу управленческого и финансового звеньев компании, а также в информации о способах оптимального использования имеющегося у компании компьютерного оборудования. 1.

Концепция построения систем автоматизации документооборота

Документ является основным способом представления информации, на основ... Существуют оценки, что до 90 времени сотрудников тратится на так назыв... п сократить время на передачу документов между исполнителями. Кроме того, немаловажно отметить еще и фактор повышения безопасности п... 2.

История развития систем документооборота

История развития систем документооборота. Шпионские технологии были конверсированы и стали применяться для созда... Появление компьютерных систем с коллективным доступом позволило достиг... В начале 90-х годов появился новый класс систем, предназначенных для у... Так появился новый класс систем, названный системами управления докуме...

Что есть документ

В общем случае обойтись без документов пока нельзя. Устная речь позвол... С другой стороны, не следует и излишне фетишизировать документ, называ... Собственно документооборот может быть двух типов универсальный - автом... Дублирование документов, их потеря, навязчивый способ их распространен... В то же время можно выделить общую часть атрибутов, которые встречаютс...

Взаимосвязи документов

Взаимосвязи документов. Причем входящие документы могут иметь связи как на исходящие, которые ... В этом смысле здесь наблюдается некоторое дублирование связей. Связи в большинстве случаев направлены по принципу главный-подчиненный. 3.2.

Немного из практики работы канцелярии

Таким образом, для одного документа на диске требуется 3 Кбайт. Немного из практики работы канцелярии. Перейдем теперь от статики к динамике документов - вместе с самими док... . Отчеты условно можно разделить на две большие группы.

Что такое документооборот

Что такое документооборот. Типы документов и их взаимодействие. Бумага. Микрофиши практически то же самое, что и бумага с точки зрения поиска ... д Кроме того, для электронных документов важен формат, в котором они с...

Стоимость хранения информации

Стоимость хранения информации -прямо пропорциональна количеству документов и стоимости хранения одного документа.

Очень часто приводится не для одной страницы документа, что было бы очевидно для бумажных документов, а к одному мегабайту хранимой информации. 4.2.

Стоимость время поиска необходимой информации

Применение системы полнотекстового поиска, когда документ можно найти ... Стоимость время поиска необходимой информации. В том случае если система индексации отсутствует, то скорость поиска т... позволяет увеличить скорость поиска. .

Стоимость коллективного использования информации

Стоимость коллективного использования информации - определяет количество копий документа, необходимых для коллективного использования при одновременном доступе. 4.4.

Стоимость время передачи документа от одного рабочего места к другому

Поэтому в дальнейшем мы будем говорить о решении задач электронного до... . По данным исследовательских компаний, общая доля электронных документо... 5. Стоимость время передачи документа от одного рабочего места к другому.

Основы организации документооборота

Перечислим теперь основные принципы организации устойчивого и управляе... Любой входящий документ, не попавший в общий архив документов, являетс... В организации есть соответствующая служба, а именно канцелярия, котора... Даже если прием документов построен по распределенной схеме, то это сд... Все такие подразделения мгновенно предоставляют информацию в канцеляри...

Канцелярия и архив организации

. И тот и другой процесс оформляется соответствующими актами. Типовые сроки хранения документов в крупной организации 1, 3 года и 5,... После этого готовится опись дел, в которой указывается список дел по и... Все документы подразделяются на дела.

Канцелярия и документооборот уровня отдела

Канцелярия и документооборот уровня отдела. На уровне подразделений система автоматизации документооборота должна ... Документооборот уровня отдела отличается от документооборота уровня по... Требование к системе автоматизации документооборота уровня отдела - пр... д.

Психология документооборота

. Психология документооборота. Анализ деятельности большого количества предприятий показал, что постр... 7. Целью нормального документооборота должно быть обеспечение органичной ...

Общие требования к системе документооборота

Общие требования к системе документооборота Первоначально рассмотрим общие требования к системе электронного документооборота. 7.1.

Масштабируемость

Масштабируемость. 7.2 . Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать как пять...

Распределенность

Распределенность Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок.

Причем распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи.

Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями. 7.3.

Модульность

7.4. 2. Стадия опубликованного документа, которая может включать активный дост... В качестве примера опубликованного документа можно привести шаблон ста... 8.1.

Задачи статических архивов

Задачи статических архивов Архив предприятия - это комплекс программного и аппаратного обеспечения, предназначенный для решения следующих задач. 8.1.1

Организация хранения электронных документов

Необходимо обеспечивать хранение произвольного количества электронных ... Иногда для ряда задач необходимо создавать систему хранения, которая с... Например, для оперативного доступа требуется применение высокоскоростн... Эта миграция может осуществляться либо путем настройки системы админис... Выбор решений ключевых проблем управления хранением информации на разн...

Принципы управления хранением

Прежде всего я хотел бы сформулировать фундаментальное правило управле... Любой носитель может выйти из строя, будь это диск оперативного доступ... Обычно они возможны между стоимостью хранения, усилиями по выполнению ... Существуют гибкие методики, такие как RAID, включая зеркалирование mir... 8.1.3.

Организация учета бумажных и микрографических документов

Организация учета бумажных и микрографических документов Архивная система кроме работы с электронными документами должна учитывать бумажные и микрографические документы - система должна хранить только электронную карточку на документ данного типа и поддерживать контроль стандартных архивных операций выдача документа, возврат документа и т. п. 8.1.4.

Организация поиска документов

Наряду с организацией хранения документов необходимо их быстро и эффек... Первый подход состоит в том, что в процессе поиска ищется документ, ко... Второй подход состоит в том, что ищутся все документы по интересующему... Для поиска известного документа, очевидно, более применим атрибутивный... 8.1.5.

Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа и аудита работы

Архивная система должна иметь защиту на уровне документа - каждый доку... 8.1.6. Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа и аудита р... Поддержка просмотра документов без загрузки приложений, которые порожд... .

Поддержка аннотирования документа

Поддержка аннотирования документа Иногда для обеспечения коллективной работы с документом необходимо позволять наносить комментарии на документ, не изменяя его основного содержания. Комментарии знаки, текст, цветные пометки хранятся в слоях, которые могут быть привязаны к имени автора, создавшего эти комментарии.

В качестве характерного примера реализации статического архива можно привести системы типа WaterMark, PaperWise или ImageWise. 8.2.

Дополнительная функциональность динамических архивов

Дополнительная функциональность динамических архивов Динамические архивы требуют следующей обязательной функциональности. 8.2.1.

Поддержка коллективной работы с документом

Поддержка коллективной работы с документом. . 8.2.2. Выражается в поддержке целостности документов, для этого должны быть р...

Поддержка составных документов

Эти связи определяют, какие версии объединяются в контейнер, например,... Эти связи определяют, как будет осуществляться сборка документа в сост... Поддержка составных документов. Документы могут быть объединены в составной документ с помощью несколь... .

Поддержка распространения опубликованных документов

Поддержка распространения опубликованных документов Как только документ публикуется его иногда необходимо распространять. Это происходит двумя основными путями, либо через систему электронной почты, путем рассылки, либо через Internet, путем публикации на Web-сервере. 8.2.4.

Поддержка расширенного спектра прав доступа к документу

Поддержка расширенного спектра прав доступа к документу А именно право на редактирование документа, право на публикацию, право на снятие публикации, право создавать новую версию документа. 8.3.

Пограничные задачи

Пограничные задачи Кроме базовых архивных задач существует ряд пограничных проблем, связанных с документами разных типов электронных, бумажных, микрографических из одного типа в другой. 8.3.1.

Перевод бумажных документов в электронную форму

Основное отличие от предыдущего состоит в том, что обрабатывается боль... В этом случае нас интересуют только извлеченные структурированные данн... Тогда требуется полнотекстовая индексация. Возможна также и промежуточ... После этого с помощью специального программного модуля Редактор Форм т... Например, если в Редакторе Форм было описано поле Номер клиента и к не...

Обработка документа

Одной из возможностей повышения эффективности системы ввода документов... Это позволяет одновременно сканировать пакеты с документами разных кла... После сканирования документы автоматически направляются на операцию ра... Для повышения надежности данных после распознавания применяются опреде... Если данные после распознавания помечены как некорректные, то они авто...

Задачи решаемые системой маршрутизации и контроля исполнения

Естественно, работа может существовать и без документов. . Первый носит название документо-ориентированный. К работе может быть прикреплен самый разнообразный список объектов, в ... Передача документа от одного пользователя к другому может происходить ...

Системы электронной почты

. Минимальной достаточной системой, обеспечивающей маршрутизацию докумен... Системы электронной почты. С помощью дополнительных приложений система электронной почты может об... 8.4.3.

Свободная маршрутизация документов с контролем исполнения

Извещение о нарушении сроков исполнения - система документооборота мож... История выполнения заданий. . Свободная маршрутизация документов с контролем исполнения. Под контролем исполнения понимается следующая функциональность. Контро...

Маршрутизация документов по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения жесткая маршрутизация

Маршрутизация документов по заранее определенным маршрутам с контролем... Маршруты могут быть более сложными, чем простые последовательные или п... Рассмотренные возможности обеспечивают построение любой частной систем... Естественно, для построения частного решения можно ограничивать функци... Первый состоит в том, что собственно тело документов хранится в файлов...

О стандартах

Желательно, чтобы эта интеграция была прозрачной для пользователя, кот... Вторая ось D - полнотекстовые документы, отражает необходимость органи... Третья ось R вносит в пространство документооборота третье измерение -... Конкретным решением в этом случае может быть рассмотрение вопроса о вн... Вряд ли в этом случае уместно говорить о новом качестве управления пре...

Эволюция модели

Движение по оси вверх характеризует накопление фактографической информ... . Здесь же возникают такие понятия как электронная подпись, шифрование и... Вторая фаза эволюции документооборота. Хранилища позволяют накапливать... Эволюция модели.

Модель и типы собственности

Модель и типы собственности. В общем случае можно выделить три типа организаций торговая компания п... Если задачей организации является формирование документов, например мэ... Кстати, сегодня наибольшей популярностью пользуются именно приложения,... 10.3.

Что же из всего этого следует

Что же из всего этого следует. И, как следствие, раздувание штатного расписания и дискредитация самой... Если уже стали достоянием прошлого надежды, что купив компьютер, можно... . 10.4.

Один пример из жизни предприятия

Ни одна из служб не отслеживала факт получения ответа от поставщика и ... Два завода отгружают продукцию друг другу, например, руду вагонами. От... Один пример из жизни предприятия. Отдел МТС сопоставляет суммы, полученные от финансово-расчетной группы... .

Пример построения документооборота на основе программы Staffware

Около 80 крупных организаций и корпораций начали проводить у себя рабо... Сегодня эта цифра составляет 4 млрд. Пакет работает на 12 языках в 50 странах мира. Диаграмма организации взаимодействия в системе Staffware. Данная организация позволяет реализовать принцип естественного отбора ...

Возможности настройки

Как известно, не бывает двух полностью идентичных компаний, предприяти... Сам по себе пакет Staffware - это интегрированный набор инструментальн... . Возможности настройки. 11.2.1.

Описание бизнес-процедур

Описание бизнес-процедур. Автоматический шаг применяется для автоматизации некоторых видов деяте... С помощью механизма напоминания и ожидания можно синхронизировать норм... Схема выполнения шагов процедуры. По аналогии с языками программирования для управления ходом выполнения...

Конструкторы

Средой выполнения процедур в Staffware служит Графический Конструктор ... На рисунке 13 приведен пример конкретного представления бизнес-процеду... Данные в этих полях могут заполняться автоматически текущая дата, номе... В разных местах определения процедуры можно указывать уравнения, испол... файловые операции переименование, удаление, копирование и т.п.

Взаимодействие с внешним миром

Деятельность любой корпорации невозможна без взаимодействия с внешней ... Рисунок 14. Обратная связь может осуществляться путем записи ответа внешней програ... Специально для этих целей в системе имеется интерфейс внешнего вызова,... SAL чаще всего используется системными интеграторами, создающими специ...

Проблемы внедрения систем электронного документооборота

Проблемы внедрения систем электронного документооборота При внедрении систем электронного документооборота приходится решать не только специфические проблемы, обусловленные многосторонней сложностью такого рода систем, но и с иными проблемами, характерными для процессов коренной реорганизации деятельности предприятия. Известно, что переход на электронный документооборот можно с полным правом назвать именно коренным изменением организационного и административного устройства любой организации. 12.1.

Проблема информированности

Проблема информированности Чтобы руководство организации пришло к выводу о необходимости внедрения СУД, оно должно, как минимум, знать о существовании таких систем, для чего они предназначены и как осуществить их внедрение.

Есть и другая проблема с чего начать внедрение СУД? 12.2.

Организационные проблемы

Результат известен заранее. На каждом предприятии с течением времени складывается определенная орг... Организационные проблемы. . Возникает дилемма что лучше и легче - строить СУД по образу и подобию ...

Психологические проблемы

. Психологические проблемы. Хорошо, если это выражается только в заявлении на увольнение. Чаще мы ... Вот и возникает у плохого начальства и у нерадивых работников психолог... Действительно, ведь теперь совершенно точно можно узнать при желании к...

Проблема кадров

Проблема кадров. Внедрение СУД подразумевает, что все основные участники бизнес-процесс... Но что делать, если основной костяк руководства предприятия получил об... Хочется лишь подчеркнуть, что все эти проблемы должны приниматься во в... 12.5.

Делать самим или использовать готовые системы

Приведенные в этой работе основные принципы должны помчь в выборе нужн... Великобритания , Excalibur EFS, Парус Россия специализирующихся на раз... Конкретно может быть пакет Staffware компании Staffware plc. При необходимости изготовитель может доработать продукт и оказать услу... Первый вопрос, который возникает в процессе создания системы документо...

Заключение

Заключение В любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Небольшие организации используют для этого шкафы с папками, однако крупные корпоративные предприятия используют компьютеризированные системы автоматизации, позволяющие эффективно хранить, извлекать информацию и управлять большими объемами данных.

Сегодня имеется множество систем автоматизации документооборота, отличающихся как по своей архитектуре, так и по функциональным возможностям. Для координации деятельности производителей, работающих на этом рынке создана даже специальная коалиция, призванная распространять стандарты, обеспечивать обмен мнениями и предложениями по развитию функционального наполнения систем класса workflow.

Однако следует всегда учитывать, что системы класса workflow - это всего-навсего инструменты, неправильное использование которых иногда может принести вред. Это чаще всего происходит, если заказчик пытается сэкономить на предпроектных исследованиях своего предприятия. К счастью, на примере прошедшей уже волны увлечения оболочками для построения баз данных многие заказчики осознали, что ценность представляет не форма, а содержание - конкретная информация в базе данных.

Аналогичным образом обстоит дело и с системами автоматизации электронного документооборота - четкая проработка бизнес-процессов предприятия является залогом успеха. Очевидно, что рассматренные технологии весьма дорого стоят и по плечу только крупным организациям. Но затраты окупаются тем, чтопользование информационных систем для управления документами делает любую организацию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры.

Подобная автоматизация позволяет Повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных. Улучшить делопроизводство при помощи оптимизации и стандартизации документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур. Снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации. Изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях.

Обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления. Повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратом. Гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации и многое другое.

Список литературы. 1. Журнал Open Systems 5, 2000 г Управление электронными документами технологии и решения 2. Журнал Open Systems 8, 2000 г От автоматизации офиса до управления производством 3. Кодд, Е.Ф. Реляционная модель данных. Пер с англ Киев, Диалектика. 1996. 4. Перкинсон, Р.С. Анализ данных Ключ к проектированию баз данных. Пер с англ Киев, Диалектика. 1996. 5. Проектирование и разработка систем автоматизации предприятий . 6. Р.Ахаян и др. Эффективная работа с СУБД , Санкт-Петербург, Питер , 1997г. 7. Финансовая газета 35, 2000 г Автоматизация и статистика , С. Золотова 8. ComputerWorld 40, 1999 г К оружию.

Мощное средство в борьбе за выживание , М. Зырянов 9. Database Unleashed , Indianapolis USA, SAMS Publishing , 1996г. 10. Date C.J. An Introduction to Database Systems Volume 1, Reading, Mass. Addison-Wesley Publishing Company, 1989. 11. PCWeek 41, 1999 г Богатым быть лучше , Андрей Масалович 12. PCWeek 40, 1999 г Компании Парус и БИГ вооружают финансистов , Татьяна Богатова.